Барлығына үлгеру үшін тапсырмаларды қалай дұрыс топтастыру керек

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Тапсырмалар тізімін ретке келтіру арқылы өнімділікті арттырыңыз.

Көп тапсырманы орындау соншалықты жақсы нәрсе емес екенін бәрі бұрыннан біледі: ол бір нәрсеге тиімді назар аударуға кедергі жасайды.

Мәселе мынада, бір тапсырмадан екіншісіне ауысу көп уақытты алады - бұл Multitasking: Switching шығындарының зерттеулерімен расталады. Адамдар ағымдық күйге енген кезде ең тиімді жұмыс істейді: басқа ештеңеге алаңдамай, бір әрекетке толығымен шоғырланған.

Өкінішке орай, ағынды ұстау әрдайым мүмкін емес, өйткені біз үнемі назар аударуды қажет ететін әртүрлі нәрселердің шоғырымен су астында қаламыз. Дегенмен, әртүрлі әрекеттер арасында уақыт пен энергияны ысырап етуді азайтуға мүмкіндік беретін бір трюк бар. Бұл тапсырма топтамасы деп аталады.

Бұл әдістеменің мәні келесідей: сіз бір типтегі тапсырмаларды деп аталатын пакеттерге біріктіресіз, содан кейін оларды жаппай орындайсыз. Бәрі оңай.

Топтық тапсырмаларды орындау неге пайдалы?

Кездейсоқ тәртіппен істерді орындау оңай: жоспарлау, басымдық беру және басқа да қызықсыз нәрселермен айналысудың қажеті жоқ. Сіз бірдеңені еске түсірдіңіз - және сіз оны жасадыңыз. Сосын келесі тапсырмаға көштік.

Дегенмен, бұл тәсіл сіздің назар аудару қабілетіңізге өте пайдалы емес. Psychology Today журналында жарияланған The True Cost Of Multi-Tasking зерттеуіне сәйкес, адам бір-бірімен байланысы жоқ тапсырмалар арасында ауысқанда өнімділігінің 40% дейін жоғалтады.

Басқаша айтқанда, егер сіз алдымен есеп жазып, содан кейін электрондық пошталарға жауап беруді бастасаңыз, содан кейін қағаз құжаттарды сұрыптап, содан кейін есепке қайта оралсаңыз, әр уақытта алдыңғы тапсырмаға ұқсамайтын жаңа тапсырмаға зейін қоюға уақыт жұмсайсыз. Том ДеМарко, «Адам факторлары: табысты жобалар мен командалар» кітабының авторы бұл «берілістерді ауыстыру» 15 минут немесе одан да көп уақытты алуы мүмкін деп мәлімдейді.

Топтық топтау тапсырмалары бір әрекеттен екіншісіне өтуді жеңілдетеді. Тапсырмаларыңыз неғұрлым ұқсас болса, біреуін аяқтағаннан кейін келесісін орындау оңайырақ болады.

Пакеттік өңдеуді қалай қолдануға болады

1. Істер тізімін жасаңыз

Алдымен қарапайым тізімде не істегіңіз келетінін жолдан-жолға жазыңыз. Мұны қағазда жасауға немесе көптеген тапсырмаларды басқару қолданбаларын пайдалануға болады. Ең бастысы - барлығын түзету. Күн сайын (немесе кем дегенде аптасына бір рет) жоспарлауға біраз уақыт бөлу өте қолайлы.

2. Тапсырмаларды санаттарға бөлу

Енді тізім дайын, оның барлық элементтерін санаттарға бөліңіз. Олар әртүрлі болуы мүмкін - қалағаныңызды таңдаңыз. Ең бастысы, бұл ыңғайлы және көрнекі.

Мысалы, «Келіссөздер» бөлімінде «Электрондық хаттарға жауап беру» немесе «Әріптестерге қоңырау шалу» және «Мәтін» бөлімінде «Мақала жазу» және «Өңдеу енгізу» сияқты тапсырмаларды жинаңыз. Үй жұмыстары, жұмыс тапсырмалары, дүкендер және т.б. үшін бөлек санаттарды жасаңыз. Мұндай реттелген тізімде шарлау оңайырақ болады.

Басқа нұсқа - тапсырмаларды орындалатын жерге сәйкес пакеттерге жинау. Мысалы, барлық сатып алуларды «Супермаркет» орнына, ал жұмыс тапсырмаларын «Офис» орнына және т.б. байланыстырыңыз. Осылайша, егер сіз өзіңізді дүкеннің қасында тапсаңыз, істер тізімін қарап, қажетті барлық сатып алуларды бірден көре аласыз.

3. Уақытты блоктаңыз

Тапсырмаларды пакеттік өңдеу уақытты блоктау деп аталатын әдіспен бірге тамаша жұмыс істейді. Тізімді санаттарға бөлгеннен кейін әрбір санат үшін белгілі бір күн уақытын бөліңіз. Күнтізбеңізге сәйкес блокты қосыңыз. Уақыттың бір блогында тек бір санаттағы нәрселерді орындаңыз және басқаларын елемеңіз.

Тағы бір нұсқа - танымал Pomodoro техникасын тапсырмаларды топтастыруға байланыстыру. 25 минут ішінде сіз бір пакеттен үзіліссіз тапсырмалармен айналысасыз. Содан кейін 5 минут демалыңыз. Содан кейін циклды басқа істер тобымен қайталаңыз.

4. Ең жоғары өнімділікті қарастырыңыз

Күннің қай уақытында ең өнімді болатыныңызды шешіңіз. Көптеген адамдарда бұл таң бар, бірақ қараңғыда назар аударуды жеңілдететін түнгі үкілер де бар. Өнімділіктің шыңын табыңыз және оның ішіндегі ең жоғары басымдықты санаттардағы тапсырмаларды орындауға тырысыңыз.

5. Мазасыздықты жою

Келесі тапсырмалар тобын орындауды бастағанда, сізді кездейсоқ хабарландыру немесе телефон қоңырауы мазаламағанына көз жеткізіңіз. Смартфонды тексеру үшін арнайы уақыт бөлуге болады. Бір санаттағы тапсырмаларды шешіп жатқанда, қалғандары туралы ойламаңыз.

Қандай тапсырмаларды топтастыруға болады

Шын мәнінде, жалпы, кез келген. Скотт Янг, жазушы, бағдарламашы, кәсіпкер және пакеттік өңдеудің үлкен жанкүйері бірнеше мысалдар келтіреді:

• Электрондық пошта.«Аптасына 4 сағат қалай жұмыс істеу керек» кітабының авторы Тим Феррис кейде сағатына 300 электрондық хат алады. Және мұндай көлемге қарамастан, ол күніне бір рет жауап береді, арнайы уақытты осы үшін бөледі.
• Оқу. Арасында бірдеңені оқу пайдасыз, өйткені бәрібір көп нәрсені есте сақтай алмайсыз. Ақпаратты мұқият қабылдау сізге қай уақытта ыңғайлы екенін өзіңіз анықтаңыз және оқу үшін осы уақытты брондаңыз.
• Телефон қоңыраулары. Бір тізімге қоңырау шалу керек адамдардың аты-жөнін және олардың телефон нөмірлерін жазыңыз. Содан кейін тізімдегі барлық үміткерлерді бірден шақырыңыз. Біріншіден, телефонмен сөйлесу сізді тағы да алаңдатпайды. Екіншіден, сіз адамдар аз жұмыс істейтін және сізбен сөйлесе алатын күн уақытын таңдай аласыз.
• Демалыс және ойын-сауық. Барлық ойын-сауықты - фильмдерді, компьютерлік ойындарды, серуендерді - күннің соңына дейін ауыстырыңыз. Бұл сізді жұмысты тезірек аяқтауға итермелейді және бүгінгі күннің бәрі қайта жасалғанын біле отырып, демалу оңайырақ болады.
• Шопинг сапарлары. Үйден шықпас бұрын, барлық тапсырмаларды, сатып алулар мен тапсырмаларды жинап, оларды бір әрекетте орындаңыз. Мысалы, сіз бір уақытта супермаркетке, пошта бөлімшесіне және химиялық тазалауға бара аласыз. Уақытты ғана емес, бензинді де үнемдеңіз.
• Әлеуметтік желілердегі хат алмасу. Интернетте сөйлесу үшін кешке бір сағат бөліңіз. Ал қалған уақытта әлеуметтік медиа клиентінің хабарландыруларын өшіріп қойыңыз.
• Тамақты пісіру. Мүмкін, сізде күнделікті бірдеңе пісіруге үнемі уақыт жетіспейді. Бақытымызға орай, өркениет бізге микротолқынды пеш сияқты қондырғыны ұсынды. Келесі аптаға тамақ дайындау үшін 1-2 күн қалдырыңыз, содан кейін оны жай ғана қыздырыңыз.
• Жөндеу. Ақырында жиналып, көптен бері күткен үйдің айналасындағы барлық шағын жұмыстарды жасаңыз. Күйіп кеткен шамдарды ауыстырыңыз, есік тұтқасын және тамшылататын шүмекті бекітіңіз.
• Рефлексиялар. Сіз үнемі ойлайсыз ба, бірдеңені жоспарлауға, кейбір мәселелерді шешуге тырысасыз, бірақ сіз үшін ештеңе шықпайды? Скотт Янг тіпті белгілі бір уақытта істеуді ойлауға кеңес береді. Әрі қарай не істейтініңізді және қандай мақсаттарға қол жеткізгіңіз келетінін аптасына 2-3 сағат жоспарлауды әдетке айналдырыңыз.

Иә, бұл үшін тапсырмаларды топтастыру да тапсырма болып табылады. Сондықтан ертеңге тізімдегі заттарды тарату үшін арнайы уақытты, жақсырақ кешке бөліңіз.