Бір ұйымдастырушының 7 қасиеті маған істерді ретке келтіруге қалай көмектесті

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

MyLifeOrganized (MLO) сіздің өміріңіздің сапасын түбегейлі өзгерте алады және заттарды ретке келтіруге көмектеседі. Ол бизнес пен уақытты басқарудың тиімді әдістемесін ұсынады.

Өз өмірін жоспарлап жатқан немесе жоспарлағысы келетін барлық адамдар үнемі бизнес пен уақытты басқарудың ең тиімді әдісін іздейді. Және бұл іздеу жылдарға созылуы мүмкін. «Сіз өміріңізді жоспарлайсыз, немесе ол сіздің басыңыздан өтеді» деген сөзбен дауласу қиын.

Сіз олардың әскерде қалай жоспарлағанын білесіз бе? Айына бір рет барлық офицерлер сыныпқа отырады, онда олар арнайы дәптерге айдың типтік тапсырмаларын, айдың жоспарын және әр аптаның жоспарын жазуы керек. Мұның барлығы түрлі-түсті қарындаштармен боялып, бөлімше командирімен бекітіледі. Одан кейін жоспар келесі айға дейін ұмытылады, шынын айтсам, бұл жай ғана көрсету үшін болды. Ал егер бұл одан да қарапайым болса, онда FIG-де бұл ешкімге қажет емес. Мен мұны 13 жыл бойы жоспарлап келемін …

Әскерден келген соң жұбайым екеумізді «Келесі жылға стратегиялық жоспарлау» тренингіне шақырды. Ал ең үлкен жаңалық – бір жылға жоспарлаған істерімнің барлығы үш айда орындалды. Қазір «нақты қол жеткізуге болатын» жоспарлау менің өмірімнің ажырамас бөлігіне айналды.

Басында бәрі қағаз жүзінде болатын. Технологияның дамуымен ол компьютердің, кейінірек мобильді гаджеттердің балама нұсқаларын іздей бастады.

Дэвид Аллен «Нәрселерді қалай ретке келтіруге болады» кітабында өмірдің, бизнестің және т.б. барлық процестерді толығымен басқаратын мұндай бағдарламалық жасақтама жоқ екенін айтты. Мүмкін, бұл кітапты жазу кезінде болды. Бірақ қазір емес…

Осы тиімді әдістерді іздеуді мен танысқан сәттен-ақ тоқтаттым MyLifeOrganized (MLO). Бұл менің өмірімнің сапасына күрт әсер етті, енді мен тек жоспарланған іс-шараларды аяқтауға тырысамын.

MLO басқа ұйымдастырушылардан несімен ерекшеленеді?

Міне, мен бүгін сіздермен бөліскім келетін алғашқы жеті тармақтың тізімі.

1. Иерархия

Негізгі ұйымдастырушы терезесінің көрінісі ешқандай үлгілермен немесе ережелермен шектелмейді. Сіз иерархияда схемалық түрде көрсетілетін және ағашта ұйымдастырылған мақсаттардың, жобалардың және басқа тапсырмалардың жеке құрылым диаграммасын жасайсыз.

MLO-ны пайдаланған үш жыл ішінде мен көптеген істер тізімін құру схемаларынан өттім және соңында өмір дөңгелегі иерархиясына орналастым. «Өмір дөңгелегі» - бұл бизнесменнің жеке қарым-қатынасында бақытсыз болуына, жақсы отағасы мен әкенің үйде ақшасыз отыруына жол бермейтін, адамның өмірдің барлық саласында жан-жақты дамуы, өте күшті психологиялық әдістемесі.. Яғни, менің диаграммам өмірлік бағыттардан басталады (әрине, бәрі әртүрлі түстермен боялған):

• Жұмыс;
• бизнес;
• Үй;
• отбасы және қарым-қатынас;
• денсаулық және спорт;
• өмірдің жарқындығы;
• жеке даму және т.б.

Бұл маған қай секторда алдыма қандай мақсат қойғанымды, қайсысын күшейту керек екенін және жыл сайынғы жүктемемен дөрекі күш қай жерде екенін көруге мүмкіндік береді. Сонымен қатар, кез келген белгілі бір секторға назар аудару қажет болса, бұл өте ыңғайлы.

Айтпақшы, мұндай иерархияда тапсырма оның барлық ішкі тапсырмалары аяқталмайынша, тапсырмалар тізімінде белсенді болмайды және бұл үшін MyLifeOrganized жүйесіне енгізілген ішкі істер тізімін құру алгоритмінің арқасында ерекше.

2. Істеріңізді автоматты түрде жоспарлау

Мен ешбір ұйымдастырушыда көрмеген ең керемет MLO мүмкіндігі - тапсырманың басталу күні, орындалу мерзімі, маңыздылығы мен шұғылдығы бойынша белгіленген тапсырманың басымдылығын ескере отырып, істер тізімінің автоматты түрде реттелуі. «Схемада» сіз тапсырма параметрлерін орнатасыз, және бұл! Содан кейін бағдарлама сіз үшін реттелген істер тізімін құрастырады.

Егер сіз тапсырмаларды қолмен сұрыптауды ұстанатын болсаңыз, сіз үшін мұндай нәрсе бар …

3. Икемділік. Қалауыңызша жұмыс істейді: сүзгілер, көріністер, фокус, автопішімдеу

Бұл ұйымдастырушының параметрлері мен функцияларының икемділігі таңқаларлық. Жекпе-жек өнерімен салыстырғанда, MLO - бұл «ережесіз сегізбұрыш», мұнда барлығына рұқсат етіледі. Ең бастысы, мұның бәрі тиімді және қажетті нәтижеге әкеледі!

Кез келген жоспарлау түрі (GTD, Covey, «Автофокус» және т.б.)! Ағымдағы істерді басқару! Мақсаттардың жетістіктері!

Сен істей аласың:

• Тапсырмалар мен тізімдердің жеке түрлерін жасаңыз, оларды тек сіздің қиялыңыз басыңызға сала алады.
• Автоматты пішімдеу арқылы жүйені бояңыз (белгішелер, түстер, сіз көрсеткен ережелерге сәйкес толтыру).
• Фокустың көмегімен бір нақты бағытқа, мақсатқа, жобаға шоғырланыңыз.
• Сүзгілерді пайдаланып, белсенді тапсырмалар тізімін кез келген қажетті шарттарға теңшеңіз (мәтінмәттер, мерзімдер, орындалу уақыты, талап етілетін күш, кез келген басқа параметрлерге сәйкестік).
• Осы бағдарламаның функцияларымен кез келген нәрсені жасауға болады. Бірақ ең бастысы, мұның барлығын қажет болған жағдайда ғана қолдануға болады. Қарапайым істер тізімі керек - өтінемін. Бағдарлама қазіргі уақытта қажет емес параметрлермен шамадан тыс жүктелмеген.

Мен күшті көрнекімін! Сондықтан мен үшін «көруге» қатысты барлық нәрсе қабылдау үшін өте маңызды. Бұл жерде тіпті сіздің жүйеңіздің сұлулығы туралы емес, мұның бәрі маған тиімдірек болуыма көмектесетіні туралы.

MLO-да мұның барлығы автоматты пішімдеу функциялары арқылы қол жетімді. Ең бастысы, қатаң ережелер жоқ, тек менің қиялдарым:

• Барлық маңызды тапсырмалар қызыл және қою түспен белгіленген.
• Жалаушалардың көмегімен мен тапсырмаларды тапсырамын және оларды толығымен бақылаймын (тапсырма қоямын, оны бақылауда ұстаймын, аяқталуын күтемін), сонымен қатар басшылықтың маған жүктеген тапсырмаларын орындаймын және бақылаймын (оларды мен аяқтаймын деп күтемін)).
• Әртүрлі бөлімдердің қалталары мен үшін әртүрлі түстерге ие және сіз бұл қалтада тапсырмалар бар-жоғын көре аласыз. Бұл өте ыңғайлы және тапсырмалармен және қалталармен жұмыс істеу уақытын үнемдейді.
• Мен белгішелерімді белгілі бір тапсырмалар топтарына тағайындадым (қоңыраулар, басып шығару), т.б.

Олар айтқандай, жүз рет естігеннен бір рет көрген жақсы, сондықтан менің жеке жұмыс диаграммамның барлық даңқымен экраны:

4. Тәуелділіктер

Басқа тапсырма орындалмайынша орындалмайтын тапсырмалар бар:

• Біз дюбельді бұранда сатып алмайынша және көршімізден перфораторды қарызға алмайынша суретті іліп қоя алмаймыз.
• Біз жарма мен басқа ингредиенттерді сатып алмайынша ботқа пісіре алмаймыз.

Және осыған ұқсас мысалдар көп. MyLifeOrganized осы тәуелділіктердің барлығын ескереді, ұйымдастырады және анық көрсетеді.

Сонымен қатар, сіз бір тапсырманың екіншісіне тәуелділігін конфигурациялап қана қоймай, сонымен қатар келесі тапсырма белсенді болатын уақыт аралығын да көрсете аласыз.

5. Шолу

Қазіргі уақытта орындалмайтын тапсырмалар мен идеялар бар. GTD-дегі бұл мәселелер Бір күні/Мүмкін деп санатталған және маңызды идеяны керек уақытта жіберіп алмау үшін апта сайынғы шолуда қаралу ұсынылады.

MyLifeOrganized-де мұндай тапсырмалар үшін бөлек «Шолу» көрінісі бар, онда сіз оларды көргіңіз келетін жиілікті орнатуға болады (іс-қимыл жасау немесе кейінге қалдыру туралы шешім қабылдау үшін жадты жаңарту).

Келісіңіз, барлық идеялар, армандар мен болашаққа арналған міндеттер апта сайын өзіңіз туралы еске салуды қажет етпейді.

• Мен бір күні сатып алғым келетін нәрсені айына бір рет жалақыдан бұрын көру үшін бағдарламада орнаттым.
• Мен барғым келетін / демалғым / саяхаттағым келетін жерлерді мен жыл сайынғы немесе жартыжылдық көру үшін орнатамын.

6. Талдау

Белгілі бір қасиеттері бар тапсырмаларды бірден енгізуге ыңғайлы болу үшін бағдарламада мәтін енгізуді талдау мүмкіндігі бар.

Мынау не?

Тапсырманы енгізу кезінде «Тапсырманы ертең сағат 10:00-де орындау, еске түсіру-5 @ Жұмыс» деп жазу жеткілікті және Alt + Enter пернелерін басыңыз, сонда бағдарламаның өзі «Тапсырманы орындау» тапсырмасына басталу күні мен мерзімін тағайындайды. күн, еске салғыш орнату, маңыздылықтың ең жоғары дәрежесін және қажетті контекстті тағайындаңыз.

Бұл бір ғана мысал, және MLO-да мұндай опциялардың үлкен саны бар.

Міне, MyLifeOrganized анықтамалық нұсқаулығынан берілген сан мен уақытқа түрлендіруге болатын дұрыс енгізудің мысалдары:

• ертең 15:00;
• 5 күн ішінде;
• жұма (ең жақын болашақ жұма);
• сейсенбі 11:20;
• 26 қаңтар;
• 3 аптадан кейін 14:00;
• 30 минуттан кейін;
• 2 айдан кейін;
• бүгін 1 сағат 25 минуттан кейін;
• бір жылдан соң.

7. Сайттағы еске салу

Android және iOS құрылғыларындағы еске салғыштар уақыт бойынша ғана емес, сонымен қатар орынға байланысты болуы мүмкін.

Дэвид Алленнің фонарь батареяларының мысалын есіңізде ме? Бұл жақсы, дейді олар, жүйе қол шамы қажет болған кезде үйде емес, дүкендегі өлген батареяларды еске түсіреді.

Сонымен, MyLifeOrganized сізге дүкенде дәл еске салады.

Шығару

Бұл ұйымдастырушыны сізбен үнемі бірге болатын, өміріңіздің барлық мәселелерін толығымен шешетін және бәрін уақытында еске түсіретін жеке хатшымен салыстыруға болады.

Бұл мақалада мен осы ұйымдастырушының мен үшін ең маңызды жеті нүктесіне ғана тоқталдым. Осы бағдарламаның функционалдығын меңгере отырып, сіз мүмкіндігінше тиімді және тиімді болатыныңызға және ешқашан ештеңені ұмытпайтыныңызға сенімдімін.

Егер сіз кенеттен пайдаланылған ұйымдастырушымен жоспарлау сұрақтарын шеше алмасаңыз немесе жоспарлаушыға жеке талаптарыңыз болса, бұл туралы осы мақалаға түсініктемелерде жазыңыз.

Мен сізге бұл бағытта мүмкін емес ештеңе жоқ екенін дәлелдеймін!

Сәттілік және максималды нәтиже.

менің өмірім ұйымдастырылған