«Кәдімгіден» қалай арылуға және стратегиялық міндеттерді шешуге болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

«Мен болмасам кім?» - сізді күнделікті тәртіпке тартатын әдеттегі ой. Дұрыс дайындық сізге маңызды істерге уақыт табуға көмектеседі.

Ұйымның ағымдағы оқиғаларын басқару немесе жедел басқару жоба жұмысының қажетті бөлігі болып табылады. Бұған, мысалы, бағыныштылармен күнделікті өзара әрекеттесу немесе барлық кіріс тапсырмаларға дереу жауап беру кіреді. Бірақ бұл жұмыс кәсіпорынның иесі істеуі керек ойластырылған және бекітілген стратегия негізінде құрылған жағдайда ғана нақты пайда әкеледі. Әйтпесе, бұл барлық ресурстарды тұтынатын шексіз, ретсіз процесс.

Басқару қызметі бойынша кез келген оқулықта жұмысты қалай дұрыс ұйымдастыру керектігі жазылған: жобалау, енгізу, содан кейін компанияның жедел басқару жүйесін жоғарғы басшылыққа беру. Бірақ іс жүзінде бәрі әлдеқайда күрделі болып шығады. Менеджменттің жаңа жүйесін енгізбес бұрын қажетті жағдайларды жасау маңызды.

Қызметкерлерді дайындау

«Кәдімгіден» кету үшін тапсырмаларды беру керек. Және оны үнемі бақылауға алданып қалмау үшін жасау.

Компанияның гүлденуі және иесі стратегиялық тапсырмаларды орындауға қабілетті болуы үшін командада белсенді көшбасшылар мен саналы орындаушылар болуы керек.

Қызметкерлердің типологиясының көптеген жүйелері бар, бірақ олардың барлығы компанияда ынталы және қызығушылық танытқан адамдар жұмыс істеуі керек дегенді білдіреді. Сондықтан осы кезеңде кадрларды сапалы бағалау өте маңызды. Бұл мәселені шешудің оңтайлы жолдары негізгі критерий құзыреттілік емес, өнімділік болып табылатын жолдар болып табылады. Мысалы, «360 градус» әдісін қолдануға болады – бұл қызметкерді оның әріптестері, бағыныштылары, басшылығы, клиенттері және өзі бағалауы.

Тиімсіз қызметкерлер екенін дәлелдегендермен не істеу керек? Алдымен біз оларды «түзетуге», яғни ынталандыруға тырысамыз. Мұнда сіз жетістіктерден шабыттанғандарды анықтауыңыз керек: егер оларға сыйлық уәде етілсе, олар қызықтырақ жұмыс істейді. Бірақ жазаға итермелейтіндер және ынталандыруға мүлдем жауап бермейтіндер (бұл одан да сорақы) құтылу керек. Бұл процесті кезең-кезеңімен жасау маңызды және командаға түсінікті емес. Әйтпесе, сізде компанияны бұзуға барлық мүмкіндіктер бар.

Қалғандарына сіз олардан не күтетініңізді, дәлірек айтқанда, жалақыңызды не үшін беріп жатқаныңызды нақты жеткізуіңіз керек. Қызметкер өзінің іс-әрекеті компанияға осындай пайда әкелетінін түсінуі керек, сондықтан ол осындай жалақы мен осындай сыйлық алады. Басқаша айтқанда, тиімділік көрсеткіштеріне негізделген материалдық ынталандырудың ашық жүйесін енгізу - KPI (Key Performance Indicator).

Қаржымен айналысыңыз

Осылайша, команда реттелді. Кез келген бизнесмен үшін ең жанып тұрған тақырып – компания қаржысына көшейік.

Кейде, әсіресе қарқынды өсу кезінде, меншік иесі мен топ-менеджмент ең маңызды нәрсені - жобаның экономикасын ұмытып кетеді. Ақшаның қалай келетінін және қалай кететінін нақты түсіну үшін сізге бірқатар процедураларды орындау қажет.

• Жобаның бірлік экономикасын есептеңіз - бір клиентке бір тауар немесе қызмет бірлігінің табыстылығы немесе шығыны. Бұл сізге қандай өнімдерді күшейту керек екенін және қайсысынан мүлдем бас тарту керек екенін түсінуге мүмкіндік береді, осылайша бизнес тұтастай пайдалы болып қалады.
• Ең маржиналды өнімді анықтаңыз және алға жылжытыңыз. Қағиданы басшылыққа алыңыз: әлсізді дамыту үшін күштіні нығайту. Егер пайда болмаса, сізде жаңа бағыттар үшін ресурстар болмайды.
• Төлем ведомості (еңбекақы ведомості) сәйкестігін тексеріңіз. Сіз таң қаласыз, бірақ жобаның экономикасын дұрыс есептеу арқылы сізге «екі жарым экскаватор» жеткілікті болады. Кейде үш қызметкерді ұстаудың орнына екі қызметкер арасында тапсырмалардың қосымша бөлігін (қосымша төлем үшін) бөлу жақсы - бұл жалақы қорын айтарлықтай үнемдейді.

Мұның барлығы жинақталған процестерді компанияның жоғарғы басшылығына беру үшін жағдайды дайындау үшін жасалуы керек.

Процестерді стандарттау

Енді тактикалық әрекеттерге көшейік. Фаст-фуд мейрамханаларындағы қызметкерлер неге сонша жылдам екенін ойлап көрдіңіз бе? Өйткені оларда нақты анықталған процестер бар: олар гамбургерлерді қандай ретпен қою керектігін, әріптесін ренжітпеу үшін асүйде қалай қозғалу керектігін, белгілі бір тағамға қанша грамм тұздық қосу керектігін біледі. Сіздің компанияңыздағы кез келген процесспен де солай істеу керек.

Сіз сол қызметкерлерден бастай аласыз: лауазымдық нұсқаулықтарды жазыңыз. Интернеттен жүктеп алмаңыз, бірақ сіздің компанияңыздағы нақты қызметкер не істеу керек екенін дәл жазыңыз. Сондай-ақ KPI жүйесін есептеңіз - біз бұл техниканы пайдалану қажеттілігі туралы айттық. Ол барлық қызметкерлер үшін бекітілген болса жақсы.

Сатуда бір клиентті жіберіп алмау және стандарттар мен тексеру парақтарын айналып өтпеу үшін CRM (Тұтынушымен қарым-қатынасты басқару) жүйесін енгізуді ұмытпаңыз.

Барлық процестерді реттеу қажет: қарапайым тапсырмалардан күрделі басқару шешімдеріне дейін. Әрине, кейде ережелерді бұзуға болады, бірақ нақты координаттар жүйесінің арқасында сіз компанияның осы немесе басқа деңгейінде не болып жатқаны туралы алаңдамайсыз.

Автоматтандыруды енгізу

Стандарттау процесінде сіз автоматтандыруға болатын және қажет аймақтарды анықтайсыз, яғни бір типті әрекеттерді қайталау қажеттілігін жоясыз. Мысалы, кіріс сұрауын алған кезде менеджер тұтынушы деректерін CRM жүйесіне енгізеді, содан кейін тұтынушыларға қызмет көрсету маманы үшін ақпаратты Excel бағдарламасына көшіреді, ал маркетинг үшін ақпаратты Google Sheets жүйесіне тасымалдайды. Барлық осы манипуляцияларды болдырмауға болады және осылайша қызметкерлердің және тұтастай алғанда өндірістік процестің тиімділігін айтарлықтай арттырады.

Егер сіз стандартты есептеулер үшін менеджердің еңбегін пайдаланбай, ақылды операциялық шешімге бір рет жұмсасаңыз, қанша уақыт пен күш-жігерді үнемдей алатыныңызға таң қаласыз. Мұндай жүйелер қазір сатудағы CRM үшін, бухгалтерлік есеп тапсырмалары үшін, тіпті жалдау үшін де бар.

Қолыңыздан келгеннің бәрін автоматтандырыңыз. Осылайша сіз адам факторына байланысты шексіз қателерден аулақ боласыз, процестерді оңтайландырасыз және, мүмкін, жалақыны үнемдейсіз.

Жедел басқаруды құру

Сонымен, сізді лайықты нәтижеге қол жеткізу үшін не істеу керектігін білетін ынталы қызметкерлер қоршап алады. Сізде нақты қаржылық модель бар және сізде пайданы үнемі арттыру үшін қайда көшу керектігі туралы идея бар. Компаниядағы процестер стандартталған және автоматтандырылған.

Енді сіз операциялық бақылауды тапсыруыңыз керек. Маңызды: бизнесіңіз толығымен жалданған менеджерге тәуелді болатын жағдайға келмеу үшін процестерді бір адамға байланыстырмаңыз. Жедел басқаруды өзіңізден алып тастағаннан кейін, басқа полюс жасамаңыз, бірақ тапсырмаларды бірнеше түрлі салаларға бөлуге тырысыңыз: мысалы, барлық ақша мәселелерін қаржы бөліміне тапсырыңыз, ал клиенттермен жұмыс істеу - қызмет көрсету бөліміне.

Енді сіз стратегиялық басқарумен жан тыныштығымен айналыса аласыз. Бірақ жобаны басқарудың тактикалық бөлігі сіз жүзеге асырып жатқан стратегиямен сәйкес келе ме, жоқ па, кем дегенде тоқсанына бір рет тексеріңіз. Өйткені, ақылға қонымды бақылау – компанияның тұрақты және ұзақ мерзімді жұмысының кепілі.