Істі қалай ретке келтіруге және барлығынан хабардар болуға болады: GTD жүйесіне толық нұсқаулық

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Кез келген жобаны жоспарлауға көмектесу үшін теориядан үлгіге дейін.

GTD неге жақсы?

Өнімділік қызметтерінің мәселесі мынада: әркім өзін барлық мәселелерді шеше алатын, ақпаратты сақтайтын, сөйлесетін орын ретінде көрсетеді. Көптеген қызметтер сізге басымдық беруді және соларға сәйкес әрекет етуді сұрайды.

Бірақ аз ғана адамдар маңызды тапсырмаларды орындауға назар аудара алады және әртүрлі ұсақ-түйектерге: шұғыл тапсырмаларға, әріптестердің, достардың немесе таныстардың өтініштеріне назар аудармайды. Тапсырмалар көп болса, олармен күресу қиын. Сондықтан іс жүзінде істерді басқару үшін бірнеше қызметтерді пайдалануға тура келеді. Көп нәрсе істеу керек болғанда, біз осы қызметтер мен тізімдерде шатасамыз және ақырында оларды пайдалануды тоқтатамыз.

Getting Things Done (GTD) әдістемесі кез келген мәселені шешуге болатын бір жүйені құрудың әмбебап жобасын ұсынады. Сіз демалуға және уайымдауға мүмкіндік аласыз, өйткені сіз ештеңені ұмытпайтыныңызға сенімді боласыз. Тиісті уақытта жүйе не істеу керектігін және неге назар аудару керектігін көрсетеді.

Ендеше, неге сонша көп өнімсіз жұмыс істейді?

Көптеген жобалар, істер мен тапсырмалар болған кезде адамдар өнімсіз жұмыс істей бастайды. Бұлардың барлығына басымдық беру былай тұрсын, бастарынан кешу қиын. Сондықтан, не мүлдем жасалмайды, не ең оңайы жасалады, маңызды істер кейінге қалдырылады. Тағы бір мәселе туындайды: кеше шұғыл тапсырмаларды шешу керек болған кезде.

Сонымен қатар, адам тез шаршай бастайды, ашушаң болады. Ол тынымсыз күн тәртібінің дөңгелегіне мінгендей жүгіреді, ал шын мәнінде маңызды, ақшалай және стратегиялық жобалар шетте қалады.

Дэвид Аллен 2001 жылы жарық көрген және әлемдік бестселлерге айналған кітабында сипатталған Getting Things Done жүйесі бұл жағдайдан шығуға көмектеседі.

Сізге білу керек негізгі GTD тұжырымдамалары туралы айтып беріңіз

Күнделікті - бұл алаңдататын, алаңдататын және энергияны ысырап ететін әрекеттер, ойлар мен алаңдаушылықтар. Күн тәртібі тапсырмаларға аударылмайынша, оны басқару мүмкін емес. Бірдей проблемаларды бірнеше рет ойлау - бұл көңілсіздік пен стрессті тудыратын шығармашылық энергияны тиімсіз пайдалану.

GTD мақсаты - басыңызды күнделікті жұмыстан босату және ішкі стрессті жою.

Адамның жедел жады- мидың қысқа мерзімді жады орналасқан аймағы. Мұнда біз әдетте ағымдағы аяқталмаған істерді, басқа адамдарға берілген уәделерді және бізді мазалайтын басқа ойларды қоямыз. Өкінішке орай, сіздің миыңыз дұрыс жұмыс істеуі үшін сақтай алатын күн тәртібінің мөлшерінде шектеу бар. Егер сіздің жедел жадыңыз толып тұрса, сіз ұсақ-түйек тапсырмаларға алаңдайсыз және өз мақсаттарыңызды ұмытып кетесіз, бұл стресске әкеледі.

Ақпарат жинау құралдары- ақпарат қайда кетеді және сіз не істеу керектігін жазасыз. Мысалға:

• ұйымдастырушылар;
• дәптерлер;
• электрондық пошта;
• күнтізбе;
• дауыс жазу құрылғысы.

«Кіріс жәшігі» себет- тапсырмалар мен тапсырмаларға айналдыратын күнделікті жұмыстың бір репозиторийі. Кіріс қалтасымен жұмыс істеудің ең маңызды ережелерінің бірі оны үнемі тазалау болып табылады.

Қарапайым әрекеттер - аяқтауға екі минуттан аз уақыт кететін бір қадамдық әрекеттер. Іс жүзінде мұндай істерге бес минут уақыт бөлу ыңғайлырақ.

Жоба - орындау үшін бірнеше қадамды қажет ететін тапсырма. Жоба туралы еске салуды қалдырып, оны жүзеге асырудың алғашқы қадамдарын сипаттау қажет. Нәтижесінде жоба келесі бес минутта аяқталып, түпкілікті нәтиже алуға болатын қарапайым әрекетке айналады.

Жобада мәліметтерді сипаттайтын картаға немесе файлға сілтеме болуы керек: жауапты, орындалу мерзімдері, санат (мысалы, «Маркетинг», «Заң», «Әзірлеу»), тапсырмалары бар кішірек карталарға сілтемелер. Бұл құрылымды Trello-да ұйымдастыру ыңғайлы.

Мәтінмәндік тізім - белгілі бір жағдайларда орындауға ыңғайлы тапсырмалар тізімі. Мысалы, «Сатып алулар» контекстік тізімінде дүкеннен сатып алу қажет заттар мен өнімдердің тізімі болады. Қоңыраулар тізімінде бос кезде жасалатын қоңыраулар тізімі болуы мүмкін.

Сіз жұмыс істейтін және сөйлесетін адамдар үшін жеке контекстік тізімдерді жасау ыңғайлы. Белгілі бір адаммен кездескен кезде сіз тізімді жылдам ашып, қажетті мәселелерді шеше аласыз.

Күнтізбені қалай пайдаланамын?

Күнтізбеге мыналарды енгізу керек:

• белгілі бір уақытта орындалуы тиіс әрекеттер (мәжілістер, іскерлік кездесулер, семинарлар);
• белгілі бір күні жасалуы қажет әрекеттер (белгілі бір күнге жобаны аяқтау, конференцияға қатысу);
• нақты күндер туралы ақпарат (мерейтойлар, туған күндер, мерекелер).

Мен осы нәрселердің барлығын қадағалау үшін Google Calendar қолданбасын пайдаланамын. Бұл қызмет ыңғайлы, себебі:

• телефоннан да, компьютерден де қол жетімді;
• бір экранда бірден бірнеше күнтізбелерді көрсетуге болады;
• смартфонда еске салғыштар бар.

Күнтізбеге бірдеңе қоссаңыз, оны жасайсыз немесе оны басқа күнге ауыстырасыз. Күнтізбені күн сайын қайта жоспарланатын істер тізімімен толтырудың қажеті жоқ. Мұндай тізімдер үшін жеке шешімдер бар.

Егер сізге белгілі бір уақытта тұтынушыларға, жеткізушілерге немесе мердігерлерге үнемі қоңырау шалу қажет болса, бұл үшін CRM жүйесін қолданған дұрыс.

Қандай тізімдерді жасау керек?

Басым әрекеттер тізімдері

Апталық есеп құрастыру, бәсекелестің веб-сайтын тексеру, пошта жәшігіндегі кіріс жәшігін тазарту, дизайнерлерге техникалық тапсырма беру - бұл әрекеттердің барлығы екі минуттан астам уақытты алады, бірақ оларды ешкімге беруге болмайды. Біз мұндай нәрселерді бірінші кезектегі іс-шаралар тізіміне енгізіп, күндіз жүзеге асырамыз.

Мұндай тізімдермен жұмыс істеу ережелері:

• Тізім көп болмауы керек, екі-үшеуі жеткілікті. Мысалы, Жеке, Жұмыс, Отбасы. Тізімнен белгілі бір күнге тапсырма болса, күнтізбеңізге еске салғыш орнатыңыз.
• Бұл тізімдегі тапсырмаларды контекст бойынша белгілеу ыңғайлы: «Жолда», «Компьютерде», «Оқу», «Сатып алу», «Уәделер». Тапсырмаларда бір немесе бірнеше белгілер болуы мүмкін. Мысалы, «Итпен жүру» тапсырмасы «Жеке» жобаға және «Уәделер» белгісіне сілтеме жасайды.
• Тізімге тапсырма қоспас бұрын, оны орындау керек пе, жоқ па, соны қарастырыңыз. Егер жауап иә болса, істі жеке аяқтау қажет пе, жоқ па, соны шешіңіз. Өйткені, сіз бағыныштыға дауыстық хабарлама жіберіп, оған өкілдік бере аласыз. Сіз тағайындаған тапсырмалар «Тағайындалды» деп белгіленеді. Ол жұмыс тізіміндегі және Жеке тізімдегі істерді қамтиды.
• Тізімдерді үнемі қарап шығыңыз. Бос минутыңыз болған кезде мұны жасаңыз. Алдымен орындалуы керек тапсырмаларды жоғары жылжытыңыз.
• Ең болмағанда айына бір рет істер тізімдерін тазалаңыз.

«Бір күні» тізімі

Бұл тізім белсенді әрекетті қажет етпейтін нәрселерді қамтиды. Болуы мүмкін:

• сатып алғыңыз келетін кітаптар, жазбалар, бейне тренингтер;
• меңгергіңіз келетін пайдалы дағдылар;
• сіз барғыңыз келетін жерлер;
• сатып алғыңыз келетін заттар.

Сіз бұл тізімді мезгіл-мезгіл қарап, жазып алуыңыз керек және оларды жұмыс жүргізілетін мақсаттарға айналдыруыңыз керек.

Болашақта пайдалы болатын анықтамалық ақпаратты қалай сақтайсыз?

Бұл ақпарат ешқандай әрекетті қажет етпейді. Бұл ақпараттың репозиторийінің негізгі критерийлері:

• Тақырыптар, тегтер, қысқаша сипаттамалар бойынша ыңғайлы іздеу.
• Репозиторийге ақпаратты орналастырудың қарапайымдылығы.
• Ақпаратты сақтаудың интуитивті құрылымы. Жаңа деректер келгенде, санатты және оны қайда қою керектігін жылдам таңдау керек.
• Кез келген құрылғыдан сақтау мүмкіндігі.

Міндетті GTD рәсімдері бар ма?

Иә, олардың бірнешеуі бар.

«Кіріс жәшігіндегі» барлық ақпараттың жинағы

Ақпарат жинаудың көптеген құралдары бар. Бірақ мұның бәрі бір жерге жиналуы керек, сіз онымен жұмыс істейсіз.

Кіріс жәшігін босату

Аптасына бір немесе екі рет Кіріс қалтасының тізімін қарап шығып, жинақталған қалталар немесе таңбашалар бойынша сұрыптау керек. Бұл рәсім іс-әрекеттердің түсінікті алгоритмінен және олардың жүйелі қайталануынан қалыптасатын әдетке айналуы керек.

Жұмыс жүйесін апта сайын тазалаудың қарапайым, қадамдық жоспары болуы керек. Істер қаралған күндерді белгілейтін күнтізбе жасаңыз. Мысалы, 30 күн ішінде кем дегенде 20 күн ішінде Кіріс қалтасын босатып, күнтізбеңіздегі күндерді сызып тастасаңыз, өзіңізге сыйлық тағайындаңыз.

Басым іс-шаралар тізбесін және «Бір күні» тізімін қайта қарау, басымдықтарды белгілеу

Тізімдерді қайта қараған кезде басымдылықты дұрыс қою және күшті жақтары туралы шынайы болу маңызды. Бұл өзіңізді ауыр тапсырмалармен жүктемеу және тиімсіздігіңізді жүзеге асырудан зардап шекпеу үшін қажет.

Керек емес себеттерді жою

Көбінесе әріптестермен және серіктестермен сөйлесу кезінде жаңа пошта жәшіктері, құжаттар мен тізімдер пайда болады.

Сіздің міндетіңіз - деректер «Кіріс» қалтасына түсуі үшін барлығын мүмкіндігінше автоматтандыру.

Бұл пошта жәшігі немесе электронды жоспарлаушы болуы мүмкін. Автоматтандыру және ақпаратты қайта бағыттау үшін IFTTT және Zapier қызметтері қолайлы. Ақпарат жинауға арналған себеттер аз болуы керек.

Кіріс жәшігі себетімен қалай жұмыс істеуге және жинақталған істерді сұрыптауға болады?

Алдымен кіріс жәшігінен тапсырманы, жағдайды немесе ақпаратты шығарып, «Бұл не? Сізге шынымен бірдеңе істеу керек пе? »

Егер сізге ештеңе істеудің қажеті болмаса, сізде екі нұсқа бар. Пайдасы жоқ қоқыс болса, оны лақтырып жібересіз. Егер бұл пайдалы ақпарат болса, оны мұрағатқа қойыңыз. Ол санат пен тег бойынша құрылымдалған болуы керек, сондықтан сіз іздеген нәрсені табу оңай.

Ақпаратпен бірдеңе істеу керек болса, үш нұсқа бар:

1. Қажетті толтырыңыз. Егер әрекет маңызды болса және 2-5 минуттан аспайтын болса.

2. Біреуге өкілдік ету. Әрекет екі минуттан көп уақыт алса, оны біреуге тапсыра алатыныңызды қарастырыңыз.

Біреуге өкілеттік бергенде мынаны жазу керек:

• түпкілікті нәтиже;
• жұмыс жоспары (мақсатқа апаратын жол);
• тапсырманы орындаудың соңғы мерзімі;
• бақылау күні және оған дайын болуы тиіс нәтиже (аралық немесе қорытынды).

3. Болашаққа кейінге қалдырыңыз. Бұл ретте көрсетіңіз:

• қалаған нәтиже;
• ең жақын келесі әрекет. Есіңізде болсын: жобаны тұтастай аяқтау мүмкін емес, сіз түпкілікті нәтижеге жақындататын нақты қарапайым қадамдарды ғана жасай аласыз;
• мерзімі. Егер нақты уақыт аралығы болмаса, әрекетті «Бір күні» тізіміне қосыңыз.

Хабарламаларды белгіленген күні алу үшін өзіңізге жібере аласыз. Бұл үшін дұрыс күнде еске салғышы бар «Google күнтізбесі» де, сізге белгілі бір уақытта электрондық хат жіберетін Boomerang пошта қолданбасы да қолайлы.

Жұмысыңызды қалай жоспарлау керек?

Барлық жұмыстарды үш кезеңге бөлуге болады:

1. Алдын ала жоспарланғанның орындалуы. Бұл сізді мақсатыңызға жақындататын стратегиялық маңызды нәрселер немесе жай ғана орындалуы керек күнделікті жұмыс болуы мүмкін.
2. Жұмысты күтпеген жерден орындау. Бұл күн ішінде әріптестерден, менеджерлерден тапсырмалар, клиенттерден хаттар келетін кезде.
3. Әрі қарайғы жұмыстарды жоспарлау: тізімдерді жасау және қайта қарау, басымдықтарды белгілеу. Бұл тармақ жоспарлау үшін жоспарлауды орындау үшін көп уақытты қажет етпеуі керек.

Жағдайлар мен тапсырмаларды жоспарлау тәжірибесі (мемо-кітап) Дэвид Алленнің кітабында сипатталған.

Дэвид Аллен Жеке өнімділік және уақытты басқару жөніндегі кеңесші, GTD өнімділік әдістемесінің авторы

Еске алу кітабы үшін сізге 43 папка қажет: 1-ден 31-ге дейінгі сандармен белгіленген 31, айлардың атауы бар тағы 12. Күнделікті қалталар ертеңнен бастап алдына қойылады. 31 саны бар папканың артында келесі айға арналған папка, ал оның артында қалған айлар бар папкалар орналасқан.

Келесі күнге арналған қалтаның мазмұны күн сайын қоқыс жәшігіне жіберіледі, содан кейін қалта күнделікті қалталардың соңғысының артына орналастырылады (келесі айға тасымалданатын сияқты). Ағымдағы ай үшін 31-қалтаны босатқанда, оның артында жаңа айдың атауы бар қалта, одан кейін жаңа ай күндері бар қалталар болады. Сол сияқты, өткен айы бар қалта келесі жылға ауыстырылады.

Белгілі бір қалтада белгілі бір әрекеттерді талап ететін құжаттарды сақтау керек (толтырылуы керек пішін, жіберілетін хат).

Жүйе жұмыс істеуі үшін оны күн сайын жаңарту қажет. Ертеңгі қалтаны жаңартуды ұмытып қалсаңыз, жүйеге сене алмайсыз. Маңызды ақпарат жіберіп алынады, оны басқа жолдармен шешуге тура келеді.

Егер сіз бірнеше күнге кететін болсаңыз, кетер алдында сіз болмайтын күндердің қалталарын тексеруіңіз керек.

Заманауи жоспарлау жүйелерін ескере отырып, оны іс жүзінде қалай ұйымдастыруға болады:

1. Есте қалатын кітаптың орнына әр күн үшін істер тізімі бар ұйымдастырушыны пайдаланыңыз және оған ағымдағы күннің тапсырмаларын енгізіңіз. Кездесулер мен уақытқа байланысты істер алдымен жазылып, жүйе оларды алдын ала хабардар ететіндей еске салғыштар орнатылуы керек.
2. Бір айға орындалатын істер тізімі бар файл жасаңыз. Бұл осы уақыт ішінде орындағыңыз келетін нәрселердің тізімі. Оған ай бойы істерді қосасыз. Тапсырмаларды қайталау аптасына бір рет болуы керек. Ең маңызды тапсырмаларды жоспарлағанда, басымдықтарыңызды түсіну үшін аптаны аптаға таратыңыз. Сіз оларды бірінші кезекте орындайсыз, әйтпесе барлық уақытта шағын және шұғыл мәселелерге барады.
3. Жылға жоспарлары бар файл жасаңыз. Оны айына бір рет қарау керек. Бұл файлдағы істер айлық жоспарларға ауыстырылады.
4. 3-5 жылға арналған ұзақ мерзімді мақсаттарға негізделген жыл жоспарларын жасаңыз. Бұл нәрселерді жылдың аяғында немесе демалыс кезінде, басы күнделікті тапсырмалармен жүктелмеген кезде тағайындаған дұрыс.

Бұл төрт нүктені Дэвид Аллен табиғи жоспарлау жүйесі деп атайды. Бұл жүйе сіз үшін маңызды мақсаттарға жетуге және күнделікті істермен уақытты босқа өткізбеуге мүмкіндік береді.

Кез келген жобаны жоспарлау үшін қолдануға болатын бір өлшемді жоспар бар ма?

Иә, әрине. Дэвид Аллен оны табиғи жоспарлау моделі деп атайды. Ол бірнеше қадамдардан тұрады.

1-қадам. Мақсат пен идеалды нәтиженің суреті

Мақсатты немесе идеалды нәтижені анықтаңыз, оған қол жеткіздіңіз деп елестетіңіз.

Оны табысқа жетудің барлық критерийлерімен сипаттаңыз (ақша, адамдар, тану). Соңғы нәтижені неғұрлым егжей-тегжейлі сипаттасаңыз, соғұрлым мотивация күшті болады, әсіресе нақты әрекеттерді орындау қажет болған кезде, бірақ бұған уақыт жоқ.

2-қадам. Принциптер

Мақсатыңызға жету кезінде ұстанатын принциптеріңізді сипаттаңыз. Мысалы: «Мен адамдарға әрекет етудің толық еркіндігін беремін, егер олар … (бюджет шегінде қалса, жобаны белгілі бір мерзімге дейін аяқтаса). Өзіңізден сұраңыз: «Қандай әрекеттер менің әрекеттеріме кедергі келтіруі мүмкін? Оларды қалай болдырмауға болады? »

Қағидалар түсінікті және іс-әрекетті басқару үшін сенімді бағдар береді.

3-қадам. Миға шабуыл

Миға шабуыл жасап, ойға келген әртүрлі идеяларды жазып алыңыз.

Миға шабуылдың негізгі принциптері:

• үкім шығармау;
• дауласпау;
• бағаламау;
• сынамау;
• сапаны емес, санды ойлау;
• бүйірлік талдау және ұйымдастыру.

Қадам 4. Тізім түріндегі жоба жоспары

Миға шабуыл нәтижелерін істер тізіміне реттеңіз. Жоспарлауды соңында бастаңыз және қайта оралыңыз. Бұл сіздің мақсатыңызға жетудің алғашқы қадамын жоспарлауды және анықтауды жеңілдетеді. Соңынан бастап жоспарлаудың мысалы:

Мақсат (идеалды нәтиже): Мен испан тілінде сөйлей аламын және адамдарды түсінемін.

Бұл не үшін: Мен испандық серіктестермен іскерлік келіссөздер кезінде аудармашылардың қатысуынсыз сөйлескім келеді және Испанияда демалыста болған кезде басқалармен еркін сөйлескім келеді.

Мақсатқа жету қадамдары:

• Мақсатқа жетудің бір қадамы: мен испан тілінде сөйлейтін адамды таптым және онымен аптасына екі рет сөйлесемін.
• Бір қадам бұрын: мен B1 тілін меңгеру емтиханын тапсырдым.
• Бір қадам бұрын: мен A1 біліктілік сынағынан өттім.
• Одан бір қадам бұрын: мен бір айда сегіз рет испан тілі сабағына қатысып, барлық үй тапсырмасын орындадым.
• Оған бір қадам қалғанда: мен испан курсына жазылып, бір ай оқуға ақша төледім.
• Бір қадам бұрын: Испан тілі курстары туралы ақпарат жинап, салыстыру кестесін жасадым.
• Бірінші қадам: Мен күнтізбеде испан курстары туралы ақпарат жинайтын уақытты жоспарладым.

Топ бір тапсырмамен жұмыс істеп жатқанда және бүкіл жоспарды бір жерде ұйымдастыру қажет болғанда, Гант диаграммасын пайдалану ыңғайлы. Ондағы бірінші баған – мақсатқа жету жолындағы кезеңдері, екінші баған – жауаптылар. Әрі қарай уақыт кезеңі бар бағандар болады. Ұяшықтарда белгілі бір кезеңнің күйі болады, мысалы, «Жоспарланған», «Орындалуда», «Аяқталды», «Кейінге қалдырылған».

GTD және табиғи жоспарлау жүйесі қорқынышты болып көрінуі мүмкін. Бірақ сіз оны өзіңізге бейімдеп, оны үнемі қолдана бастағанда, бәрі бір қарағанда оңай көрінетінін сезінесіз.