Пошта уақытын қысқартудың айқын емес, бірақ жұмыс әдісі

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Поштамен жұмыс істеуге кететін уақытты оңтайландыру үшін электрондық хаттарды тамаша ретке келтіруге тырыспаңыз. Барлығы әлдеқайда қарапайым, дейді MailChimp қызметкері. Бірнеше қарапайым қадамдар - және сізге барлық әріптермен жұмыс істеу үшін күніне бір жарым сағат қажет болады.

MailChimp қолдау тобынан Джон Смит сынақ және қателік арқылы тамаша электрондық пошта формуласын анықтады. Алдымен ол көптеген қалталарды жасады, содан кейін әрқайсысын жойды, бірақ бұл әдістердің ешқайсысы жұмыс істемеді. Содан кейін ол мүлдем басқа жүйеге келді.

Хаттарға жауап беру оның жұмысында дерлік орталық болғанына қарамастан, ол поштамен әртүрлі әрекеттерге кететін уақытты күніне бір жарым сағатқа дейін қысқарта алды. Ол пошта жәшігі хаттарға толы болса да, бірнеше қарапайым әрекет бәрін өзгерте алатынын анықтады.

Уақытыңызды не нәрсеге жұмсамау керек

Джон айтқандай, ол алдымен әріптерді жіктеуге тырысты және әр түрлі қалталарды жасады: бастықтың хабарламалары үшін, әртүрлі жобалар туралы ақпарат үшін, кез келген әрекетті орындау қажет хабарламалар үшін және т.б. Бұл уақытты үнемдеуге көмектесуі керек деп есептеді. Бірақ шын мәнінде, ол өзінің жіктеу жүйесін есте сақтауға көп уақыт жұмсай бастады, ал жұмыстың өзіне аз уақыт жұмсай бастады.

Мысалы, мен жұмыс істеп жатқан жоба туралы бастығымнан хабарлама алдым, бұл хабарлама да маған белгілі бір әрекеттерді жасауды талап етті. Оны қай қалтаға қою керек? Бұл хатты кейін қайдан іздеу керектігі есімде болуы мүмкін бе?

Джон Смит

Сондықтан Джон барлық қалталардан құтылуды ұйғарды және оның поштасында толық хаос орнады. Жүйенің жоқтығы тым күрделі жүйеден артық емес еді. Содан кейін Джон поштамен жұмыс істеу тәсілін тағы бір рет қайта қарауды шешті. Ол әріптерді тақырыбы бойынша емес, орындау қажет әрекет түріне қарай сұрыптауды ұйғарды. Міне, мұны қалай істеу керек.

Асқындырмаңыз

Кіріс жәшігінде жауап беру керек хабарламаларды ғана қалдырыңыз. Ең маңыздылары, егер сіз оларды бірден анықтай алмасаңыз, оларды оқылмаған деп белгілеңіз.

Мүмкін бұл сізге қисынсыз болып көрінуі мүмкін, өйткені ең жанып тұрған нәрселерді мүмкіндігінше тезірек жасау керек. Бұл және кейде мұндай хабарламаларға дереу жауап беру қажеттілігі туындайды. Бірақ маңызды хабарламаларды оқылмаған деп белгілеу арқылы сіз оларды жалпы массада жоғалтпайсыз. Сонымен қатар, осылайша бұл электрондық пошталарды жылжытудың қажеті жоқ: олар Кіріс жәшігінде қалады және сіз оларға жеткенше назар аудара береді.

Мен пошта жәшігімде бір уақытта 60–70-тен астам хабарлама жиналмайтынына көз жеткізуге тырысамын. Бұл бір отырыста оңай өңдейтін әріптер саны.

Джон Смит

Өзіңіз үшін кәдімгі пошта жіберу кестесін жасаңыз

Джон пошта жәшігін тазалауға күнде таңертең бір сағат бөледі. Жоғарыда айтылғандай, ол жиі шұғыл хабарламаларды «оқылмаған» қалдырады. Джон ақпараттық бюллетеньдер мен компанияның ішкі байланыстары арқылы жылдам шолып шығады және сол сағат ішінде ол өңдей алатын көптеген шұғыл емес хабарламаларға жауап береді.

Пошта жіберу уақыты біткенде Джон Смит пошта жәшігін жаппайды, бірақ оған аз көңіл бөледі. Жаңа хабарлар келгенде, ол олардың мазмұнын және олардың басымдықтарын анықтау үшін жіберушінің аттарын жылдам сканерлейді. Егер хабарға ұзақ уақыт бойы басқа әрекеттерді тоқтатпай жауап беруге болатын болса, оны Джон жасайды. Бірақ ол қайтадан хат жібермейді.

Жұмыс күнінің соңына қарай Джон оларды тек поштамен жұмыс істеуге арнау үшін тағы 30 минут бөледі. Осы уақытта ол қандай да бір әрекетті талап ететін хаттармен айналысады: мақұлдау, егжей-тегжейлі жауап жазу немесе кез келген шешім қабылдау. Дәл содан кейін ол оқылмаған деп белгілеген хабарламаларға назар аударады.

Мен поштамен жұмыс істеуге көбірек уақыт жұмсай аламын, бірақ мұндай уақыт шектеулері маған жақсырақ шоғырлануға және өнімдірек болуға көмектеседі.

Джон Смит

Электрондық хаттарды жауап түрі бойынша жіктеңіз

Кейбір хабарлар үшін Джон әлі де бөлек қалталар жасады. Ол оқылмаған деп белгілемейтін кейбір әріптерді екі бағытта ғана таратады. Әріптестің кез келген әрекетін немесе жауабын талап ететін хабарламаларды (шұғыл емес), Джон «Орындау» қалтасына орналастырады. Бұл келесі күні немесе аптаның соңында өңделуі мүмкін электрондық пошталарға арналған.

Тіпті аз шұғыл хаттар Джон «Оқу» қалтасына жылжытады. Бұған қоса, ол ақпараттық бюллетеньді осы қалтаға автоматты түрде орналастыратын арнайы сүзгілерді пайдаланады. Сүзгілерді орнату бірнеше минутты алады, бірақ бұл қарапайым қадам кейінірек сізге көп уақыт пен күш-жігерді үнемдейді.

Егер сіз осы әдісті пайдалансаңыз, сіз хабарламаларға жауап берудің жеделдігімен ерекшеленетін үш белсенді қалтаны аласыз: оқылмаған хабарламалары бар кіріс жәшігі, Орындау және оқу.

Хабарламаларды мұрағаттау

Қалғанының бәрінде Джон Смит хабарламаларды мұрағаттау мүмкіндігін пайдаланады. Бұл оған пошта жәшігі мен басын қажетсіз тапсырмалардан тазартуға көмектеседі.

Хабарламаны оқып, қажетті әрекетті жасағаннан кейін, ол компания жаңалықтары болсын, мен жазылған ақпараттық бюллетень болсын, оны мұрағаттаймын.

Джон Смит

Хабарда Джон болашақта анықтама үшін сақтағысы келетін маңызды ақпарат болса, ол мұрағатталған хабарды тезірек табу үшін жұлдызшамен белгілейді.

Постты жою туралы шешім қабылдағанда әсіресе сақ болыңыз

Джон хабарды жою мүмкіндігін сирек пайдаланады. Бұл оның нақты тәжірибеден алған сабағы. Бір күні Джон әріптесінің сол кезде маңызды деп санамаған ақпараты бар хабарламасын өшірді. Бұл қызметкер компаниядан кеткеннен кейін Джонға сол хаттан ақпарат қажет болды. Сонда ол қиыншылыққа тап болғанын түсінді.

Осыдан кейін мен болашақта міндетті түрде маған пайдасыз әріптерді ғана өшіре бастадым. Маған мысықтармен сүйкімді-g.webp

Джон Смит

Бұл жүйеге жету үшін Джон Смит оған жеткілікті тиімді емес көптеген әртүрлі тәсілдерді қолданып көрді. Ол басқа адамдар қолданған әдістерді сынап көрді, бірақ көп ұзамай ол басқа нәрсені сынап көру керек екенін түсінді. Джон кез келген жүйе сіздің нақты жұмысыңыздың шарттарына жақсы сәйкес келгенде ғана жұмыс істейді деген қорытындыға келді.

Бұл әдісті қолданып көріңіз немесе өзіңізге ұнайтын нәрсені табыңыз. Сіз поштаға аз уақыт жұмсаудың жолын таба аласыз.