GTD жүйесін қалай жақсырақ пайдалануға болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Жазушы және блогер Лео Бабаута жоспарлауды жалғастыру және өнімділікке кедергі келтіретін барлық нәрселерден қалай арылу керектігін түсіндіреді.

Бұл жүйе не үшін қажет

Getting Things Done (GTD) - бұл Дэвид Алленнің істерін орындауға арналған белгілі жүйе. Оны пайдалану кезінде барлық кіріс ақпарат жазылады және тізімдерге бөлінеді. Мақсат - шын мәнінде маңызды нәрсеге көбірек уақыт бөлу арқылы істерді аяқтау.

GTD жүйесі арқылы сіз өте үлкен жетістікке жете аласыз. Міне, олардың бірнешеуі ғана:

• Сіз көптеген тапсырмаларды орындайсыз.
• Сіз өзіңізге сенімді бола аласыз.
• Сіз аз кейінге қалдырасыз және аз алаңдайсыз.
• Олар сізге көбірек сенеді: басқалар сіз әрқашан бәрін соңына дейін жеткізетініңізді біледі.
• Сізді жұмысқа жиі шақырады, өйткені бизнеске берік көзқарас сұранысқа ие.
• Сіз жақсы жаққа өзгересіз - сіз үшін шын мәнінде не маңызды екенін түсінесіз, сіз қызығушылық танытасыз, сіз үйренуге, адамдармен берік қарым-қатынас орнатуға және сізге кедергі жасайтын ескі қабылдау үлгілерінен арылуға кірісесіз.
• Сіз көбірек табасыз.
• Сіз сәтті стартап құруға немесе керемет компания құруға қабілеттісіз.
• Сіз өз идеяларыңызбен бөлісе аласыз - кітапта, блогта немесе лекцияда.

Бірақ осы артықшылықтардың барлығына қол жеткізу үшін жүйені қалай тиімді пайдалану керектігін түсініп, оған не кедергі болатынын білу керек. Лео Бабаута, жазушы және танымал Zen Habits блогының авторы бұл үшін не істеу керектігін түсіндіреді.

GTD жүйесін қалай тиімдірек пайдалануға болады

Сізге өнімді болуға не кедергі болатынын біліңіз

Кейінге қалдыру әдеті. Сіз тапсырманың күрделілігіне байланысты оған жақындауға тартынасыз: не сіз оны жеңе алмайтыныңызды сезінесіз, немесе сіз оны мүлдем түсінбедіңіз. Бұл кейінге қалдыру.

Ойды басқаға аудару әдеті. Сіз бастадыңыз, бірақ сіз бірден басқа тапсырмаға ауысасыз. Барлық бірдей күмәндар мен белгісіздіктер сізді жеңілірек жаттығу пайдасына кейінге қалдыруға немесе уақытты өлтіруді бастауға итермелейді. Бұл тұрақты ауысу концентрацияның жоғалуына әкеледі. Сонымен қатар, сіз шексіз жұмыс істейтін сияқтысыз.

Перфекционизм. Сіз жұмысқа ұзақ уақыт кірісе алмайсыз, өйткені қазір ол үшін қолайлы уақыт емес. Немесе сіз оны аяқтауды кейінге қалдырдыңыз, өйткені ол мінсіз болды.

Мысалы, сіз блог ашқыңыз келеді, бірақ ол үшін тамаша платформа мен тақырыпты таппайынша, сізде бос уақыт жеткіліксіз және әлі де тамаша идеялар тізімі жоқ. Немесе сіз мақала жаздыңыз және оны жарияламайсыз, себебі материал әлі де аяқталуы керек - шын мәнінде, сіз жай ғана батылсыз.

Қоршаған орта. Адамдар сіздің жоспарларыңызды бұзады, уақытында ештеңе жасамаңыз, бәрін қиындатады, бұзады, шағымданады және ренжітеді. Ал, басқа адамдарға сүйене отырып, кейде мақсаттарыңызға жету қиынға соғады. Көбінесе бұл өзіңізді ақтау ғана.

Алаңдату. Бұл адамдар, кез келген оқиғалар, проблемалар. Олар сіздің жұмысыңызға кедергі жасайды. Сіз басқара алатын нәрсені, ал кейбірін басқара алмайсыз.

Шаршау. Сіз шаршадыңыз, аштыңыз, шаршадыңыз, абдырап қалдыңыз немесе зеріктіңіз. Мұндай мәселелер зейінді шоғырландыруға және істерді орындауға кедергі келтіреді.

Бұл жағдайда сізге тек зарядтау қажет: ұйықтаңыз, серуеніңіз, медитация жасаңыз.

Немесе көп энергияны қажет етпейтін тапсырмаларды орындаңыз: поштаңызды сұрыптаңыз, әкімшілік тәртіпті орындаңыз. Егер шаршау ұзақ уақыт бойы байқалса, диета мен ұйқыны қайталаңыз.

Қорқыныш, күмән, дәрменсіздік сезімі және өзіне деген сенімсіздік. Олар жоғарыда аталған кедергілердің көпшілігінің негізінде жатыр.

Тиімді жұмыс істеу үшін сізге не жетіспейтінін анықтаңыз

Таңдалған нүктелер жоғарыда айтылған мәселелердің шешімі болады.

Артықшылық беру мүмкіндігі. Уақытыңыздың көп бөлігін маңызды істерге арнасаңыз, табысқа жете аласыз. Маңызды емес әрекеттермен айналысқанда немесе әрекеттер арасында үнемі ауысқанда, тиімділігіңіз төмендейді. Бір маңызды мәселені таңдап, соған ғана назар аудару керек.

Бірте-бірте сіз қандай тапсырмалар мен жобалардың сіз үшін маңызды екенін анықтауды үйренесіз. Мақала жазудан гөрі хабарламаларға жауап беру маңыздырақ па? Сіздің мансабыңыз, бақытыңыз, денсаулығыңыз үшін не пайдалы?

Бизнесті дұрыс бастау мүмкіндігі. Бұл мақсатқа жету жолындағы ең көп таралған және азапты мәселелердің бірі - бұл кейінге қалдыруға бейімділік. Сондықтан тапсырмаларды орындаудағы ең бастысы - бастау.

Бірінші, ең кішкентай қадамға назар аударыңыз. Мүмкіндігінше кішкентай. Бастауды жеңілдететін орта жасаңыз. Мысалы, Леоның өзі жүгіру әдетін дамытқысы келгенде, ол тек кроссовкасын киіп, үйден шығуға назар аударды.

Спринт жұмысы. Бұл тәсіл көп тапсырмаларды және алаңдататын нәрселерді жеңуге көмектеседі. Бұл әдісті помодоро деп те атайды. Ол жұмысты 15-25 минуттық қысқа аралықтарға (спринттер) бөлуге негізделген, оның барысында басқа ештеңеге алаңдамай, тек бір тапсырмаға зейін қою керек.

Осыдан кейін қысқа үзіліс жасалады, содан кейін сіз жаңа спринтті бастайсыз. Егер сіз бұл әдісті ешқашан қолданбаған болсаңыз, күніне бірнеше жұмыс сегментін ұйымдастыра аласыз, ал бір аптадан кейін олардың санын біртіндеп көбейте бастаңыз.

Тапсырмалар тізімін басқару. Зейінін шоғырландыруға және жоспарланған барлық нәрсені жеңуге көмектеседі. Бірақ асқындырмауға тырысыңыз. Қарапайым жоспарлаушы бағдарламасын табыңыз, жақын арада не істеу керек екенін жазыңыз және күн сайын бүгін қандай тапсырмаларға назар аударатыныңызды таңдаңыз.

Күніне үш маңызды және үш кішігірім тапсырманы жоспарлаңыз - бұл сан жұмыс күніңіздің ұзақтығына, тапсырмалардың күрделілігіне және олардың орындалу жылдамдығына байланысты өзгеруі мүмкін.

Қателерді қабылдай білу. Перфекционизм істерді орындауға кедергі жасайды. Сондықтан, жұмысыңыздың жетілгендігі туралы емес, оның аяқталуы туралы алаңдамаңыз. Жазушы Энн Ламотттың «жалғыз бірінші жоба» ережесін ұстаныңыз.

Ол жақсы жазуды бастаудың (және оны мүлдем бастаудың) жалғыз жолы - әлсіз және пайдасыз жобаның эскизі екеніне сенімді. Біраз уақыттан кейін сіз нәтижеге оралып, оны жылтыратасыз.

Белгісіздік режимінде жұмыс істеу. Қорқыныш пен қиындықтар сізді жиі мазалайды. Сондықтан, бұл белгісіздік жағдайында жұмыс істеуді үйрену өте пайдалы: өзіңізді бақылауда ұстау, тапсырмалар мен ішкі тәжірибелерден жасырмау және шағымданбау.

Ол үшін артыңыздан осындай нәрсені байқаған сайын бәрін бір жағына қойып, өз күйіңізді сезінуге тырысыңыз. Оны қабылдаңыз. Физикалық сезімдеріңізге назар аударыңыз. Қауіпсіздік пен ыңғайсыздықтың дұрыс екеніне көз жеткізіңіз. Сәттерді сол қалпында бағалауды үйреніңіз.

Үлкен суретті көре білу. Бір ғана тапсырмаға толығымен назар аудару бір басқа, ал жағдайды тұтастай қарастыра алу басқа. Жағдайды жалпы талдау таңертең және кешке, сондай-ақ күн ішінде бірнеше рет - іс-қимыл жоспарын түзету қажет болған жағдайда жүргізілуі керек.

Барлығымыз кейде алаңдап, сөзімізді үзіп, күтпеген қиындықтарға тап боламыз. Өнімді болу үшін қажет кезде назарды өзгертуді үйрену керек.

Жауапкершілікке қабілеттілік. Ең алдымен, бұл сіздің мақсатыңызға жету жолында кездесетін барлық қиындықтар үшін басқа адамдарды кінәламау дегенді білдіреді. Жұмыстың өз бөлігіне толық жауапкершілікті алыңыз.

Көшбасшы болыңыз - бастаманы көрсетіңіз, бүкіл команданың жетістігін қадағалаңыз, тіпті сіз ондағы қарапайым бағынушы болсаңыз да.

Ашық байланыс. Әрбір адам өз жауапкершілігі мен шекарасын, сондай-ақ сақтамаудың салдарын анық түсінетіндей. Бұл барлық қатысушы оңай және тиімдірек жұмыс істей алатын құрылымды құруға көмектеседі. Адамдардың барлық кемшіліктеріне қарамастан, шын жүректен және оң көзқараспен қарауға тырысыңыз.

Жоспарлай білу. Күнделіктегі тапсырмалардың көптігі мақсатқа жетуге ешқандай ықпал етпейді. Оның орнына қарапайым сұрақтарға жауап беру арқылы минималды тізім жасаған дұрыс. Маңызды тапсырмаларды орындау үшін күнді қалай бастау керек? Ешкім сізді алаңдатпау үшін спринттерді қалай жүгіруге болады? Сізге не үшін жауапкершілік қажет? Поштаңызды қашан алған дұрыс? Кездесулерді қай уақытта жоспарлауым керек? Күніңізді қалай бағалайсыз?

Жауаптар сіздің күніңізді жоспарлауға көмектеседі. Оның мінсіз болуы үшін ұмтылмаңыз. Не болып жатқанын талдай отырып, уақыт өте келе сіз ең жақсы нұсқаны табасыз.

Жақсартуды қайдан бастау керек

Қарапайым жоспар жасаңыз. Барлық жетіспейтін дағдыларды бірден меңгеруге тырысудың қажеті жоқ. Жаңадан бастағандар үшін күнделікті жаттығу жасайтын алғашқы төртеуіне назар аударған дұрыс:

• Күнделікті міндеттерге басымдық беру және анықтау.
• Спринт жұмысы.
• Медитация - қорқыныш, белгісіздік немесе сенімсіздік сезінгенде.
• Күннің соңында талдау және жоспарды қайта қарау.

Не және қалай істейтініңізді ескеріңіз. Алынған жоспарды өзіңіз білетін адамға көрсетіңіз және оған бір апта бойы күн сайын есеп беріңіз. Әр апта сайын табыстарыңызбен, қиындықтарыңызбен және жаңа жеті күндік кезеңнің басталуына қалай дайындалатындығыңызды бөлісуге уәде беріңіз.

Күніңіздің қалай өткенін және жоспарыңыздағы барлық тармақтарды орындағаныңызды тексеру үшін әр кешке 10 минут бөліңіз. Не болды, не болды, не болды, алға жылжуды қалай тездетуге болатынын жазыңыз.

Уақыт өте келе спринт, медитация және басқа дағдылар сізге оңайырақ болады. Содан кейін жүйеңізді біртіндеп жетілдіре отырып, жаңа және тиімді тәсілдерді үйренуді бастаңыз. Ең бастысы - жаттығуды есте сақтау.