Электрондық поштаға қалай аз уақыт жұмсауға болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Электрондық поштаны тексеру көптеген адамдар үшін тәуелділікке айналды. Бірақ сіз одан құтылып, өнімділікті арттыра аласыз.

Электрондық поштаны тексеру тәуелділікке ұқсайды. Мұның бірнеше себептері бар.

• Жыныстық қатынас, құмар ойындар немесе есірткі қабылдау кезіндегі сияқты, электрондық поштаны тексеру кезінде мида ләззат гормоны допамин бөлінеді.
• Біз кіріс жәшігімізді тексеріп тұрамыз, өйткені біз жаңалықтан хабардар болғымыз келеді және бірдеңені өткізіп аламыз ба деп қорқамыз.
• Біз демалу және қиынырақ нәрселерді жасамау үшін электрондық пошталарды талдаймыз.

Бірақ бұл уақытты әлдеқайда жақсы өткізуге болады. Кевин Круз, «Уақытты басқарудың 15 құпиясы: табысты адамдар бәрін қалай істейді» кітабының авторы электрондық пошта уақытын екі есе қысқартуға көмектесетін бес кеңес ұсынады.

1. Кестеге талдауды қосыңыз

Электрондық поштаңызды тексермеңіз, бірақ оны өңдеңіз. Талдау хабарларын кез келген басқа жұмыс сияқты өңдеңіз. Оны жоспарлаңыз, күнтізбеңізге қосыңыз, содан кейін бастаңыз. Круз поштаңызды күніне үш рет сұрыптауға кеңес береді: таңертең, түстен кейін және кешке.

Поштамен жұмыс істеуге кететін уақыт маңызды емес. Біреу хабарларды талдауға күніне үш сағат кетеді, ал басқалары 30 минут алады. Ең бастысы, бұл кәсіпке қарапайым жұмыс сияқты саналы түрде жақындау.

Кевин Круз

2. Әркімге хаттың көшірмесін жібермеңіз

Неғұрлым аз электрондық хат жіберсеңіз, соғұрлым қайтарым аз болады. Сондықтан хаттың көшірмесіне көп адамды салмауға тырысыңыз. Соның ішінде «Барлығына жауап беру» құсбелгісін қоймаңыз.

Кейбіреулер жаңа электрондық поштаны жібермес бұрын екі рет ойлануға үйренген кезде электрондық пошта трафигін 50% қысқарта алды.

3. Хабарламаларды сүзгілеу

Әртүрлі әріптерді әртүрлі қалталарға қою үшін сүзгілерді орнатыңыз. Осылайша сіз шынымен маңызды хабарламаларға уақытыңызды босқа өткізе аласыз және қалғандарына алаңдамайсыз.

4. Кіріс жәшігін істер тізімі ретінде пайдалануды тоқтатыңыз

Көптеген адамдар пошта жәшігін басқа істер тізіміне айналдырып, кейінірек үшін әртүрлі тапсырмалары бар хабарламаларды жібереді. Бірақ бұл өнімділікке ғана әсер етеді.

Круз бұл тәсілді ұсынады. Жаңа электрондық поштаны ашқанда, алдымен оны жоюға болатынын өзіңізден сұраңыз. Олай болмаса, оны біреуге тапсыра аласыз ба деп ойлаңыз. Егер бұл мүмкін болмаса, оны бес минуттан аз уақыт ішінде жеңе алатыныңызды анықтаңыз. Олай болса, тамаша. Олай болмаса, хатты кейінге қалдырыңыз. Бірақ оны кіріс жәшігінде қалдырмаңыз, оны күнтізбеңізге тасымалдаңыз және оны жасауға болатын нақты күн мен уақытты таңдаңыз.

5. Өз ниетіңізді басқаларға жеткізіңіз

Мұны әріптестеріңізбен талқылаңыз, осылайша сізге жоспарды ұстану оңайырақ болады. Басшыңызға өнімділікті арттыру үшін жаңа электрондық пошта ескертулерін өшіретініңізді және белгілі бір уақытта электрондық хаттарды талдайтыныңызды айтыңыз.

Сондай-ақ шұғыл мәселелер туындаған жағдайда сізбен қалай байланысуға болатынын келісіңіз.

Электрондық поштамен жұмыс істеуге кететін уақытты қысқартуға тырысып, әдеттеріңізді өзгертуге тура келеді және оған бірден қол жеткізу әрқашан қиын. Шыдамды болыңыз және поштаға көп уақыт жұмсаудың қажеті жоқ екенін түсінуге дайын болыңыз.