ALPEN әдісін қолдана отырып, заттарды қалай жоспарлауға және бәріне үлгеруге болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Неміс дәлдігімен уақытты басқару.

ALPEN әдісі дегеніміз не

Бұл бәрін жоспарлаудың тағы бір тәсілі, сонда сіз бәріне уақыт табасыз және сонымен бірге жүктемеден есіңізден шықпайсыз. Оны неміс экономика профессоры және тайм менеджменті бойынша сарапшы Лотар Зайверт ойлап тапты.

Әдістеме авторы оны бес құрамдас бөлікке бөлген. Қадамдардың атауларындағы бірінші әріптер ақырында немістің ALPEN сөзіне айналды (орыс тілінде «Альпі»):

А - тапсырмалар тізімін жасау (А уфгабен);

Л - қажетті уақытты бағалау (Л änge schätzen);

П - буферлік уақытты жоспарлау (Пufferzeiten einplanen);

Е - тапсырманың басымдылығы (Еntscheidungen treffen);

Н - Қорытындылау (Н бақылау).

Әдістің мәні - қандай тапсырмалар шынымен уақытты қажет ететінін және қайсысын кейінірек қалдыруға болатынын түсіну. Оған қоса, жұмсауға тура келетін уақыт туралы шынайы болыңыз және үзіліссіз жұмыс істеу - шаршауға апаратын жол екенін есте сақтаңыз.

Негізінде, ALPEN әдісі классикалық уақытты басқарудағы Эйзенхауэр матрицасымен блокты жоспарлаудың тіркесімі болып табылады.

ALPEN әдісі арқылы істерді қалай жоспарлау керек

Тізім жасаңыз

Барлығын жазыңыз - бүгін жасағыңыз келетін барлық нәрселер. Оны жай ғана жазып алыңыз: қағаз дәптерге, блокнотқа немесе телефоныңыздағы жоспарлаушыға.

Психикалық тізім жасау азғыруы, әрине, керемет, бірақ адамның «жұмыс» жадысының ресурстары шексіз емес. Кейбір есептерге сәйкес, ол бір уақытта төрт тапсырманы немесе нысанды сақтай алады.

Алдымен нәрселерге басымдық беріп, уақытты жоғалтпаңыз - жай ғана ойыңызға келген нәрсені жазыңыз. Тізім қорқынышты әсерлі болатыны сөзсіз. Жарайды, солай болуы керек.

Қанша уақыт кететінін есептеңіз

Кем дегенде бір рет нәрсені жоспарлауға тырысқан кез келген адам тайм-менеджментте жаңадан келгендердің сүйікті рейкіне қадам басты: ол 15 тапсырманың тізімін жасады, бірақ соңында ол тіпті жартысын да орындамады, өйткені олар физикалық тұрғыдан белгілі болды. жұмыс күніне сәйкес келмейді. Нәтижесінде мен ренжідім және уақытты басқарудың барлық жаңа әдістерінен бас тарттым.

Бұған жол бермеу үшін уақыт шығындарын түсіну керек. Тізімдегі әрбір тапсырма қанша минутқа немесе сағатқа кететінін ойлап көріңіз. Мүмкіндігінше шынайы болыңыз. Өткен тәжірибеге сүйеніңіз және, мысалы, сіз тез шаршасаңыз немесе кейінге қалдырсаңыз, жеке қасиеттеріңізді ұмытпаңыз. Есте сақтау керек, бұл мәселелердің бәрі ойдан шығарылған супермен үшін емес, сізге арналған.

Есептеуді аяқтаған кезде, әрбір элементтің жанына болжалды уақытты жазыңыз.

Буферлік уақытыңызды жоспарлаңыз

Тағы бір жиі кездесетін қателік - заттарды бір-бірден жоспарлау. Мұндай стратегия, біріншіден, адамның үзіліс жасау қажеттігін ескермейді, екіншіден, барлық жоспарлардың бір кішкене кешігу немесе форс-мажорлық жағдайға байланысты бұзылу қаупі бар екеніне әкеледі.

Жиналыс белгіленген уақыттан сәл ұзағырақ болды, мердігер тапсырысты сәл кешіктіріп берді, кейбір әріптестер кешігіп келді, кептелісте қалып қойдыңыз, бала балабақшада ұзақ киініп жүрді – міне, осымен бітті. келесі нәрселерді кейінге қалдыруға немесе тіпті күні бойына бас тартуға және қайта құруға тура келеді. Бұл әдетте өте ашулы және көңілсіз.

Сондықтан әрбір тапсырмадан кейін жоспарға буферлік уақыт деп аталатын, яғни ештеңемен айналыспайтын уақытты енгізу маңызды.

Егер бірдеңе дұрыс болмаса, бұл бос слоттар қалған бизнесті жеңуге көмектеседі. Ал егер форс-мажорлық жағдайлар орын алмаса, сіз буферлік уақытты үзіліс үшін пайдаланасыз: кофе ішіңіз, серуендеңіз, кітап оқыңыз немесе жай ғана үнсіз отырыңыз. Соңында, сіз бұл уақытты қосымша тапсырмаларға немесе жеке жобаларға арнай аласыз.

Буферлік блоктардың өлшемін өзіңіз анықтауыңыз керек. Ең дұрысы, ALPEN әдісі бойынша олар жұмыс уақытының 40% -на дейін болуы керек.

Тапсырмаларға басымдық беріңіз

Бұл кезеңде, әдетте, талап етілетін уақыт пен буферлік блоктарды ескере отырып, адам бірінші рет жасаған істер тізімін бір күнде еңсеру физикалық мүмкін емес екені белгілі болады. Сондықтан, сізге басымдық беріп, қандай тапсырмаларды сақтау керектігін және қайсысын тоқтату немесе қайта жоспарлау керектігін таңдау керек.

Бұл үшін классикалық құрал қолайлы - Эйзенхауэр матрицасы. Оған сәйкес тізімдегі барлық міндеттер шартты түрде төрт санатқа бөлінеді:

1. Маңызды және шұғыл. Оларды бірінші кезекте шешу керек.
2. Маңызды, бірақ шұғыл емес. Бірінші топпен жұмыс істегеннен кейін оларға біраз уақыт бөлуге болады.
3. Шұғыл, бірақ маңызды емес … Күні бойына арнап, асығыстықтың торына түспеу үшін оларды өкілеттіктерге берген немесе маңыздыларынан кейін үшінші орынға қойған дұрыс.
4. Шұғыл емес және маңызды емес … Бұларды жою, біреуге беру немесе артқы жағына қою керек.

Осылайша, сіздің тізіміңіз айтарлықтай қысқарады және шындыққа әлдеқайда жақын болады.

Қорытындылау

Күннің соңында күнді жоспарлаушыны ашып, өзіңізге бірнеше сұрақ қойыңыз:

• Сіз не істей алдыңыз, не істей алмадыңыз?
• Барлық жоспарланған тапсырмаларды орындауға уақытыңыз болды ма?
• Мен талап етілетін уақытты дұрыс бағаладым ба, әлде келесі жолы көбірек салуым керек пе?
• Менің жоспарымда форс-мажорлық жағдайды өтеу және демалуға уақыт жеткілікті болды ма?
• Мерзімдерді бұзбау үшін, бірақ сонымен бірге күнделікті тәртіпке батпау үшін маңызды және шұғыл мәселелерді шешуге уақытым бар ма?
• Келесі жолы жоспарды маған ыңғайлы ету үшін не істей аласыз?

Оларға жауап бергенде, шешілмеген тапсырмаларды келесі күнге ауыстырыңыз. Және «түзететін қателерді» ескере отырып, жаңа жоспар жасаңыз.