Кездесулерді тиімді ету үшін оларды қалай жоспарлау керек

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Уақытыңызды босқа өткізбеңіз.

Сіз кездесулерді ұнатпауыңыз мүмкін, бірақ сіз оларды әлі де өткізуіңіз керек. Бұл кез келген компаниядағы жұмыс процесінің маңызды бөлігі. Кездесулерді пайдалырақ және жылдамырақ етудің бір жолы - оларды мұқият жоспарлау. Экономика ғылымдарының докторы Ольга Демьянованың «Жылдам және тиімді кездесулер. Дайындықтан қалаған нәтижеге дейін».

«Alpina PRO» баспасының рұқсатымен Lifehacker екінші тараудан үзінді жариялайды.

Кездесулердің өзі проблема емес. Олар тіпті қажет және биліктің басқарушылық атрибуты болып табылады. Ұзақ уақытқа созылған пайдасыз және тиімсіз жиындардан арылу керек.

Кездесулердің ең көп таралған түрлері:

• апта сайынғы;
• стратегиялық;
• жұмысшылар;
• есеп беру;
• кездесулерді жоспарлау;
• миға шабуыл;
• іскерлік сұхбаттар мен кездесулер;
• брифингтер.

Бұл түрлердің барлығын төрт негізгі топқа топтастыруға болады:

1. ұзақтығы бойынша: жылдам (30 минутқа дейін) және ұзақ (бір сағаттан астам);
2. қатысушылардың саны бойынша: 10 адамға дейін және одан да көп;
3. мақсаты бойынша: жұмыс, саяси және ақпараттық;
4. уақыт бойынша: жоспарлы және жоспардан тыс.

Кездесуді жоспарлау Талап етілетін төлсипаттар

Нені жоспарлау керек:

• мақсаттар;
• күн тәртібі;
• шақырылғандар тізімі;
• кесте;
• ақпараттық материалдар;
• хаттаманың сақталуына жауапты;
• сөйлеуге арналған уақыт шегі.

Басшы ең алдымен жиналыстың мақсаттарын ескеруі керек. Бұл күн тәртібі мен қатысушылардың тізімі, уақыты мен ережелері үшін бастапқы нүкте.

Кездесулердің негізгі мақсаттары:

1. Жаңа ақпарат – ақпараттық кездесуге:

• маңызды жаңалықтар мен саясаттағы өзгерістер;
• жоспарлар мен стратегияларды талқылау;
• қысқа мерзімді болжау;
• жаңа өнімдер мен тәсілдерді ұсыну;
• бюджетті талқылау;
• кадрлық мәселелер.

2. Оқиғаларды бақылау және жедел шешімдер қабылдау – кезекті отырыстар үшін:

• негізгі тәуекелдер мен қиындықтар;
• прогресті бағалау параметрлері;
• негізгі процестер мен қажетті өзгерістерді бағалау;
• не болып жатқанын талқылау: не жақсы болып жатыр, нені жақсарту керек;
• негізгі сабақтар мен әрекеттердің нәтижелері;
• күш-жігерді үйлестіру;
• коммуникациялар.

3. Мотивация – шығармашылық кездесулер, жаңа тәсілдерді дамыту және команда құру:

• әрекетке мотивация;
• ұжымдық шешім қабылдау;
• жеке және ұжымдық табысқа құрмет көрсету.

Осылайша, мақсат жиналыстың түріне және оны ұйымдастыру үлгісіне әсер етеді. Мысалы, брифинг сессиялары қатысушылардың саны мен ұзақтығы бойынша ерекшеленеді. Тұрақтылар жоспарлы сипатта болады, олар уақыт бойынша жылдамырақ және қатысушылар саны шектеулі. Шығармашылық кездесулер арнайы дайындықты қажет етеді: жиһазды ұйымдастыру (әдетте бөлек үстелдер), шай, кофе және бейресми жағдай; дресс-кодты сақтауды талап етпейді.

Рейтингтік кездесу сұрақтарына арналған Эйзенхауэр матрицасы

Кездесу маңызды шешімдер қабылданатын және проблемаларды жеңетін алаң екенін есте ұстаған жөн. Эйзенхауэр матрицасы - барлық мәселелер мен сұрақтар жиналатын өріс. Олар маңыздылығы мен өзектілігі бойынша жіктеледі.

	Шұғыл	Асықпаңыз
Маңызды	А	Б
Маңызды емес	C	D

А квадраты: маңызды және шұғыл мәселелер

Маңызды және шұғыл мәселелердің шаршысы бос немесе кішкентай болуы керек. Бұл белгіленген мерзімге жеткеніңізді көрсетеді. Егер мұндай жағдайлар көп болса, бұл ұйымдаспаудың белгісі. Шаршылауға болатын жағдайлардың мысалдары:

• функционалдық міндеттеріңізге тікелей қатысты және сіздің жұмысыңызға әсер ететін жағдайлар;
• сәтсіздігі проблемалар тудыруы мүмкін жағдайлар;
• ұжымдағы денсаулық пен психологиялық ахуалға қатысты мәселелер;
• команданың қауіпсіздігіне әсер ететін мәселелер;
• нәтижелері келісу немесе басшылыққа ұсынылуы қажет істер.

B алаңы: маңызды, бірақ шұғыл емес мәселелер

Тапсырмалар немесе мәселелердің өзектілігі болмаған кезде және олардың орындалу уақыты нақты болмаса, орындаушының өзі уақытты тағайындайды. Бұл шаршыға кәсіпорындағы функционалдық мүмкіндіктеріңізге қатысты барлық нәрселерді, сіз тұрақты түрде жасайтын нәрселерді қамтиды және, әдетте, олардың орындалуы кәсіпорындағы жалпы кестеге байланысты (мысалы, қорытынды дайындау. есеп беру). Белгілі бір уақытты қажет ететін зерттеу тапсырмаларын да осындай жағдайларға жатқызуға болады, бірақ еңбек шығындарының көлемі аяқталу сәтіне дейін түсініксіз. Бірінші және екінші алаңдардың тапсырмалары үнемі бақылауда болуы керек, сондықтан оларды жиналыстардың күн тәртібіне енгізу орынды.

С квадраты: шұғыл, бірақ маңызды емес бизнес

Бұл алаңдаушылық. Көбінесе олар маңызды міндеттерге назар аударуға кедергі келтіреді және тиімділікті төмендетеді. Әрқашан өз мақсаттарыңызды есте сақтаңыз және маңызды мен екінші орынды ажыратуды үйреніңіз.

Бұл шаршыға кіру керек:

• бүйірден біреу жүктеген кездесулер немесе келіссөздер;
• бағыныштылар шеше алатын мәселелерді талқылау;
• іскерлік емес мәселелерді талқылау;
• дерексіз тақырыптарды талқылау.

D квадраты: шұғыл емес және маңызды емес мәселелер

Бұл санаттағы істер сізді жобаларда алға жылжытпайды, бірақ олармен жұмыс істеуге алаңдайды.

• мүлдем пайда әкелмеу;
• олармен мүлдем айналыспау пайдалы;
• Уақыт жегіштер.

Әрбір мақсат үшін көшбасшы келесі сұрақтарды қояды:

• Қарастырылып отырған мәселе бойынша кімнің ақпараты мен білімі бар?
• Бұл мәселе кімнің мүддесін қозғайды?
• Шешім кімге байланысты?
• Талқыланатын ақпаратты кім білуі керек?
• Қабылданған шешімдерді кім жүзеге асырады?

Жоба кездесулерін жоспарлау кезінде 99/50/1 әдістемесін пайдалануға болады.

Көшбасшы жобаның үш маңызды нүктесінде кездесулер ұйымдастырады:

• басында - барлық қатысушыларды жобаның қарқынына батырып, топты құру үшін;
• аралық кезеңде – қажет болған жағдайда атқарылған жұмыстардың нәтижелерін және одан әрі түзетулерді талқылау;
• мәре сызығында, жалпы көлемнің 1%-ын орындау қалғанда – алдын ала қорытындылау үшін.

Бұл уақыт кездесулердегі уақытты тиімді пайдалануға көмектеседі.

Күн тәртібі

Күн тәртібі – отырыста шешілетін міндеттер жоспары. Әр сөздің уақытын нақты белгілеп, талқылауға және барлық қатысушылардың кері байланысына жеке уақыт бөлу қажет.

Кездесудің уақытын жоспарлау кезінде мыналарды ескеру маңызды:

• күн тәртібіндегі мәселенің маңыздылығы;
• әрбір орындауға арналған уақыт шегі;
• қажет болған жағдайда үзілістер;
• Қосымша маңызды ақпарат үшін уақыттың 20%.

Күн тәртібі барлық отырысқа қатысушыларға жіберіледі.

Сөздердің уақыты мен ерекшеліктерін белгілейтін күн тәртібі

1. Шарттарды жасау бойынша жұмыстардың нәтижелері. И. Ивановтың баяндамасы (15 минут).
2. Жабдықтарды тасымалдаудағы проблемалар. И. Петровтың баяндамасы (15 минут).
3. Жоба жұмысының нәтижелері мен жоспарлары. Т. Сидоровтың баяндамасы (20 минут).

Басталуы 11:00.

12:15-те аяқталады.

Кездесулерді жылдам және тиімді өткізу үшін өзіңізді жаттықтыруыңыз керек!

Сіздің уақыт нұсқауларыңыз:

Маңызды және шұғыл	12 минут
Маңызды және шұғыл емес	24-36 минут Шұғыл және маңызды: 12 минут - Парето принципі мұнда жұмыс істейді: уақыттың 20% нәтиженің 80% құрайды, орташа кездесу бір сағат (60 минут), ең өнімді уақыт 12 минут (60 минуттың 20%). Маңызды және шұғыл емес: әдетте жоспарланған. Мұндай кездесулердің тиімді уақыты 24–36 минут. Мұнда 60/40 әдісі жұмыс істейді, оған сәйкес күннің жоспарын жасаған кезде уақыттың 40% бос қалдырылуы керек, 60% жоспарланған жұмысқа, оның ішінде 20% «болжауға болмайтын» және Өздігінен пайда болатын немесе ілесіп жүретіндер үшін 20%. Кездесудің орташа уақыты бір сағат (60 минут) болса, жоспарланған маңызды, бірақ шұғыл емес мәселелерге арналған уақыт 24-36 минутты (60 минуттың 40-60%) құрайды.
Маңызды емес және шұғыл	Телефон және басқа да байланыс құралдары арқылы тапсыру және бақылау, бақылау үшін үш минуттан аспайды.
Маңызды емес және шұғыл емес	Делегация және басшылықтың бақылауы, әр делегацияға бір минуттан аспайды.

Шақырылғандар тізімі

Жылдам жиналыстарға қатысушылардың оңтайлы саны - 5-7 адам. Жиналыс жетекшісінің фасилитаторлық дағдылары болса, 8-12 адам қабылданады.

Идеяларды құру, мақсат қою және ұшу үшін идеалды композиция 15 адамнан аспайды.

Google-де айтылмаған ереже бар - қатысушылардың максималды саны 10 адамнан аспайды.

Amazon-да екі пицца ережесі бар: жиналыста екі пицца тамақтандыруға болатындай көп адам болуы керек.

8-18-1800 ережесі бар:

• 8 адамнан артық емес – жұмыс мәселелерін шешу;
• 18-ден артық емес – миға шабуыл, мәселені ұжымдық шешу;
• 1800 адамға дейін - ақпарат және қарым-қатынас мүмкіндігі.

Bain and Company зерттеуі шешім қабылдау топтарында әрбір қатысушының жетеуінен астамын қосу тиімділіктің шамамен 10% төмендейтінін айтады.

Жиналыстарға тікелей жауапты адамдар қатысуға міндетті.

Apple әрбір жиналыс элементінің жанында жауапты адамның атын көрсетеді. Осылайша, әрбір қызметкерге жүктелген тапсырма аясында нақты жауапкершілік аймағы бар.

Егер сіз жиі кездесулер ұйымдастырсаңыз, бұл кітап міндетті түрде пайдалы болады: Ольга Демьянова осындай кездесулердің барлық қатысушыларының тиімділігін арттыруға көмектесетін 16 әдіс пен төрт зерттеу құралын ұсынады.