Gmail қалай тиімді пайдалануға болады: 25 кеңес

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2024-01-13 02:10

Сіз Google Mail-пен күн сайын жұмыс істесеңіз де, оның барлық мүмкіндіктерін білмеуіңіз мүмкін. Мұнда көптеген тапсырмаларды жеңілдететін және уақытыңызды үнемдейтін Gmail-ді тиімді пайдалану бойынша 25 кеңес берілген.

1. Неден бастау керек

Фонды өзгертіңіз

Әдеттегі ақ Gmail фонын көрудің орнына, кіріс жәшігіңізді жарқыраған нәрсемен безендіріңіз. Ұсынылған опциялардан жаңа фон орнату немесе өз суретіңізді жүктеп салу үшін жоғарғы оң жақ бұрыштағы параметрлерден «Тақырыптар» бөлімін таңдаңыз.

Немесе интерфейс параметрлерімен тәжірибе жасауға болады. «Кең» режимінде сізде көп бос орын болады, ал «Шағын» экранға мүмкіндігінше көп хабарларды орналастыру қажет болғанда жақсы.

Достарды (және хабарларды) қосу

Жүйеге контактілер мен ескі хабарларды қосу үшін (Gmail-ді бірінші рет пайдаланып жатқаныңыз немесе қосымша тіркелгі жасауыңыз маңызды емес) «Параметрлер» → «Тіркелгілер және импорт» тармағына өтіп, «Пошта импорты» сілтемесін таңдаңыз. және байланыстар». Бұл басқа пошта жәшіктерінен деректерді қосуға мүмкіндік береді.

Gmail поштасын Outlook сияқты етіп жасаңыз

Параметрлер → Зертханада Outlook бағдарламасындағы сияқты оң жақтағы хабарлардың толық мәтінін көру үшін Алдын ала қарау аймағы мүмкіндігін қосыңыз. Әдет - бұл екінші табиғат, сондықтан сіз өмір бойы корпоративтік электрондық поштамен жұмыс істеген болсаңыз және енді Gmail-де ыңғайлы болуға тырыссаңыз, Viewport көшуіңізді жеңілдетеді.

Қосылғаннан кейін параметрлердің сол жағындағы ашылмалы мәзірде әртүрлі дисплей опцияларын көресіз.

Маңызды нәрселерге назар аударыңыз

Gmail сізге қай хабарлар маңыздырақ екенін шеше алады. Ақылды, иә? Параметрлер → Кіріс жәшігі астында Gmail хабарламаларыңызды талдау үшін Менің электрондық пошта әрекетімді бақылау… опциясын таңдаңыз.

Сондай-ақ, «Маркерлерді қосу» немесе «Сүзгілерді елемеу» функциясын таңдауға болады (төменде сүзгілер туралы көбірек талқылаймыз) және маңызды хабарлар жоғарғы жағында көрсетілетіндей қалта түрін өзгертуге болады. Содан кейін «Параметрлер» → «Жалпы» мәзірінде «Жұмыс үстелінің хабарландырулары» бөлімінде (егер сіз Chrome, Firefox немесе Safari браузерін пайдалансаңыз), «Маңызды электрондық пошта хабарландыруларын қосу» опциясын таңдауға болады.

Әріптердің жібінен құтылыңыз

Адамдардың екі түрі бар: Тізбек қасиетін жақсы көретіндер және мың күннің күшімен жек көретіндер. Егер сіз екінші топқа жатсаңыз, «Параметрлер» → «Жалпы» бөліміне өтіп, «Әріптер тізбегін» өшіріңіз.

2. Тәртіпті сақтаңыз

Барлығын мұрағаттау

Gmail хабарларды жоюдың орнына мұрағаттауға мүмкіндік береді. Бұл бос орынның болуы туралы алаңдамау және тартпаны үнемі тазалап отыру үшін жасалады. Хабарламаны мұрағаттағыңыз келсе, оны ашыңыз және сол жақтағы екінші белгішені басыңыз (төмен бағытталған көрсеткі бар жолақ). Хабарлама сізді сол жақ бүйірлік тақтадағы «Барлық пошта» қойындысында күтеді.

Мұрағатыңызды қадағалаңыз

Gmail тегін файлдарды сақтау үшін қанша орын қамтамасыз етсе де, бұл 2016 және адамдар көбірек тіркемелерді жіберуде. Жад шегіне жеткен болсаңыз, кейбір хабарламалардан құтылу уақыты келді. Іздеу жолағындағы көрсеткіні басып, «Тіркемелер бар» тармағын белгілеп, 10 МБ өлшемін таңдап, үлкейткіш әйнекпен түймені басыңыз. Бұл сізге көлемі 10 МБ-тан асатын барлық хабарларды көрсетеді. Сізге қажет емес әріптер үшін ұяшықты белгілеп, оларды қоқыс жәшігіне жіберіңіз.

Жауап беру және мұрағаттау

Неліктен сіз оған жауап берген болсаңыз, кіріс жәшігінде электрондық поштаны қалдыруыңыз керек? Хатыңызға жауап күткен кезде кіріс хабарламаларыңызды шатастыруға жол бермеу үшін «Жіберу және мұрағаттау» функциясын пайдаланыңыз. «Параметрлер» → «Жалпы» тармағына өтіп, «Батырманы көрсету» тармағын таңдаңыз «жауапта» Жіберу және мұрағаттау. Енді сіз кәдімгі жолмен жауап бере аласыз, егер қаласаңыз, хабарламаларды кіріс жәшігінде жинай аласыз немесе жауап беру кезінде қажет емес электрондық хаттарды дереу мұрағаттай аласыз.

Белгілер мен сүзгілерді пайдаланыңыз

Әрбір хабарға белгіні қосуға болады. Сол жақ бүйірлік тақтада жаңа таңбашалар пайда болады. Тек хатты ашып, «Жапсырмалар» белгішесін басыңыз - бұл оң жақтан екінші. Енді жаңа таңбаша жасаңыз немесе бұрыннан бар біреуін таңдаңыз (айтпақшы, сіз таңбашаны бүйірлік тақтадан тікелей хабарламаға сүйреуге болады).

«Қосымша» түймесін басып, «Ұқсас электрондық хаттарды сүзгілеу», содан кейін «Осы сұрау негізінде сүзгі жасау» опциясын таңдаңыз. Gmail сүзгілері туралы бөлек мақала жаза аласыз, сондықтан қосымша мәліметтер алу үшін «» бөлімін қараңыз.

Қосымша сақтау орнын сатып алыңыз

Егер сіз файлдарды сақтау мәселесімен айналысудан толығымен шаршасаңыз, қосымша орынға ақша жұмсай аласыз. Хабарламалар бетін төмен айналдырыңыз және төменгі сол жақ бұрышта сізде қанша орын қалғанын, сондай-ақ «Басқару» сілтемесін көресіз.

Егер сізде бос орынның 100% дерлік орын алған болса, сілтемені орындаңыз. 100 ГБ жоспары айына 139 рубльді құрайды, ал қосымша орынды тек Gmail үшін ғана емес, Google Drive және Google Photos қолданбаларында да пайдалануға болады, егер сіз оларды пайдалансаңыз.

3. Оны байыппен қабылдаңыз

Беттегі электрондық хаттарды көрсету режимін өзгертіңіз

Әр бетте хабарлар санын 100-ге дейін көбейтіп көріңіз, осылайша сіз бір көзқараста хаттарыңыздың барлық массивін көре аласыз. Параметрлер → Жалпы → Беттің максималды өлшемі тармағына өтіңіз. Сондай-ақ, әр бетке 10, 15, 20, 25 және 50 хабарды көрсетуді таңдауға болады.

Барлығын түсі бойынша таратыңыз

Хабарды өте жылдам маңызды деп белгілеуге болады, бірақ әртүрлі хабарлардың маңыздылық дәрежесі әртүрлі болуы мүмкін. Параметрлер → Жалпы → Жұлдыздар тармағына өтіп, Барлық жұлдыздар тармағын таңдаңыз. Енді әріпті белгілей отырып, жұлдызшаны бассаңыз, әр басқан сайын түсі өзгереді. Бұл маңызды хабарларды мазмұны бойынша сұрыптауға көмектеседі.

Хабарламаларды істер тізіміне айналдырыңыз

Мүмкін, сіз кіріс жәшігін бір үлкен істер тізімі деп ойлайсыз. Неліктен электрондық пошталарыңызды сызып тастауға болатын тапсырмаларға айналдырмасқа? Белсенді сөйлесудегі «Қосымша» түймесін басып, «Тапсырмаларға қосу» тармағын таңдаңыз. Бұл ағын Google Tasks қолданбасында бастапқы жазбаға сілтемемен бірге пайда болады.

Оқылмаған хабарламалар санын қадағалаңыз

«Параметрлер» → «Зертхана» бөлімінде «Оқылмаған хабарламалар белгішесі» функциясын қосыңыз. Кез келген қарапайым адам сияқты пошта қойындысын күні бойы ашық ұстасаңыз, қанша оқылмаған хабарлама қалдырғанын әрқашан көресіз. Бұл сізде стресс болмаған жағдайда.

Офлайн жұмыс жасаңыз

Егер сіз Google Chrome браузерін пайдалансаңыз, сізде поштада офлайн жұмыс істеу мүмкіндігі бар. Әрине, сіз жаңа хабарламаларды жібере және қабылдай алмайсыз, бірақ сіз әріптерді қалтадан қалтаға жылжытып, жобалар жасай аласыз. Бұл мүмкіндікті қосу үшін Параметрлер → Офлайн тармағына өтіңіз.

Есептік жазбаңызға хатшыға рұқсат беріңіз

Егер сіз әлі де әріптерден төтеп бере алмасаңыз, осы сұмдықтың бәрін хатшыңызға жеткізе аласыз. Ол үшін «Параметрлер» → «Тіркелгілер және импорт» тармағына өтіп, «Тіркелгіңізге рұқсат беру» опциясын таңдап, басқа Google пайдаланушыларын қосыңыз. Олардың сіздің параметрлеріңізді және құпия сөзіңізді өзгертуге құқығы болмайды, бірақ олар хабарламаларды оқи, мұрағаттай алады және, әрине, оларға жауап бере алады. Хатқа шатастырмау үшін сіздің атыңыз бен хатшыңыздың аты-жөні жақша ішінде жазылады.

4. Адам факторын бақылау

Мекенжайларды блоктау

Кейбіреулер кеңестерді мүлдем түсінбейді. Бақытымызға орай, сіз кез келген адамды (немесе веб-сайтты) бірнеше рет басу арқылы блоктай аласыз. Қара тізімге қосқыңыз келетін адамнан хабарлама алғаннан кейін жоғарғы оң жақ бұрыштағы көрсеткіні басып, «Пайдаланушыны блоктау» функциясын таңдаңыз.

Енді осы мекенжайдан келген барлық хабарлар тікелей спамға жіберіледі.

Ескі әріптерді табыңыз

Досыңыздан келген барлық хабарларды бірден тапқыңыз келе ме? Курсорды кіріс жәшігінен немесе белгілі бір хаттан жіберушінің атының үстіне апарсаңыз болды, контакт картасы пайда болады. Содан кейін сол контактінің барлық хабарларын көру үшін «Сөйлесулер» сілтемесін басыңыз.

Қате жіберілген хабарламалардан бас тарту

Біз бәріміз кездейсоқ қате мекенжайға хат жібердік. Бақытымызға орай, Gmail-де жіберуді кері қайтаруға болады. «Параметрлер» → «Жалпы» бөліміне өтіп, «Жіберуді болдырмау» функциясын қосыңыз. Мұнда жіберуден бас тарту уақытын таңдауға болады: 5-тен 30 секундқа дейін. Келесі жолы хабар жібергенде, жоғарғы жағында «Болдырмау» дегенді байқайсыз.

Топтық хабарларды өткізіп жіберу

«Қосымша» түймешігін басып, «Елмеу» пәрменін таңдау арқылы топтық хабарлар ағынынан оңай шығуға болады. Енді сіз хаттың жалғыз алушысы болып табылатын хабарламалардан басқа барлық хабарламаларды өткізіп жібересіз.

Топтық хабарға оралғыңыз келсе, іздеу жолағына сұрауды енгізіңіз: дыбысы өшірілді, сондықтан еленбеген ағындардың барлығын көресіз. Содан кейін «Қосымша» мәзірінен «Елеусіз қалдырмау» опциясын таңдаңыз. Әрине, сіз өзіңізді мүлде аямасаңыз.

5. Уақытты үнемдеңіз

Жолда жаңа тіркелгілер жасаңыз

Сіз хабарларды өте мұқият сүзгіңіз келеді делік немесе, мысалы, негізгі Gmail тіркелгіңізді пайдаланатын қызметтер үшін қосымша тіркелгі жасаңыз. Бұл жағдайда теру кезінде @ белгісінің алдына жай ғана «+ кез келген сөзді» қосу арқылы негізгі мекенжаймен байланысты виртуалды пошта мекенжайын жасауға болады. Мысалы, онлайн сатып алу үшін "сіздің мекенжайыңыз [email protected]".

Барлық жауап хабарлары негізгі Gmail мекенжайыңызға жіберіледі.

Ұйқыда хабарлар жіберіңіз

Клиенттер мен әріптестер Chrome, Safari және Firefox үшін қолжетімді кеңейтімді пайдаланып түнде хабарлар жіберуге бағдарламалау арқылы сізді маникальды жұмысшы деп ойлауға мәжбүр етіңіз. Тегін нұсқамен айына 10 хабарлама жіберуге болады.

Бұған қоса, бұл кеңейтім электрондық пошталарыңызды еске салғыштарға айналдырады, сіз оларға жауап беруге дайын болмайынша оларды кіріс жәшігінде көрсетпейді. Бұл жұмаға қараған түні бос кіріс жәшігінің көрінісін жасау үшін өте қолайлы.

Қайталанатын сұрауларға автоматты түрде жауап беру

Егер тітіркендіргіш тұтынушылар сізді бірдей сұраулармен толтырса, бірдей жауапты қайта-қайта терудің қажеті жоқ. «Параметрлер» → «Зертхана» бөлімінде «Жауап үлгілері» функциясын қосу жеткілікті. Жауапты келесі жолы басып шығарғанда, оны үлгі ретінде сақтаңыз және оны барлық бірдей сұрауларға жібере аласыз.

6. Азырақ басыңыз

Тінтуірге үзіліс беріңіз

Gmail-дегі барлығы дерлік пернетақта арқылы жасалуы мүмкін. Негізгі пернелер тіркесімдері әдепкі бойынша жұмыс істейді, бірақ Параметрлер → Жалпы тармағына өтіп, пернелер тіркесімдері мүмкіндігін қосуды ұмытпаңыз. Өзгерістерді сақтаңыз, содан кейін ықтимал пернелер тіркесімін көру үшін сұрақ белгісін басыңыз.

Басқа пошта жәшіктерін тексеруді тоқтатыңыз

«Параметрлер» → «Тіркелгілер және импорт» бөлімінде «POP3 пошта тіркелгісін қосу» сілтемесін басыңыз және Gmail поштаңызды басқа пошта жәшіктерінен жүктеп алады. Содан кейін хабарларды жіберуді реттеңіз: Gmail мекенжайыңыздан да, басқа электрондық пошта мекенжайларынан да жауап беруге болады.