Кіріс жәшігінің нөлдік әдісі мыңдаған оқылмаған электрондық хаттармен жұмыс істеудің ең жақсы жолы

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Кіріс жәшігін бос ұстау оңай. Бұл сізге өнімдірек болуға және маңызды хабарларды жіберіп алмауға көмектеседі.

Кіріс жәшігіңізде үнемі ілініп тұратын оқылмаған электрондық хаттар кез келген адамды дүр сілкіндіреді. Егер сізде хат алмасу арқылы қарым-қатынас жасайтын көптеген іскер серіктестеріңіз және әріптестеріңіз болса, сізге тек электрондық поштаның кіріс жәшігін таза және ұқыпты ұстау керек.

JotForm бас директоры Айтекин Танк - Inbox Zero деп аталатын электрондық поштаны ұйымдастырудың қызықты тәсілі. Аты айтып тұрғандай, әдіс кіріс жәшігін бос ұстау болып табылады.

Жалпы, Танк жаңа ештеңе ойлап тапқан жоқ. Inbox Zero-ны көп уақыт бұрын жазушы және блогер Мерлин Манн жасаған және бұл дәлелденген және танымал әдіс. Құжаттармен жұмыс істеудің шамамен бірдей әдістемесін Дэвид Аллен өзінің «Заттарды қалай ретке келтіруге болады» кітабында сипаттаған. Tank оны Gmail веб-интерфейсі үшін ғана бейімдеді.

Aytekin Tank кәсіпкері, JotForm негізін қалаушы және бас директоры

Мен күн сайын жүздеген электрондық хаттарды аламын және жіберемін. Бірақ күннің соңында менің пошта жәшігім үнемі бос. Менің хат-хабарларымды жүргізетін хатшым жоқ. Мен Inbox Zero деп аталатын принципті ұстанамын. Бұл қиын емес.

Tank Inbox Zero әдісінің артықшылықтарын тізімдейді:

• Кіріс қалтаңыз бос болса, маңызды хабарды жіберіп алмайсыз.
• Сіз адресаттарды көп күттірмейсіз, өйткені олардың хаттарына бірден жауап беруге болады.
• Жүздеген және мыңдаған оқылмаған хаттар сіздің пошта жәшігіңізге жиналмайды.
• Сіз шынымен маңызды тапсырмаларды орындауға көбірек уақытыңызды үнемдейсіз және электрондық поштамен айналысуға уақыт жұмсамайсыз.

Мен бірде-бір хатты өшірмей, барлық хаттарын мұқият сақтайтын көптеген адамдарды білемін. Нәтижесінде олардың кіріс жәшігі Twitter арнасына ұқсай бастады. Бұл ыңғайсыз. Сіз үнемі электрондық хаттарда жоғалып кетесіз.

Айтекин танкі

Сіз Gmail-ді пайдаланып жатырсыз делік, бірақ бұл әдіс кез келген ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) немесе электрондық пошта клиентіне (Outlook, Thunderbird немесе Sylpheed) бейімделуі мүмкін. Оқылмаған хабарламалардың депозиттерін қарастырып, бастайық.

1. Пошта жәшігін босатыңыз

Сонымен, «Кіріс жәшігі нөлі» әдісімен сіз батыл әрекет етуіңіз керек. «Кіріс жәшігін» ашыңыз, сонда жинақталған барлық әріптерді таңдап, олардың барлығын бірден мұрағаттаңыз. Кейбіреулерге бұл ақылсыздық сияқты болып көрінеді, бірақ Танк мұны істеуге кеңес береді.

Бос пошта жәшігінен бастау керек. Кіріс жәшігінде ондаған мың электрондық хаттар болса, бұл нұсқаулық сізге көмектеспейді. Сондықтан бәрін мұрағаттап, таза парақтан бастаңыз.

Айтекин танкі

2. Электрондық хаттарды хронологиялық ретпен өңдеңіз

Бұл салауатты әдетті дамыту үшін сізге белгілі бір тәртіп қажет. Электрондық хаттарды өңдеу кезінде ең ескі хабардан бастап, ең жаңасына дейін жұмыс жасаңыз. Осылайша сіз хронологиялық тәртіпті сақтайсыз және шатастырмайсыз.

Gmail поштасында электрондық поштаны өңдеуге көмектесетін екі функция бар:

Автоматты ауыстыруды қосыңыз. Ол үшін «Параметрлер» → «Жалпы» тармағын ашып, «Авто ауысу» тармағын тауып, оны іске қосыңыз. Енді электрондық поштаға жауап беру немесе мұрағаттау кезінде Gmail сізді кіріс жәшігіне қайтармайды, бірақ келесі электрондық поштаны көрсетеді. Осылайша сіз хаттарды қабылдау реті бойынша бір-бірден өңдей аласыз, ешқандай алаңдаушылықсыз.

Содан кейін, егер сізде жоқ болса, «Жіберу және мұрағаттау» түймесін қосыңыз. «Параметрлер» → «Жалпы» тармағын ашыңыз және «Жауапта» «Көрсету түймесі» Жіберу және мұрағаттау тармағын іздеңіз. Бұл сіздің уақытыңызды үнемдейді. Өйткені, егер сіз хатқа жауап берген болсаңыз, оны Кіріс жәшігінде сақтаудың қажеті жоқ, солай ма? Жіберу түймесін басыңыз және электрондық пошта автоматты түрде мұрағатталады.

Және тағы бір маңызды нәрсе:

Электрондық поштаны чат ретінде пайдаланбаңыз. Үздіксіз тырнақшаға алынған хаттардан ұзақ жауаптар тізбегін шығарудан жаман ештеңе жоқ. Сөйлесу қажет болса, мессенджерді, Slack чатын пайдаланыңыз немесе телефон арқылы хабарласыңыз. Бұл үшін электрондық пошта қолайлы емес.

Айтекин танкі

3. Жауап берді – мұрағат

«Кіріс жәшігінің нөлі» әдісінің негізгі ережесі - сіздің кіріс жәшігіңіз поштаңызды сақтайтын орын емес. Кіріс жәшігіндегі барлық электрондық хаттар дереу өңделуі керек. Оларды бір-бірлеп оқып шығыңыз және хабар жауап беруді қажет етсе, жауап беріңіз және мұрағаттаңыз немесе хабарлама жауап беруді қажет етпесе, жай ғана мұрағаттаңыз.

Электрондық поштаға бірден жауап бере алмасаңыз, екі нұсқа бар:

• Оны ұйымдастырушы қолданбасына сақтаңыз. Бұл Evernote, OneNote немесе тапсырмалар менеджерінің қандай да бір түрі болуы мүмкін. Бағдарлама жауабыңызды қажетті уақытта жазуды еске түсіретіндей күнді белгілеңіз.
• Жауапты бірден жаза алсаңыз, бірақ адресат оны біраз уақыттан кейін алуы керек болса, Gmail қызметіндегі кешіктірілген жеткізу мүмкіндігін пайдаланыңыз. Outlook, Thunderbird және басқа клиенттер де солай істей алады.

4. Тек мұны істе

Барлығы ұлы және құдіретті Дэвид Алленнің өсиеттері бойынша. Егер электрондық пошта бірнеше минутқа созылатын әрекетті қажет етсе, оны қазір орындаңыз. Хатты істер тізіміне көшірмеңіз. Оны кіріс жәшігінде қалдырмаңыз.

Төлем жасау қажет болса, оны дәл қазір жасаңыз. Әріптесіңізге кері байланыс жіберу қажет болса, оны бірден жіберіңіз. Іс бір-екі минутқа созылса, оны кейінге қалдырудың қажеті жоқ.

Айтекин танкі

5. Пернелер тіркесімін пайдаланыңыз

Пернелер тіркесімдері электрондық поштаны өңдеуге кететін уақытты айтарлықтай азайтады. Олардың көмегімен тінтуір курсорын алға және артқа жылжытудың қажеті жоқ. Tank үш жылдам пернені есте сақтауды және пайдалануды ұсынады:

• E пернесі хабарламаны жылдам мұрағаттауға мүмкіндік береді. Біз оны оқып, Е-ні басып, мұрағаттадық. Бәрі оңай.
• Жауапты жылдам жазу үшін R пернесі қолданылады. Егер сізге хатқа жауап беру керек болса, оны басыңыз, жауапты енгізіңіз, Enter пернесін басыңыз.
• F пернесі қабылданған хаттарды басқа алушыларға бағыттайды.

Сізге басқа жылдам пернелер қажет емес деп ойлаймын. Gmail-де мен тек үш пернелер тіркесімін пайдаланамын. Қалғанының бәрі үшін тышқан бар. Бірақ бұл жылдам пернелер электрондық поштаның ең көп таралған үш әрекетін жылдам орындауға мүмкіндік береді, осылайша олар көп уақытты үнемдейді.

Айтекин танкі

6. Сүзгілерді орнатыңыз

Электрондық пошта сүзгілері - бұл сіз үшін көп жұмыс істейтін керемет ыңғайлы құрал. Сіз оларды бір рет конфигурациялауыңыз керек, олар сізге көп уақытты үнемдейді.

Кіріс жәшігінде үнемі маңызды емес хаттарды (Интернет қызметтері туралы хабарландырулар, автоматты пошта жөнелтілімдері және т.б.) тауып жатсаңыз, олардан бас тартыңыз немесе мұндай хаттар автоматты түрде мұрағатталатындай сүзгілерді орнатыңыз.

7. Кіріс жәшігі бос – поштаны жабу

Сіз өзіңіздің жұмысыңызға назар аударуға тырысқанда, сіз үнемі электрондық пошта арқылы алаңдамауыңыз керек. Ендеше, ережені ұстанайық: Кіріс жәшігіңіз бос болғанда, Gmail қойындысын немесе электрондық пошта клиентін жабыңыз және келесі бірнеше сағат ішінде поштаны ұмытыңыз. Тек бос емес.

Барлық кіріс электрондық пошта хабарландыруларын өшіріңіз. Олар өте алаңдатады.

Бірнеше сағаттан кейін поштаңызды қайта ашуға, сонда жинақталған хабарларды өңдеуге, содан кейін жұмысқа қайта оралуға болады. «Кіріс жәшігі нөлі» әдісінің мақсаты - кіріс электрондық хаттарға алаңдамауға мәжбүрлеу. Сіз емес, пошта жәшігін басқаруыңыз керек.

Айтекин танкі

Егер сіз Inbox Zero техникасын қолданып көрген болсаңыз және сізге не алғаныңызды айтуға дайын болсаңыз немесе жақсырақ әдісті ұсынғыңыз келсе, түсініктемелерде жазыңыз.