Жолда қалуға көмектесетін 7 тиімді жоспарлау әдісі

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Энергия тізімі, GTD, Bullet Journal және басқа опциялар, олардың арасында сізге сәйкес келетіні сөзсіз.

1. Карточкалар әдісі

Бұл жоспарлау әдісін тайм менеджменті бойынша атақты ресейлік маман Глеб Архангельский ұсынған. Ол бизнес-коучинг береді, кітаптар жазады, тіпті тайм менеджмент бойынша жеке консалтингтік компаниясын басқарады. Кейбір принциптермен қатар Глеб карталарды пайдаланып жылдам жоспарлау әдісін де әзірледі.

Бұл қалай жұмыс істейді

Бұл жағдайда қалың күнделік қажет емес: бірнеше парақ қағаз жеткілікті. Әртүрлі мақсаттарға арналған үш картаны алыңыз. Олар түрлі-түсті, жазбалармен немесе стикерлермен болуы мүмкін. Ең бастысы, олар бір-бірінен ерекшеленеді және, әрине, сізге ұнайды.

Бірінші карта стратегиялық болып табылады. Ол сіздің негізгі мақсаттарыңызды қамтиды, оған жету үшін сіз барлық күш-жігеріңізді салуыңыз керек. Екіншісінде, ұзақ мерзімді мақсаттарға арналған, сіз бір жылға немесе бірнеше жылға арналған барлық іс-шаралар мен жоспарларды алдын ала жазасыз. Үшінші картада алдағы күннің ең маңызды оқиғасы болады. Және, әрине, ол жиі өзгереді.

• Деңгей: жаңадан келген.
• Плюс: жоспарлау өнерін түсінудің қажеті жоқ. Барлығы мүмкіндігінше жылдам және қарапайым.
• Минус: маңызды емес нәрселер әлі де жоспардан тыс қалады. Сондықтан сіз оларды толығымен ұмыта аласыз.

2. Айви Ли әдісі

Америкалық журналист Айви Ли әдістемесінің сұлулығы оның қарапайымдылығы мен жүйелілігінде. Жұмысты бастау әрекеттерінің көпшілігі жоспардың жоқтығы, назардың болмауы және дұрыс емес басымдықтардың салдарынан сәтсіздікке ұшырайды. Бұл мәселелерді шешу үшін Ли күніне алты тапсырмамен шектеліп, оларды бірінен соң бірі орындауды ұсынады.

Бұл қалай жұмыс істейді

Күннің соңында алты негізгі нәрсені анықтап, ең маңыздыларынан бастап, оларға басымдық беріңіз. Келесі күні, таңертең бірден тізімдегі бірінші тапсырманы бастаңыз, ал оны орындағаннан кейін келесі тапсырманы орындаңыз. Жеңіске жеткенше.

• Деңгей: жаңадан келген.
• Плюс: Бұл жоспарлауды әлдеқайда жеңілдетеді, бастауды жеңілдетеді және мақсаттарыңызға берік болған кезде тұрақтылықты сақтайды.
• Минус: егер күн ішінде жоспарланбаған әрекеттер жиі болса, әдіс жақсы жұмыс істемейді.

3. Бағалау әдісі

Көбінесе жоспарлау процесінде маңызды тапсырмалар кішігірім тапсырмалар арасында жоғалып кетеді. Себебі, біз олардың басымдығын белгілемейміз. Тапсырманы орындау қажеттілігін түсінсеңіз де, оны жазбаша түрде айту маңызды. Шынында да, жұмыс күнінде әрбір істің маңыздылығын барабар бағалауға уақыт әрқашан бола бермейді.

Бұл қалай жұмыс істейді

Жоспарланған тапсырмаларға маңыздылық дәрежесіне қарай нөлден екіге дейін ұпай беріңіз. Негізгі басымдық – екі тармақ. Бір ұпайлық тапсырманы кейінірек орындауға болады. Ал кішігірім міндеттер мен күнделікті тапсырмалар нөлдік ұпай алады.

Жұмысты күннің соңында бағалауды ұмытпаңыз, мысалы, бес балдық шкала бойынша. 1 немесе 2 алған орындалмаған іс алдағы жұмысқа әсер етіп, қолайсыздық туғызады. Мектептегі нашар бағалар сияқты. Бұл сіздің жеке өнімділікті түсіну және кестеңізді басқару үшін маңызды.

• Деңгей: жаңадан келген.
• Плюс: әдіс тапсырмалардың маңыздылығын бағалауға және тиімділігін басқаруға үйретеді.
• Минус: барлығына жарамайды. Тапсырмаларға басымдық берілуі мүмкін және жұмысқа келгенде сандар шатасуы мүмкін.

4. Энергия тізімі

Әрбір тапсырма әртүрлі ақыл-ой немесе физикалық күш салуды талап етеді. Сонымен қатар, қысқа мерзімді әрекеттер ұзаққа қарағанда көбірек энергия алуы мүмкін. Бұл әдістің мәні - барлық тапсырмаларды қажетті күш-жігерге сәйкес бөлу және оларды өзіңізді қалай сезінетініңізге байланысты қабылдау.

Бұл қалай жұмыс істейді

Істер тізімін жасаған кезде барлық тапсырмаларды үш санатқа бөліңіз: қатты, орташа және жеңіл. Біріншісі - максималды концентрация мен стрессті қажет ететін барлық нәрсе, екіншісі - қарапайым бизнес, соңғысы - автоматты түрде орындалатын қарапайым жұмыс. Жұмысты бастамас бұрын күш деңгейін бағалап, сәйкес тапсырманы таңдаңыз.

• Деңгей: әуесқой.
• Плюс: сылтаулар жұмыс істемейді, өйткені уақыт пен күш қанша болса да, әрқашан істейтін нәрсе бар.
• Минус: өзін-өзі тәрбиелеу қажет. Сіз күш-қуатқа толы болсаңыз, сіз қиын нәрселерді қабылдауыңыз керек және оларды жеңіл күнделікті пайдаға тастамауыңыз керек.

5. 1-3-5-әдіс

Жағдайлардың көп саны оларды қабылдауға деген құштарлықты төмендетеді. Сондықтан тайм-менеджмент бойынша көптеген сарапшылар тоғызға дейін тапсырманы бөліп алып, маңыздылық дәрежесіне қарай орындауға кеңес береді.

Сонымен, кішігірім мақсаттар жоспарланған тапсырмалардың ең маңыздыларын орындай отырып, басқа күнге ауыстырылуы мүмкін. 1–3–5 әдісін пайдалану өте оңай, бірақ тапсырмаларды оқшаулау үшін біраз уақыт пен күш қажет.

Бұл қалай жұмыс істейді

Күн сайын өзіңіз үшін тоғыз нәрсені жоспарлаңыз: 1 - ең маңызды тапсырма, әрқашан басымдық болады; 3 - жұмыс күні ішінде шешімін талап ететін істер; 5 - мүмкіндігінше орындалатын шағын тапсырмалар.

Істердің санын сақтап, одан асырмау керек екенін ұмытпаңыз. Әйтпесе, әдіс тиімсіз болады.

• Деңгей: әуесқой.
• Плюс: қазірдің өзінде жоспарлау процесінде қажет емес тапсырмалар жойылып, тізімде тек шынымен қажеттілері қалады.
• Минус: маңызды тапсырмалардың саны ұсынылғаннан асатын күндерде техника жұмыс істемейді.

6. GTD - Істі аяқтау

Орыс тілінде техниканың атауы «Заттарды аяқтау» немесе «Заттарды қалай ретке келтіру керек» сияқты естіледі. Оны тайм менеджменті бойынша американдық сарапшы Дэвид Аллен әзірлеген.

Осы аттас кітапта ол бос емес адамның миын ағымдағы тапсырмалардан босату маңызды екенін ұсынды. Бұл олардың сапалы орындалуына назар аударудың бірден-бір жолы. Бұл әдіс үстелді жоспарлаушыны сақтау үшін тамаша.

Бұл қалай жұмыс істейді

GTD әдісін сенімді пайдалану үшін оған үйрену керек. Тапсырмаларды бағалаудың тұтас жүйесі бар және оны бірден жеңу оңай емес. Заттарды жазып, оларды арнайы белгілермен белгілеңіз:

1. Бос шеңбер - орындалатын тапсырма.
2. сызылған жолағы бар шеңбер қазір орындалып жатқан тапсырма.
3. Жартылай толтырылған шеңбер – тапсырма толық орындалмаған.
4. Толтырылған шеңбер – тапсырма орындалды.
5. Айқыш белгісі бар шеңберден бас тартылды.
6. Көрсеткі бар толтырылған шеңбер - Тапсырманы басқа біреу орындауда.
7. Леп белгісі ең маңызды тапсырма болып табылады.
8. Нүкте бар шеңбер - бұл тапсырманы үнемі есте ұстау керек.

• Деңгей: әуесқой.
• Плюс: жедел жоспарлаудың кеңейтілген нұсқасы. Тапсырмалардың басымдылығын қадағалаудың қажеті жоқ. Егер сізде жұмыс болса - оны жасаңыз.
• Минус: әдіс ұзақ мерзімді жоспарлауға нашар бейімделген. Негізгіге қосымша ретінде қолайлы.

7. Bullet Jornaling

Жоспарлаушының ең икемді нұсқасы - жоспарлаушы және бір уақытта жеке күнделік. Оны американдық дизайнер Райдер Кэрролл ойлап тапты және жоғарыдағы бейне оқулықта түсіндірілді.

Бұл әдіс күнделікке кез келген кездейсоқ ойларды, сондай-ақ маңызды іскерлік тапсырмаларды немесе ұзақ уақытқа жоспарларды жазуға мүмкіндік береді. Мұнымен күресу оңай емес, бірақ үйреніп алсаңыз, жоспарлаудан ешқашан бас тартпаңыз.

Бұл қалай жұмыс істейді

Бірінші бетте бөлім тақырыптары бар мазмұнды жасаңыз және оны барған сайын толтырыңыз. Келесі үлкен мақсаттар мен маңызды күндермен жыл сайынғы кері қайтару. Бұл сіздің жоспарларыңызды тұтастай бағалауға көмектеседі. Ай сайынғы өзгерістер келесі беттерде. Сол жақта ай күндерін және апта күндерін жазыңыз. Оларға қарама-қарсы оқиғаларды белгілеңіз, олардың күндері міндетті түрде өзгермейді. Оң жақта бір айға арналған ортақ тапсырмалар.

Қажет болса, әр аптаға тапсырмалар қосуға немесе тіпті күнді сағатқа жоспарлауға болады. Әртүрлі тапсырмаларды бөлектеу үшін арнайы таңбаларды пайдаланыңыз. Алғашында мұндай жазбаларды пайдаланып үйренгенше бөлек қағазға жазып алған дұрыс. Ең бастысы, мазмұнға айлар беттерін немесе, мысалы, тізімдерді қосуды ұмытпаңыз.

• Деңгей: кәсіби.
• Артықшылықтары: кәдімгі опциялардан айырмашылығы, бұл күнделік кез келген күннен, тіпті кәдімгі жазу кітапшасынан басталуы мүмкін. Мұнда бақылау парақтары мен тізімдерін жасау да ыңғайлы.
• Минустары: барлық мәліметтерді сұрыптап, осы әдіске үйрену үшін уақыт қажет.