GTD жүйесін өмірде қалай тиімді қолдануға болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Қадамдық жоспар, содан кейін сіз осы өнімділік техникасын өміріңізге оңай енгізе аласыз, басымдықтарды белгілей аласыз және әрқашан маңызды нәрселерге уақыт таба аласыз.

Бұл материал «» мақаласының жалғасы болып табылады. Біріншіден, онымен танысқан жөн, өйткені мұнда қолданылатын көптеген ұғымдар егжей-тегжейлі түсіндіріледі.

Бұл мақала GTD-ны нақты өмірде қалай қолдануға болатыны туралы қадамдық нұсқаулық. Жазу кезінде мен келесі принциптерді ұстандым:

• Жан-жақтылық. Мұнда сипатталған идеялар әмбебап болып табылады және олардың көмегімен әркім өздері үшін үйренген қызметтермен жұмыс істейтін GTD жүйесін жасайды.
• Қарапайымдылық. Жүйе интуитивті түрде пайдалануға оңай болуы керек. Ақпаратты енгізу мен өңдеуге, сондай-ақ келесі қадамдарды жоспарлауға ең аз уақыт пен энергия жұмсалуы керек. Сонда ғана жүйе ұзақ мерзімді перспективада және тіпті ұзақ үзілістен кейін де жұмыс істейді: мысалы, егер сіз бір айға демалысқа барсаңыз, содан кейін оралған кезде бизнесті басқаруға деген көзқарасыңызды қалпына келтіре аласыз.
• Сенімділік. Ең бастысы - жүйеңізге сенімді болу, атап айтқанда, сіз жоспарланған нәрсені ұмытпайсыз, өйткені сіз қажетті уақытта еске салғышты көресіз.
• Маңызды нәрсеге шоғырлану. Жүйе қазіргі уақытта не істеп жатқаныңызға және ұзақ мерзімді перспективада маңызды нәрселерге назар аударуға көмектесуі керек.
• Рахат. Іс пен тапсырмаларды басқару жүйесі сізге рахат әкелуі керек. Мысалы, жұмыста ауыр күннен кейін диванға жатып телефонды қолыңызға алып, тізімнен орындалған тапсырмаларды қиып өтіп, одан нағыз ләззат аласыз. Әсіресе, ол сіздің өнімділік графигіңіздің өсуімен әлі де бейнеленген кезде.

GTD жүйесінің 5 негізгі кезеңі

1-кезең. Ақпарат жинау

Барлық істерді, тіпті ең кішкентайларын да жинау керек, сонда біздің санамыз таза болады және біз мүмкіндігінше өнімді әрекет етеміз.

Сондықтан стандартты істер тізімдері жұмыс істемейді, өйткені адамдардың көпшілігі көбінесе ең маңызды нәрселерді ғана жазады, ал онша маңызды емес жүздеген тапсырмалар мүлде ескерілмейді. Бірақ дәл осындай кішігірім тапсырмалар, өздерін үнемі еске түсіріп, ми ресурстарының маңызды бөлігін пайдаланады және шаршау мен стресске әкелетін қосымша тәжірибелер жасайды.

GTD жүйесінің маңызды принциптерінің бірі - барлық тапсырмаларды сіздің басыңыздан толығымен босату және оларды маңызды нәрселерді қажет уақытта есте сақтауға көмектесетін сенімді жүйеге қою.

Сондай-ақ кіріс ақпаратты жинауға арналған себеттердің ең аз саны болуы керек екенін ескеру қажет. Ең дұрысы, бір. Сонда оны өңдеу оңайырақ болады.

2-кезең. Ақпаратты өңдеу

Бұл кезеңде біз Кіріс жәшігіндегі ақпаратты өңдейміз.

Бұл кезеңде қалай әрекет етуімізге болатын үш нұсқа бар:

• Тапсырманы орындау үшін келесі қадамды және орындау мерзімін көрсете отырып, «Әрекет» деп белгілеңіз. Тапсырманы қашан аяқтау керектігін әлі нақты түсінбесеңіз, соңғы мерзімді көрсетуді өткізіп жіберуге болады.
• Ақпаратты «Каталогқа» жылжытыңыз, егер онымен ештеңе істеу қажет болмаса, бірақ ол болашақта пайдалы болуы мүмкін.
• «Қоқыс» екенін анықтай отырып, ақпаратты жойыңыз: яғни онымен ештеңе істеудің қажеті жоқ және ол болашақта пайдалы болмайды.

3-кезең. Іс-әрекетті ұйымдастыру

Барлық әрекеттер келесі шұңқырдан өтеді.

1-сүзгі – «Қиып алу»

Өзіңізге сұрақ қойыңыз: мен бұл әрекетті шынымен жасауым керек пе? Егер күмәніңіз болса, оны жойыңыз.

2-сүзгі – «Өкілдік»

Өзіңізге сұрақ қойыңыз: егер мұны істеу керек болса, мен мұны шынымен жеке орындауым керек пе? Егер жоқ болса, біз жауапты тұлғаны, соңғы нәтижені, бақылаудың аралық кезеңдерін (түйінді нүктелер) және орындау мерзімін тапсырамыз және көрсетеміз.

Егер әрекетті сіз орындайтын болсаңыз, келесі сүзгіге өтіңіз.

3-сүзгі – «Әрекет»

Өзіңізге сұрақ қойыңыз: бұл әрекет 2-5 минуттан артық уақытты алады ма? Олай болмаса, қазір жасаңыз және басыңызды босатыңыз. Егер иә болса, тіркеліңіз.

Жүйедегі әрекеттер келесі түрлерде болуы мүмкін.

«Келесі әрекеттер» - бір әрекеттен тұратын қарапайым тапсырмалар (шақыру, жазу, бару және т.б.). Мысалы, «Дөңгелектердегі қысқы шиналарды ауыстыру» акциясы келесі қарапайым әрекеттерден тұрады: автокөлік қызметіне қоңырау шалу және жазылу, күнтізбедегі уақытты жоспарлау және қажетті уақытта автокөлік қызметіне бару.

Мұндай әрекеттерді орын мен жағдайларға сәйкес тізімдерге (контекстік тізімдер) жинау ыңғайлы. Бұл дүкенде болғанда сатып алу керек нәрсенің барлығын тізімдейтін Дүкенде тізімі немесе сүйікті креслода жұмыстан кейін кешке орындауға болатын нәрселер мен тапсырмаларды қосатын «Креслода» тізімі болуы мүмкін.. Немесе «бастық сұрақтарының» тізімі, онда сіз бастыққа қойылатын барлық сұрақтарды жазасыз, сонда сіз олардың барлығын бір уақытта шеше аласыз.

Мен әдетте мұндай әрекеттердің барлығын «Google күнтізбесіне» (кездесулер мен оқиғалар) немесе Todoist бұлттық қызметінде жазамын, мұнда тапсырмаларды ұйымдастыру ыңғайлы.

«Жобалар» - орындау үшін бір қадамнан көп талап ететін тапсырмалар. Жобаны бастау үшін оны жүзеге асырудың алғашқы қадамдарын сипаттап, сенімді жүйеде ол туралы еске салуды қалдыру керек. Нәтижесінде жоба қарапайым әрекеттер тізбегіне айналады, олардың әрқайсысы келесі бес минутта орындалып, нәтиже алуға болады.

Мен Trello карталарында жобаларды орналастырамын. Карта мыналарды орналастыруға болатын жобалар үшін тамаша контейнер болып табылады:

• жобаның сипаттамасы мен мақсаты;
• жоба туралы басқа құжаттарға сілтемелер;
• жауапты тұлғалардың аты-жөні;
• мерзімі;
• келесі қадамдары бар бақылау парақтары;
• жоба бойынша пікірлер;
• қажетті файлдар және т.б.

Кешіктірілген әрекеттер … Егер біз келесі әрекеттерді қосымша оқиғаларсыз немесе ақпаратсыз жоспарлай алмасақ (мысалы, біз досымыздан шиналарды тиімді ауыстыруға болатын автокөлік қызметінің телефон нөмірін жіберуін күтеміз), біз мұндай әрекеттерді «Кейінге қалдырылған тізімі. Қажет болса, бір нәрсені тексеру үшін еске салғышты орнатуға болады.

Мұндай істер тізімдерін контекстік тізімдер ретінде де құрылымдауға болады. Мысалы, көмекшіге тағайындаған тапсырмалардың тізімін жасаңыз.

«Бір күні» тізімі қазір белсенді әрекетті қажет етпейтін, бірақ біз болашақта орындағымыз келетін тапсырмаларды қамтиды.

Болуы мүмкін:

• сатып алғыңыз келетін кітаптар, бейне тренингтер және курстар;
• меңгергіңіз келетін пайдалы дағдылар;
• сіз барғыңыз келетін жерлер;
• сатып алғыңыз келетін заттар.

Сіз бұл тізімді мезгіл-мезгіл қарап, жазып алуыңыз керек және оларды өзіңіз жұмыс істейтін мақсаттарға айналдыруыңыз керек.

4-кезең. Тұрақты шолу

Жүйенің жұмыс істеуі үшін өзектілігін жоғалтқандарын жою және жаңаларын басымдықтары бойынша сұрыптап, жұмысқа жіберу үшін негізгі тапсырмалар мен жобаларды жүйелі түрде қарап шығу қажет.

Бұл шолуды тұрақты түрде сақтау үшін мына кеңестерді орындаңыз:

• Кестеде шолу үшін 30-60 минут қалдырыңыз (бастапқыда аптасына бір рет жеткілікті болады).
• Мұндай шолу үшін бақылау парағын немесе жоспарын жасаңыз, онда реттілік қай жерде жазылады, неден кейін не келеді. Бұл жоспар тым күрделі болмауы керек және шолу сізге тым көп уақытты қажет етпеуі керек, әйтпесе сіз оны үнемі жасамайсыз.

Төменде менің апта сайынғы шолу тізімінің мысалы келтірілген. Мен оны мен қарайтын қызметтерді/құжаттарды бейнелейтін әрекеттер тізбегі бар алдау парағы форматында жасадым. Сіз оны кәдімгі тізіммен реттей аласыз немесе өзіңізге ыңғайлы қолмен жұмыс диаграммасын сыза аласыз.

Айына осы тексеру тізімдерінің төртеуін басып шығарыңыз. Апталық шолу кезінде олардың біреуін қолыңызға алып, тізімнен аяқталған элементтерді кесіп өтіңіз. Бұл қарапайым жаттығу сізді осы шолуды жалғастыруға ынталандырады.

5-кезең. Әрекеттер

Аптаның жоспары жасалғаннан кейін әрекет ету қалады. Тапсырмаларды орындаудың орнына оларды ұйымдастыруға тым көп уақыт жұмсаған кезде, GTD бастаушыларының ең үлкен қателіктерінің бірін болдырмаңыз.

Міне, әрекеттеріңізді тиімдірек ету үшін бірнеше кеңестер.

1. Аптаның жоспары негізінде күннің жоспарын жасаңыз. Күніңізді блоктарға бөліңіз, маңызды тапсырмалар үшін 2-3 блокты және басқа тапсырмалар үшін бірнеше блокты жасаңыз. Блоктардың ұзақтығы орта есеппен 60–120 минутты құрайды. Күтпеген тапсырмалар үшін блоктар арасында бос уақытты енгізіңіз.
2. Pomodoro жүйесінде жұмыс жасаңыз, ол үшін телефонда таймер орнатуға болады. Оның мәні қарапайым: жұмыстың әрбір 25-30 минутында бес минут үзіліс жасаңыз, ал үшінші жұмыс блогынан кейін - ұзағырақ үзіліс (15-30 минут). Барлығы 30 минуттық үш блокты құрайды, бес минуттық үзіліспен, одан кейін 15-30 минуттық ұзақ үзіліспен. Сіз қаншалықты жиі алаңдайтыныңызға байланысты күніне 2-4 осындай циклды жасай аласыз.
3. Маңызды заттармен блоктау кезінде басқа адамдар мен бөгде дыбыстарға алаңдамауға тырысыңыз (бұл үшін құлаққапта шоғырлану үшін арнайы музыканы қосуға болады).
4. Сіздің энергия деңгейіңіз ең жоғары (мысалы, таңғы 7-ден 9-ға дейін) қай кезде екенін анықтаңыз және осы уақыт ішінде сізді жеке мақсаттарыңызға жақындататын ең маңызды нәрселерді жасаңыз.
5. Күнге тым көп маңызды нәрселерді жоспарламаңыз: 1-3 жеткілікті. Күннің соңында жоспарыңыздағы сызылған тапсырмаларды қарап шыққаннан кейін көңіліңізден шығып, ертеңгі күнге дәл осындай нақты жоспар жасау маңызды.