Қалай электрондық поштаның құлы болмауға болады: LinkedIn басшысының 7 кеңесі

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Күн сайын көптеген адамдар бірдей мәселеге тап болады: жұмыс пен коммуникация процестерін оңтайландыруға және ұйымдастыруға арналған электрондық пошта жиі қатыгез бақылаушыға айналады, ол сізді конвейерде жұмыс істеп жатқандай, келген адамдарды бақылауға мәжбүр етеді.. Сіз алаңдаған кезде, үнемі жинақталатын ақпарат ұқыпты және таза пошта жәшігін тез арада қоқыс жәшігіне айналдырады, поштаға қайтып оралмасаңыз, оны тазалау қиынырақ болады.

Бүгін біз сізге LinkedIn бас директоры Джефф Вайнерден электрондық поштамен өзара әрекеттесуді басқаруға арналған қарапайым кеңестерді ұсынамыз. Бұл кезекші күн сайын жүздеген адамдармен байланыста болуға мәжбүр және оның бұл ақпарат көшкініне батып кетпеуге мүмкіндік беретін бірнеше айласы бар.

Менің кіріс жәшігім іс жүзінде менің жұмыс үрдісімнің орталық хабына айналды - мен пошта арқылы әлемнің 26 қаласындағы 4300-ден астам қызметкермен үнемі байланысамын. Бұл мен әрқашан электрондық поштаның жанкүйері болдым немесе менің поштамен жұмысым Sisyphean жұмысына ұқсайтын жағдайлар болмады дегенді білдірмейді.

Қалай болғанда да, жылдар бойы мен «пошта мені басқарады» тұжырымдамасынан «Мен поштаны басқарады» тұжырымдамасына өтуге мүмкіндік беретін бірнеше практикалық нұсқауларды әзірледім.

1. Аз хат алғыңыз келсе - аз хат жіберіңіз

Бұл кеңес өте қарапайым болып көрінеді, әсіресе осындай ортақ мәселе контекстінде, бірақ мен үшін бұл электрондық поштаны сәтті басқарудың алтын ережесі деп санаймын.

Бұл тұжырым маған бұрынғы компанияда жұмыс істеген кезде келді, менімен ең жақын екі адам компанияны тастап кетті. Олар адамдармен өте тиімді сөйлесті, көп жұмыс істеді және белгілі болғандай, көп хат жіберді. Олар компанияда жұмыс істеп жүргенде, электрондық пошта арқылы келетін хат-хабарлардың көлемі қалыпты болып көрінді, бірақ олар кеткеннен кейін мен поштамдағы трафик шамамен 20-30%-ға азайғанын байқадым.

Поштадағы бұл әрекеттердің барлығы олардың хаттары ғана емес: оларға менің жауаптарым болды, сонымен қатар корреспонденцияға тіркелген барлық адресаттардың хаттары мен жауаптары болды. Көбінесе бұл хабарламалар менің талқылауға міндетті түрде қатысуымды талап етпейтін.

Сол кезден бастап мен өзіме нақты шарт қойдым – орынсыз жазбау. Нәтиже: жұмыс әрекеттеріне зиян келтірместен аз пошта және көбірек кіріс жәшігіне тапсырыс. Содан бері осы ережеден таймауға тырыстым.

2. Күтудегі электрондық хаттарды оқылмаған деп белгілеңіз

Электрондық поштаны оқылмаған деп белгілеу поштамен жұмыс істеу тәсілін түбегейлі өзгертті. Маған келген хаттарды жылдам қарап шығып, ең шұғыл хаттарға бірден жауап беріп, қажетсіз хаттарды өшіріп тастау жеткілікті. Кейін қайта оралуым керек сол әріптерді, уақыт болса, оқылмаған деп белгілеймін. Бұл оқылған және жауапсыз қалған маңызды хат ұмытылып, пошта жәшігіне көміліп қала ма деген қорқынышты жояды. Дәл осы тәсіл бізге кейінірек қайта оралуым керек болатын ToDo тізімінің түрін енгізуге мүмкіндік береді.

Мен әр жұмыс күнін ең аз күтудегі хаттармен аяқтауға тырысамын, ең дұрысы, олар мүлдем болмауы керек. Егер осы күні мен оларға қайтып үлгермесем, келесі жұмыс күні таңертең олармен жұмыс істеймін.

3. Пошта жіберудің нақты кестесін құрыңыз

Соңғы бірнеше жылда менің жұмыс күндерімдегі өмірім айтарлықтай нақты кесте бойынша өтті. Таңертең 5:00-5:30 тұру, бір сағат поштаға бару, жаңалықтар оқу, таңғы ас, балалармен ойнау, жаттығу, кеңсе, үйге келу, балаларды жатқызу, әйелімен кешкі ас, демалыс (әдетте бұл жарнамалар мен қызықсыз сәттер кезінде кіріс жәшігінің қалтасын ілеспе тазалаумен теледидар көру).

Мұндай кестені ұстана отырып, мен поштаны оңай басқара алатыным белгілі болды, бірақ кесте сәл өзгерген кезде пошта жәшігінде хаос басталады.

Бұл жағдайда қораптың кенеттен қараусыз қалатынын түсіну арқылы сіз қысымның күшеюін сезбейсіз. Күнтізбелік жоспарды сақтау істерді бақылауда ұстауға көмектеседі. Бұл Бенджамин Франклинге көмектесті, ол сізге де көмектеседі.

4. Өз ойыңызды нақтырақ жеткізіңіз

Сынған телефон ойыны есіңізде ме? Ол кезде өте күлкілі болды, бірақ қазір бәрі жұмыс пен бизнес ұғымында қарастырылады, ал ойынға уақыт жоқ.

Сөздер өте маңызды және екіұштылық пен түсінбеушілікке жол бермеу үшін өте мұқият таңдалуы керек. Мәтінді түсіну үшін неғұрлым бір мағыналы және түсінікті болса, біріншісін түсіндіруді сұрайтын екінші хат алу ықтималдығы соғұрлым аз.

5. Алушылар туралы ойланыңыз

Кімге және Көшірме өрістерін көбіне бірдей деп қабылдайтын сияқты. Шындығында, олардың көмегімен сіз қабылдаушылардың қайсысынан жауап күтетініңізді және оны хабардар ету үшін хаттың көшірмесі кімге жіберілгенін анық көрсете аласыз.

Шындығында, жауап қажет алушыларды көрсетпеу хат алмасуда дүрбелең мен шатасуды тудырудың ең жылдам жолы болып табылады. 1 алушының орнына 6 алушы және 5 көшірме 5 қосымша мүмкін жауаптар болып табылады, олардың әрқайсысы жеке хаттар тізбегіне айналуы мүмкін.

6. Алуды растаңыз

Егер сіз алушы ретінде көрсетілсеңіз және хат шынымен сізге арналса, жіберушіге хатты алғаныңызды хабарлауға ерінбеңіз. Сізге көп сөз қажет емес, қарапайым «алған» немесе «алған» жеткілікті болады. Бұл ақпаратты толық және тиісті көлемде алғаныңыздың белгісі болады және жіберуші бұдан былай сізге сол тақырып бойынша басқа бірдеңе жіберуді талап етпейді.

Егер сіз алғаныңызды растамасаңыз, жіберуші хаттан мүлдем хабарсыз болып қалады. Мүмкін ол сіздің қорапшаңыздың түбінде жоғалып кеткен шығар? Егер бұл маңызды ақпарат болса, онда күмән мен алаңдаушылық жіберушіні бірінші хатты алғанын растау туралы өтінішпен басқа хат жазуға немесе басқа біреуден жұмыс орнында болуыңыз туралы сұрауға мәжбүр етеді. Қосымша адамдар тартылады, қосымша хаттар жіберіледі және қабылданады.

7. Эмоцияларды поштадан аулақ ұстаңыз

Электрондық пошта дұрыс пайдаланылған жағдайда пайдалы құрал болуы мүмкін. Сондай-ақ ол дұрыс пайдаланылмаса, жойғыш күшке айналуы мүмкін. Ең көп тараған мысал - даулы, қайшылықты және сезімтал мәселелерді талқылау үшін поштаны пайдалану.

Адамдардың хат алмасу кезінде бір аудитория алдында ешқашан айта алмайтын сөздер мен сөз тіркестерін қалай қолданатыны мені таң қалдырады.

Егер сіз кенеттен осындай хат алмасуға тап болсаңыз, онда бір қарапайым әрекетті орындаңыз - тоқтаңыз. Сіз телефонды алып, адресатқа қоңырау шалу немесе онымен жеке кездесу арқылы дауды немесе жанжалды шеше аласыз. Мәтіндік хат алмасуда мұндай нәзік нәрселермен айналысуға болмайды. Мәтін эмоциялық компонентті, интонацияны және мәселені конструктивті шешу үшін шешуші болуы мүмкін басқа маңызды нәрселерді жеткізбейді.

(Джефф Вайнер арқылы)