«Гдрантты» басқарыңыз немесе ақпарат пен тапсырмалар ағынына қалай батып кетпеу керек

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Lotus корпорациясының негізін қалаушы Митч Капор бірде интернеттен ақпарат алу өрт сөндіру кранынан су ішумен бірдей екенін айтқан. Мэттью Лоури, желілік коммуникациялар бойынша сарапшы бұл тақырыпты әрі қарай жалғастырып, компьютер мен телефонға тәулік бойы, аптасына 7 күн және ешқашан аяқталмайтын ақпарат ағынын «өрт сөндіру құрылғысы» деп атады. Ағынға батпай, уақытты қалай ұтымды пайдалану керек - Lifehacker дайындаған бейімделген аудармадан оқыңыз.

Гидрантпен сіздің істер тізіміңіз ешқашан бос болмайды. Өйткені «гидрант» жай ғана ақпарат емес, ол жаңа міндеттердің фабрикасы. Істер тізіміндегі кейбір элементтер назар аударуды қажет ететін бастығыңыздың немесе клиенттердің электрондық пошталары сияқты анық. Бірақ көбісі анық айтылмаған.

Бұл оқуға және ойлануға тұрарлық мақала. Пікір қалдыратын пост. Өзіңізге ұнайтын нәрселерді достарыңызбен және әріптестеріңізбен бөлісіңіз.

Күніне қанша сағат шағын бизнеспен айналысатыныңыз маңызды емес. Ең бастысы, олар шеті мен шетін көрмейді. Бұл «гидрант».

Және бұл ұғым тек міндеттер тізімінен әлдеқайда кең. Ал, өкінішке орай, бір тәулікте әлі де 24 сағат бар.

Ларк

Егер сіз мен сияқты болсаңыз, барлық шығармашылық және қиын жұмыс таңертең ерте жүреді. Бұлай болуының көптеген себептері бар - психологиялық және физиологиялық. Бірақ «гидрант» сіздің ішкі ырғақтарыңызға терең бей-жай қарайды. Өйткені сіз ұйықтап жатқанда ақпарат көлемі арта береді.

Таңертеңгілік астан кейін сіз кіріс жәшігіңізді ашасыз, ал «гидрант» ағыны поштадағы хаттардың қысымында болған экранды, Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello және т.б. Күнтізбеде басшының, серіктестердің, клиенттердің, қосалқы мердігерлердің, әріптестердің жиналыстары, сұраулары мен нұсқаулары бар. Ал кешегі тапсырмалар тізімінде жоқ нәрсе бүгін жанып жатыр және дереу орындауды талап етеді.

Гидрант сізді күтпейді. Бұл сіздің уақытыңыз бен назарыңызды қатты талап етеді.

Кенет сағат 11.00 болды және сіз күніңіздің ең жақсы бөлігін жоғалтып алдыңыз.

Бұл жағдайға қалай жауап беруге болады? Әдетте екі нұсқа ұсынылады: мінез-құлықты өзгерту немесе технологияны пайдалану. Бірақ неге мінез-құлықты өзгерту үшін негіз жасау үшін технологияны қолданбасқа?

Ақпаратты, тапсырмаларды және идеяларды қалай тиімді басқарасыз? Сіз ақпарат ағыны үздіксіз екенін түсінуіңіз керек және тұтастай алғанда бұл бірнеше ағындар: ақпарат электрондық пошталардан, әлеуметтік желілерден және БАҚ-тан, веб-сайттардан, газеттерден, кездесулер кезінде, достарыңыздан және тіпті сіздің басыңыздан келеді. Барлығын қамту мүмкін емес.

Хабарларды өңдеу, олармен не істеу керектігін шешу керек пе: әрекет ету, пайдалану, бөлісу, кейін пайдалану үшін сақтау немесе жою? Қашан істеу керек? Ал сіз мұның бәрін шешуге уақытты қалай табасыз?

Өкінішке орай, барлығын бірден жасауға тырысқанда көп тапсырма режимі жұмыс істемейді. Сіз өз кестеңізді бақыламайсыз, сізге бос уақытты табу, поштадан алаңдау және 5 минуттан астам уақыт бойы бір нәрсеге назар аудару қиын. Олай болса, күні бойы ең өнімді болу үшін уақытты ұйымдастыру әдісімді тексеріңіз - бұл баратын жол болуы мүмкін.

Үш техника және қосымша құралдар

Күнделікті рәсім. Осы уақытта біз маңызды және кішігірім тапсырмаларға назар аударып, ұйымдастырып, жоспарлап жатырмыз.

Оқыту - Кезекке қою - Қор туралы ақпарат - Бөлу. Біз ағынды «гидранттан» сіз жұмыс істей алатын материалға береміз. Біз тапсырмалар тізімін, пайдалы ресурстардың жеке кітапханасын, әлеуметтік желілер мен БАҚ ақпараттарының тұрақты ағынын қалыптастырамыз.

Істі соңына дейін аяқтау. Біз тапсырмалар тізімін және өз уақытымызды басқарамыз.

Ішкі ырғақтарыңызға сәйкес жұмыс жасаңыз

Өзіңіздің өнімділікті жақсартулар жиынтығын тек сіз анықтай аласыз - менің қолымнан келетіні - өзімді бөлісу.

Мен ең маңызды міндеттерді шешу үшін ең жақсы уақытты бөлемін

Таңертең, менің миым жақсы болған кезде, мен ең маңызды тапсырмамен жұмыс істеуге 2-3 сағат бөлемін, мен басқа ештеңеге алаңдамаймын. Зерттеулер көрсеткендей, алаңдайтын немесе өздігінен алаңдайтын жұмысшылар кемінде 3 минут сайын бір рет тапсырманы орындауға кемінде 20 минут алады.

Жеңіл нәрседен бастау адамның жаратылысы болса да, күнді қиын жұмыстан бастаған жөн. Күнде міндетті түрде күтпеген жағдайлар туындайды, қосымша кездесулер болады - және маңызды міндеттер орындалмайды.

Мен үзілістерді көрсетемін

Қалай болғанда да, әдетте 60-90 минуттан кейін концентрация төмендейді, сондықтан мен таңертеңгі жұмыс уақытын екі бөлікке бөлемін, қысқа үзіліс жасаймын, сол кезде мен жұмыс орнынан кетуім керек.

Ғалымдар отырықшы өмір салты жүрек проблемаларына, дұрыс қалыптаспауға және қатерлі ісіктің кейбір түрлеріне әкеледі деп мәлімдейді.

Бір орында небәрі 30 минут отырсаңыз да, зат алмасуыңыз 90%-ға баяулайды.

Кешкілікте

Түскі астан кейін энергия деңгейі күрт төмендейді, сондықтан көптеген адамдар осы уақыт ішінде біраз ұйықтауды қалайды. Түскі астан кейін мен тырысамын:

• адамдармен кездесу: Мен мұндай сәтте өз жұмысымды әрең орындайтыныма сенімдімін, ал қарым-қатынас қосымша қуат береді;
• шағын, қарапайым және ұйымдастырушылық тапсырмаларды шешу.

Таңертеңгілік және кешкі рәсім

Осы сағаттарда нақты не істеу керектігін шешу керек. Бұл сізге поштаны ашу, кейбір хабарламаларды тапсырмалар тізіміне аудару және басқа жобалар арасында оларға уақыт табу керек дегенді білдіреді.

Мәселе мынада, сіздің поштаңызды толтыратын хабарламалар сіздің уақытыңызды тамақтандыратын нағыз вампирлер. Оларды ажырату сіз ойлағаннан да көп уақыт пен күш жұмсайды. Ең сорақысы, бұл қаншалықты тітіркендіргіш болса да, сіздің бір бөлігіңіз әрқашан кіріс жәшігіңізді тексергісі келеді.

Шешім мынада, кіргендерге қауіпті жануарлар ретінде қарау керек, олар көбінесе торда ұстауды қажет етеді, бірақ бәрібір, олар өздігінен қашып кетпеуі үшін мезгіл-мезгіл.

Мен күніне екі рет кіріс жұмысымен айналысамын - таңғы және кешкі рәсімдер кезінде. Мен мұндай тәртіпке үйреніп кеткенім сонша, кіріспен жұмыс істеу дене үшін ішу-жеу қажеттілігі сияқты сана үшін автоматты міндет болды.

Осы екі кезең арасында мен поштаға бірдеңе келді ме және маңызды нәрсені ұмытып қалдым ба деп алаңдамаймын - мен өз жүйеме сенемін. Сондықтан, пошта жәшігін жауып, жұмысқа жаңа баспен барамын.

Ал таңғы ырым әдетте ұзаққа созылатындықтан (ұйымдастыру мәселелерінің көбі кешкі рәсімге қалдырылады), мен ең маңызды тапсырмаға көбірек көңіл бөлемін.

Тапсырмалар тізімі

Күніңізді ұйымдастыру және сіздің өміріңіздің барлық шырындарын соратын кіріс жәшігінің ағынын тоқтату үшін сізге әдістер мен құралдарды пайдалану керек.

Осындай тиімді әдістердің бірі кездейсоқ ағынды келесіге аударатын «Оқыту - кезекке тұру - ақпарат қоры - тарату» болып табылады:

• қолдануға оңай тапсырмалар тізімі,
• кейінірек олармен жұмыс істеу үшін сақталған пайдалы материалдардың жеке кітапханасы,
• әріптестермен бөлісетін материалдар жинағы.

Ең дұрысы, бұл таңертең және кешкі рәсімдер кезінде жасалуы керек. Бұл процесті толығырақ қарастырайық.

Кірістерді зерттеу

Сіздің кіріс жәшігіңіз - электрондық пошталар мен Twitter хабарламаларынан бастап жазбаларыңызға дейін.

Біріншіден, есіңізде болсын, кіріс қоңыраулар дереу жауап беруді қажет етпейді. Біз бәріміз электрондық хаттарға жылдам жауаптар жіберуді және алуды үйрендік, бірақ бұл дұрыс емес: мұны күткен кез келген адам сізге қосымша міндеттемелер жүктейді.

Екіншіден, әрбір электрондық поштаны ашып, оған жауап беру мүлдем тиімсіз. Егер сіз бір нәрсені жасасаңыз, нәтижелі боласыз. Мысалы, кіріс жәшігін қараңыз. Біздің миымыз бірнеше тапсырмаларды біріктіруде өте жақсы емес. Адамдар көп тапсырманы оңай орындай аламын деп ойласа, олар шынымен бір тапсырмадан екіншісіне тез ауысады. Бірақ бұл қабылдау мен шоғырлануға теріс әсер етеді.

Сондықтан кіріс жәшігін ашқанда, оған қараңыз. Бұл классикалық бір тапсырманың «Орындау» үлгісі:

• егер сіз кіріс жәшігін екі минуттан аз уақыт ішінде көре алсаңыз, мұны жасаңыз;
• мүмкін болмаса, оны кейінірек қайтару қажет тапсырмалар тізіміне қосыңыз;
• файлды елемеуіңізге болады.

Хабарламаларды көргеннен кейін кезекте тұрған кіріс жәшігін ашсаңыз да, қайта құруға әлі де уақытыңыз бар.

Таңертең кіріс жәшігін өте қажет болғанда ғана қараңыз.

Таңертең хабарламаларды қараған кезде, өзіңізге сұрақ қойыңыз: олар шұғыл ма? Нағыз шұғыл хабарлар сіздің бірінші жауыңыз болып табылады, өйткені олар сіз ең маңызды тапсырмаға жұмсағыңыз келетін қымбат уақытты алады.

Әйтпесе, тапсырмалар тізіміне «Хабарларды кешке тексеру» тармағын қосу жеткілікті.

Кезек

Орындауға 2 минуттан асатын шұғыл емес тапсырмаларды кезектің екі бөлімінің біріне орналастырыңыз:

1. Оқуға болатын нәрселер: Оқуға және ойлануға арналған онлайн ресурстарды қосуға болады. Бұл материалдарға кейінірек және кез келген құрылғыдан оралуға болады.
2. Не істеу керек: кіріс хабарламалар анықтама арқылы тікелей тапсырмалар тізіміне қайта бағытталады.

Әрине, тапсырмалар тізімін қолмен де жасауға болады, бірақ мен қолданбаларды ыңғайлырақ деп санаймын.

Жеке кітапханадағы материалдарды оқу және тарату

Кешкі ырым кезінде тапсырмалар тізіміне қайта оралып, оқуға кезекте тұрған материалдарды тексеремін. Мен Pocket қолданбасын пайдаланатындықтан, мен оларды метрода саяхаттау кезінде, кездесуді күту кезінде немесе кез келген басқа бос уақытта көре аламын. Сондықтан мен әдетте бұл тізіммен тез айналысамын.

Егер материал шынымен құнды болса, оны менің пайдалы материалдардың онлайн кітапханасына қосыңыз. Оны белгілеуге болады, сондықтан жазбаларды келесі күні, бір ай немесе тіпті бір жылдан кейін табу оңай. Мүмкіндік үшін Диогоға ерекше рахмет.

l8r тегі (яғни, кейінірек - ағылшын тілінен. «Кейінірек») ресурсты басқа кезекке қояды, мен оны түнгі тапсырмалар тізімін тексеру кезінде шақырамын.

Сонымен қатар, Diigo жазба жолағына қосқан кез келген мәтіннің көшірмесін автоматты түрде сақтайды. Мен бұл жазбаны өңдей аламын, ескертулерді енгізе аламын, біреумен материалды бөліскім келгенде пайдалы болатын идеяларды енгізе аламын.

Мұны бөлісіңіз

Diigo-дағы кейбір тегтер активіңізді кез келген жерде жариялауға мүмкіндік береді. Ол үшін сиқырдың арқасында:

• Ұнату белгісімен материал менің Tumblr-ге тырнақша ретінде жіберіледі,
• егер сіз Tweet тақырыбы тегін таңдасаңыз және жазба сілтемесі Twitter-ге жіберілсе,
• басқа тіркелгілер үшін тегтерді теңшей аласыз: LinkedIn, Facebook …

Осы әдістің арқасында «гидранттан» бүкіл ағын тапсырмалар тізіміне және жеке кітапханаға жіберіледі, ал таңдалған ресурстар, өз кезегінде, ортақ пайдалануға болады. Және мұның бәрі назарын жоғалтпай.

Кешкі ырым

Таңертең шығармашылық жұмысыма көңіл бөлгім келетіндіктен, кешкі ырым – бұл күнді жоспарлаудың ірге тасы.

Кешкі рәсімді қалай бастаймын

Түскі астан кейін:

• Мен таңертеңгі ең маңызды тапсырмамды орындадым;
• Менің кіріс жәшігімде жинақталған оқылмаған хабарламалар, мен ең маңызды тапсырмамен жұмыс істеген кезде алған едім;
• тапсырмалар тізіміндегі кезекте мен таңертең қоятын тапсырмалар мен күн сайын кешкі рәсімде орындайтын стандартты тапсырмалар бар.

Ағымдағы күнделікті тапсырмалар

Бұрын айтылғандай, кешкі рәсім келесі тапсырмаларды қамтиды:

1. Көру. Бұл бәрін толық тексеру: мен мүмкін болатын барлық нәрселермен айналысамын, тіпті жұмыс істеуге 2 минуттан астам уақыт кететін материалдармен де айналысамын.
2. Оқыңыз, таратыңыз, бөлісіңіз. Соңғы 24 сағатта қосқан барлық керемет нәрселермен жұмыс істеу.
3. Тапсырмалар тізімін бақылаңыз. Мен тапсырмалар кезегімді ашамын және ең маңызды тапсырма бойынша жұмыс барысында қол жеткізілген жетістіктерге сүйене отырып, мен:

• Мен бүгін кешке не істейтінімді және ертең нені кейінге қалдыратынымды шешемін,
• ертең таңертең қандай тапсырма ең маңызды тапсырма болатынын шешіңіз және оған қанша уақыт бөлу керек екенін анықтаңыз,
• Мен демалу уақытын кестеге қосамын (немесе оны кейінірек немесе әлдебір уақытта кейінге қалдырамын).

Кеше алынған электрондық хаттарға жауап беру немесе қаржыны қадағалау және т.б. сияқты тағы бірнеше орындалатын істер бар. Олардың кейбіреулері тек ерекше күні пайда болады. Мысалы, мен әр сәрсенбі және сенбі сайын жоғарыда аталған Diigo-ны тексеремін.

Апталық тексеру

Әр дүйсенбіде тапсырмалар тізіміне «Аптаның мақсаттарының тізімін жасау» тармағын қосу керек. Сондықтан аптаның әр түні мен осы мақсаттарды есте ұстаймын: бұл бүгін не істеу керектігін және кейінірек не қалдыру керектігін шешу қажет болғанда пайдалы болады.

Әр жұма күні кешке мен осы мақсаттарды ойша қайталап, оларды сыни тұрғыдан бағалаймын.

Содан кейін ғана демалыс уақыты келеді

Кешке кестемді басқару оңайырақ және қиын тапсырмалармен жұмыс істеу қиынырақ болғандықтан, күндіз мен кезекке тапсырмалар мен материалдарды қараумен және қосумен айналысатын шығармын. Сонда да сіздің кіріс жәшігіңіз кем дегенде жарты күнге жабылады.

Менің күнім «Оқу - Кезекке тұру - Ақпарат қоры - Тарату» тапсырмасымен аяқталады, сондықтан мен аяқталмаған істерді жүктемей-ақ жаңа күнді бастай аламын.