GTD бойынша жаңадан бастаушыларға арналған нұсқаулық

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

GTD уақытты басқару техникасы тапсырмаларды ұйымдастыруға және қадағалауға, барлық ақпаратты ойдан шығаруға және әрекетті бастауға көмектеседі.

GTD дегеніміз не

Біздің миымыз жаңа идеяларды оңай ойлап табады, бірақ олардың барлығын есте сақтау ол үшін әлдеқайда қиын. Мысалы, ол келесі аптада анаңыздың туған күніне сыйлық сатып алуыңыз керек екенін есіне алады. Оның сүйікті дүкенінің жанынан өтіп бара жатқанда бұл туралы еске салудың орнына, миыңыз сізге бірдеңе сатып алуыңыз керек сияқты сезінеді.

GTD (Getting Things Done) - бұл түсініксіз идеяларды, импульстарды, түсініктерді және түнгі рефлексияларды әрекетке айналдыруға көмектесетін әдіс. Бұл жүйеге сенуді үйренгенде, миыңыз барлық ақпаратты сақтай алмайды. Бұл стрессті азайтады және сіз өнімдірек әрекеттерге күш аласыз.

Бұл техника қалай жұмыс істейді

GTD сіздің ойыңызға келген нәрсені ұйымдастыратын тізім жүйесіне негізделген. Оны өміріңізге енгізу үшін келіп түскен ақпаратты жазып, өңдеу керек. Сонымен қатар, сіз осындай тізімдерді жасауыңыз керек: «Кіріс», «Келесі әрекеттер», «Күту тізімі», «Жобалар» және «Бір күні». Сіздің назарыңызды қажет ететін кез келген нәрсе алдымен «Кіріс жәшігіне» өтеді, содан кейін басқа тізімдердің біріне өтеді.

1. Жинақ

Жауап беру керек әріптерден бастап душ қабылдау кезінде ойыңызға келетін тамаша идеяларға дейін назарыңызды қажет ететін барлық ақпаратты жинаңыз. Жинау нүктесі қағаз дәптер, қосымша немесе өзіңізге хат жіберетін электрондық пошта болуы мүмкін.

GTD техникасын алғаш рет қолдана бастағанда, барлық жинақталған ақпараттан басыңызды босатуға тырысыңыз. Сізге қажет немесе істегіңіз келетіннің бәрін, соңғы бірнеше күнде немесе апталарда сізді алаңдатқан, зейін қоюыңызға кедергі келтірген немесе орынсыз сәтте есте қалған барлық нәрсені жазыңыз.

2. Өңдеу

Жиналған ақпаратты қарастырыңыз. Бұл бүкіл жүйенің негізгі ережесі. Тым көп жиналмас үшін мұны жүйелі түрде орындаңыз. Ақпаратты өңдеу үшін өзіңізге бірқатар сұрақтар қойыңыз.

• Оны шешуге болады ма? Сіз өзіңізден осы элементті тізімнен алып тастау үшін бірдеңе істеуге болатынын сұрайсыз. Олай болмаса, оны жойыңыз немесе бір күн тізіміне жылжытыңыз. Рецепт немесе қызықты мақала сияқты ештеңе істеудің қажеті жоқ пайдалы ақпаратты бөлек жерде сақтаңыз. Алыс болашақта істегіңіз келетін нәрселер (жапон тілін үйреніңіз, кітап жазыңыз), оларды «Келесі әрекеттер» қатарында болмас үшін «Бір күні» тізіміне жылжытыңыз.
• Істі бір қадаммен аяқтауға бола ма? GTD-де бір қадамнан көп қажет ететін кез келген нәрсе жоба деп аталады. Кіріс қалтаңызда бірнеше қатысты тапсырмалар болса, олар үшін бөлек жоба жасаңыз. Оның атын жобалар тізіміне қосыңыз және «Келесі» параметріне қосу үшін бір әрекетті таңдаңыз.
• Бұл екі минуттан артық уақытты алады ма? Олай болмаса, бірден жасаңыз. Бұл келесі тапсырмалар тізіміне қосудан немесе оны басқа біреуге беруден жылдамырақ. Тапсырманы орындау үшін көбірек уақыт қажет болса, оны тек сіз жасай аласыз ба, әлде оны біреуге тапсыра аласыз ба.
• Мен оны біреуге тапсыра аламын ба? Олай болса, өкіл. Прогрессті қадағалау қажет болғанда, элементті «Күту тізіміне» жылжытыңыз. Тапсырманы тапсыра алмасаңыз, оны күнтізбеге немесе «Келесі» тізіміне қосыңыз.
• Белгілі бір мерзім бар ма? Олай болса, оны күнтізбеңізге қосыңыз. Бір күнде не істегіңіз келетінін қағазға түсірмеңіз. Тек не істеу керектігін енгізіңіз: тіс дәрігеріне бару, кездесу, рейс. Егер нақты мерзім болмаса, істі Келесі қадамдарға жылжытыңыз.

3. Ұйымдастыру

Барлығын орнына сұрыптаңыз: бес тізімнің бірінде, болашаққа пайдалы ақпараты бар қалтада, күнтізбеде немесе қоқыс жәшігінде.

Қандай да бір себептермен тоқтап қалған істерді «Күту тізіміне» қосыңыз. Мысалы, электрондық поштаға жауап алғанша немесе жеткізуді күткенше жалғастыра алмасаңыз. Әрбір элементтің жанына күнді қосуды ұмытпаңыз.

Келесі қадамдарда мүмкіндігінше тезірек орындалуы керек тапсырмалар болуы керек. Оларды жүзеге асыруға болатын физикалық әрекеттер ретінде тұжырымдаңыз, осылайша іске кірісу оңайырақ болады. Мысалы, «біреудің баламен отыруын ұйымдастырғаннан» гөрі, «Ленаға қоңырау шалып, оны бейсенбі күні кешке баламен бірге отырғызуын ұйымдастырыңыз» деп жазған дұрыс, бірақ мәні бірдей.

Ең дұрысы, «Келесі» ішіндегі әрбір элементке мәтінмәндік тег қосу керек. Қайда, кіммен, нені алып жүру керек екенін айтып береді. Мысалы, сізде «сауда», «жұмыста», «балалармен», «телефон», «компьютер» тегтері болуы мүмкін. Сондай-ақ бұл іске қанша уақыт бар екенін немесе оның қандай басымдылық бар екенін көрсетуге болады. Содан кейін, қажет болса, барлық істерді тегтер бойынша жылдам сұрыптауға болады.

4. Шолу

Барлық тізімдерді аптасына бір рет тексеруді ұмытпаңыз. Кіріс жәшігінде заттарды неғұрлым ұзақ қалдырсаңыз, олармен кейінірек жұмыс істеу қиынырақ болады.

• Әрбір жоба үшін келесі әрекетті анықтау керек.
• «Келесі» бөліміндегі әрбір элемент алдағы аптада орындағыңыз келетін нәрсе болуы керек. Барлық қажет емес нәрселерді «Бір күні» тізіміне жылжытыңыз немесе оларды толығымен жойыңыз.
• Уақыт өте келе бір нәрсені «Бір күні» тізімінен «Келесі қадамдарға» жылжытуға тырысыңыз.

5. Орындау

Әрекет жасаңыз! Жүйені дұрыс ұйымдастырған болсаңыз, бұл ең оңай қадам болады. Алғашқы төрт қадамды жүйелі түрде қайталай отырып, тізімдегі барлық нәрселер алға жылжып, мақсаттарыңызға жақындау үшін қажет екеніне толық сенімді боласыз.