«0 кіріс» - нөлдік кіріс жәшігін жүргізудің анық жүйесі

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Осы мақаланы оқу арқылы сіз электрондық пошталардың патшасы боласыз. Шынымды айтсам.

Көптеген адамдар үшін электрондық пошта әлі күнге дейін талассыз жұмыс құралы және күнделікті азап болып табылады. Біреудің жеті хаты бар, оны қазір тез реттеп береді. Біреудің 46 кірісі бар, бірақ ол да бір күнде тырмалайды, өйткені ол үйреніп қалған. Әрбір адам үшін күніне кіріс хаттар санының белгілі бір шегі бар, ол келесі күні өңдеуді кешіктірмей және сәйкесінше электрондық пошта жәшігінде бұғаттаулар жасамай жеңе алады. Бұл шекті «табиғи» деп атауға болады.

Егер адам өңдей алатыннан көп электрондық хаттар болса, электрондық поштаны басқаруға деген көзқарасыңызды өзгертуіңіз керек. Бұл шекті белгілі бір жағдайда талап етілетін мәнге дейін арттырады. Күніне 100 электрондық поштаны басқару керек пе? Бұл 100 жасай алатыныңызды білдіреді, тек поштамен жұмыс істеу кезінде дұрыс әдістемені қолданыңыз. Қайсысы? Енді айтайық.

Адамның поштаны өңдей алатын жалғыз көрсеткіші - жұмыс күнінің соңында кіріс хатының нөлдік болуы. Кіріс хабарламаларды сауатты өңдеудің негізгі принципі - сіздің алдыңызда қандай хат тұрғанын түсіну. Алдымен әріптерді анық жіктеуді үйрену керек және әр түрмен не істеу керектігін білу керек.

Барлық кіріс хаттарды жеті санатқа бөлуге болады:

1. Жауап берудің қажеті жоқ, оқудың қажеті жоқ. Мұндай хаттардың екі жолы бар: мұрағаттау немесе жою. Егер сіз ешқашан оқымаған басқа ақпараттық бюллетень алсаңыз, өзіңізге жақсылық жасаңыз - жазылымнан бас тартыңыз. Болашақта осындай ондаған электрондық хаттардан құтылудың орнына бір әрекет. Біз бір күнде хаттар ағынымен күресуді үйренгіміз келеді ме? Азырақ ағынды өңдеу оңайырақ. Маңызды нәрсені жіберіп алудан қорықпаңыз. Шынымен қажет ақпарат сізге басқа жолмен жетеді және кем дегенде тағы бір рет сіздің алдыңызда пайда болады.
2. Қосылған файлдармен. Бұл ағымдағы немесе болашақ жұмыс үшін бірдеңе немесе ақпарат үшін ақы төлеу қажеттілігі туралы хабарламалар болуы мүмкін. Мұндай хаттар үшін бөлек қалталарды жасау пайдалы, бірақ фанатизмсіз. Қалталар тым көп пе? Жеңілдету. Қажетті нәрсені кейінірек табу үшін сізге мың қалта емес, пошта жіберушінің іздеу функцияларын пайдалану мүмкіндігі қажет.
3. Өз қалауыңыз бойынша жауап беріңіз. Жауап міндетті емес сияқты, бірақ кейде сыпайылық пайдалы. Мұнда тек жағдайға сәйкес әрекет етіңіз.
4. Танысуға берілген уақыт. Оқуға қызықты, бірақ қажет емес. Осы және алдыңғы санатта мүмкіндігінше көп электрондық поштаны санаттарға бөлуге тырысыңыз. Бұл поштаны тиімді өңдеудің кілті.
5. Мен бүгін жауап беруім керек. Мұнда бәрі қарапайым: қазір, өте маңызды нәрсе болса немесе жұмыс күнінің соңында қабылдап, жауап беріңіз.
6. Мен жауап беруім керек, бірақ бүгін емес. Электрондық поштаның сұлулығы - ол чат немесе телефон емес. Ешкім электрондық пошта арқылы жедел жауап күтпейді және күтуге болмайды, егер бұл хаттың тақырыбында көрсетілмесе. Егер белгілі бір күн жауап беру мерзімі деп аталса немесе сіз қанша уақыт жауап беру керектігін өзіңіз білсеңіз және түсінсеңіз, онда мұндай хаттарды тиісті қалтаға орналастырыңыз. Мысалы, «Дүйсенбіде жауап беру», «Сейсенбіде жауап беру» және т.б. Енді өзіңізге «Таңертең, бүгінге кейінге қалдырылған поштаны өңдеңіз» тармағын қамтитын бақылау тізімін жасаңыз. Сондай-ақ осындай мақсаттарға арналған мамандандырылған автоматтандыру құралдары бар: Gmail үшін және.
7. Түсініксіз хат. Санаттау қиын әріптер бар. Өзіңізді ойлармен қинамаңыз және мұндай әріптерді жоғарыда аталған санаттардың біріне жатқызуға өзіңізбен келісіңіз.

Осы жіктеу негізінде бізге 2, 3, 4 және 6 санаттары үшін қалталар қажет.

Электрондық поштаны тиімді өңдеу ережелері

• Кіріс жәшігіңізді нөлге келтіру үшін жұмыс күніңіздің соңында 30 минут бөліңіз. Бұл әрбір электрондық поштаға бірден жауап беруге тырысқаннан тиімдірек. Адамдар көп тапсырманы орындамайды. Аз алаңдату және ауысу, тиімдірек.
• Шұғыл электрондық поштамен не істеу керек? Күні бойы кіріс жәшігін тексеретін уақыт аралығын орнатыңыз. Мысалы, сағатына бір рет. Шұғыл маңызды электрондық пошталар үшін кіріс жәшігін тексеріңіз, егер олар болмаса, жұмысқа оралыңыз. Поштаның артықшылығын есте сақтаңыз: бұл жедел байланыс құралы емес. Шұғыл емес хаттардың бірінде айтылған мәселе күннің соңына дейін сіздің қатысуыңызсыз шешілуі мүмкін немесе күннің соңына қарай сіз мәселені тезірек шешуге мүмкіндік беретін қосымша ақпарат аласыз. және тиімдірек.
• Поштаңызды тексермейтін болсаңыз, поштаны жабық ұстаңыз. Хабарландыруларды өшіріңіз. Өзіңізді кіріс хаттар саны туралы алаңдататын ойдан сақтаңыз. Енді сізде басқа жұмыс бар, ал поштаның уақыты әлі келген жоқ. Бұл тәсілдің дұрыстығына күмәнданатын сәттерде есте сақтаңыз: сіз атом электр станциясында емессіз, бірақ сіз сонда болсаңыз да, электронды пошта арқылы реактордың қызып кетуі туралы бәрібір хабардар болмас едіңіз.
• Поштаны өңдеуді жылдамдату үшін жұмыс күніңізді уақытында аяқтауға деген ұмтылысты пайдаланыңыз. Сондықтан күннің соңында кіріс жәшігін нөлге дейін бөлшектеу ұсынылады. Сізде 30 минут бар және сіз оны тез бітіргіңіз келеді. Негізінде, бұл ойынның бір түрі болып шығады, бірақ сіз электрондық поштаны өңдеуді мақсатты түрде ойнай аласыз.
• Қысқа және нақты болыңыз.
• Позитивті және мейірімді болыңыз. Электрондық пошта қарым-қатынастарды құруы және бұзуы мүмкін. Адамдар шын мәнінде маңызды мәселелерді шешудің орнына, кейде қарсыласты барынша нәзік және жасырын түрде ақымақ деп атауға тырысады және бүкіл мәтін осыған негізделген. Адресатқа деген оң көзқарасыңызды хаттың мәтінінде шағын жағымды сөз тіркесімен білдіруде таңқаларлық ештеңе жоқ. Сіздің достық қарым-қатынасыңыз сізге оралады, ал хат алмасуларыңыз әлдеқайда мағыналы және тиімді болады.
• Әріптерді кері ретпен теру керек. Тек солай. Ескі әріптерден бастау қисындырақ сияқты, бірақ біздің мақсатымыз - нөлдік кіріс жәшігі, яғни жұмыс күнінің соңына қарай біз ең бірінші қабылданған хатқа жетеміз. Егер сіз өзіңізді қызықтырып, бүгін алған соңғы хаттарыңызды ертеңге қалдыра бастасаңыз, онда бүкіл техника жұмысын тоқтатады. Неге сіз негізгі ережені сақтамасаңыз, жақсы хат жіберуді үйренгіңіз келеді? Бұрынғыдай жұмыс істеп, қиналыңыз.
• Қажетті хаттарды ғана ашыңыз, қалғанын мұрағатқа немесе жоюға жіберіңіз. Біз қажет емес нәрселерге жазылуды шектен тыс пайдаланамыз (лайфхакерге жазылу, керісінше, өте қажет) және нәтижесінде біз оқи алатынымыздан көбірек ақпарат аламыз. Қалаған әріптерді қалай ажыратуға болады? Бір қарапайым, бірақ өте тиімді ереже бар: белгілі бір адамға жеке сізге жазылған хаттарды ғана ашыңыз. Қалғаны - жағдайға сәйкес мақаланың басында сипатталған санаттардың бірінде.
• Үлгілерді жасау. Көбінесе электрондық поштаға жауаптар өте стандартты, яғни сіз бірдей нәрсені жазасыз. Сіз бұл фразаны жиі жазатыныңызды байқадыңыз ба? Жылдам көшіру-қою үшін үлгі жасаңыз немесе оны пошта қызметінің өзінде жасаңыз.
• Егер хат өңделсе және әлі уақыт бар болса, оны ұтымды пайдалану керек. Біз 3, 4 және 6 әріптер санатына өтіп, сол жерде заттарды ретке келтіреміз.

Көріп отырғаныңыздай, дұрыс сұрыптауға негізделген бұл оқулық LinkedIn бас директоры Джефф Вайнердің жалпы электрондық пошта кеңестеріне тамаша қосымша болып табылады. Сондай-ақ, Лео Бабаутаның 10 электрондық пошта кеңесін жіберіп алмаңыз. Шын мәнінде, электрондық поштаны барынша пайдаланудың көптеген қосымша жолдары бар. Сізге қолданылатын әдістерді қолданып көріңіз, нәтижелерді талдаңыз және электрондық поштамен жұмыс істеу тиімділігін арттыруға арналған өз кеңестеріңізді түсініктемелерде қалдыруды ұмытпаңыз.