Электрондық пошта бізді басқаруға қалай рұқсат етеміз және бұл туралы не істеу керек

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Бұл американдық журналист және спикер Фил Саймонның кітабынан үзінді. Бұл адамдардың электрондық пошта арқылы бір-бірінің өміріне қалай шабуыл жасайтыны және оған қалай қарсы тұру керектігі туралы.

Егер сіз электрондық поштамен жұмыс істегенде, сіз бір немесе басқа шұңқырда кенеттен шығып бара жатқан меңді балғамен «қуып кету» керек ойын ойнап жатқандай көрінсеңіз, сіз жалғыз емессіз. Электрондық пошта әдепкі бойынша іскери байланыстардың негізгі арнасы болып табылады. Radicati Group мәліметтері бойынша, орташа кеңсе қызметкері күніне шамамен 100 электрондық хат алады. Бұл сан жыл сайын 15 пайызға артып келеді. 2012 жылдың шілдесінде McKinsey Global Institute консалтингтік компаниясы «Әлеуметтік экономика: әлеуметтік технологиялар арқылы құндылық пен өнімділікті ашу» атты баяндамасын жариялады. Онда алдыңғы қатардағы қызметкерлер уақытының 28% электрондық поштаны басқаруға жұмсайтыны айтылған.

Ойлан. Егер сізде 50 сағаттық жұмыс аптасы болса, онда сол аптаның 14 сағаты хаттарды оқуға және жазуға жұмсалады. Word, Excel немесе басқа жұмыс бағдарламаларында көп уақыт жұмсай алмайсыз.

Егер электрондық пошта шынымен тиімді байланыс арнасы болса, бұл сандар проблема болмауы мүмкін. Керісінше, бұл кейбір компаниялар үшін осындай. Бірақ көп жағдайда бұлай емес. Әрине, электрондық поштаның өмір сүруге құқығы бар, бірақ олай емес. Зерттеулер сіздің кіріс жәшігіңізді үнемі тексеру IQ деңгейіңізді төмендететінін көрсетті.

Соңғы жылдары электрондық пошта іскерлік коммуникациялардың нағыз қасіретіне айналды. Дегенмен, сіз оны барлық қиындықтар үшін кінәлаудың қажеті жоқ. Технологияны кінәлау ыңғайлы: бұл айнаға қарамауға жақсы сылтау. Ақыр соңында, егер біз ішке қарасақ, мәселе электрондық поштада емес, оны қалай пайдалануда екенін түсінеміз.

Мәселе электрондық поштадан бас тарту емес (бірақ кейбіреулер жасайды). Мәселе – оны ұтымды пайдалану.

Неден бастау керек?

Электрондық поштаны ≠ әңгімені түсіну

Сіз шынайы өмірдегідей электрондық пошта арқылы диалог жүргізе алмайсыз. Әріптер арасында әрқашан уақыт алшақтықтары болады, ал мәтіндік хабарламалар әңгімелесушіге жақын достық көріністерді білдірмейді. Нью-Йорк университетінің қызметкері Джастин Крюгер және Чикаго университетінің қызметкері Николас Эпли вербалды емес белгілердің болмауына байланысты адамдар электрондық поштаны дұрыс түсінбейді.

Психологтар мәтіндік хабарламадағы көңіл-күйді тек жарты жағдайда ғана дұрыс түсіндіруге болатынын анықтады. Өкінішке орай, смайликтер, мысалы, юморды сарказмнан ажыратуға көмектеспейді. Бұл жиі түсініспеушіліктерге әкеледі. Әңгімелесушіңіз сіздің хабарламаңызды түсінетінін білуге тырысқан сайын тиынды аударуға дайынсыз ба?

Үш әріп ережесін орындаңыз

Электрондық пошта шын жүректен сөйлесу үшін ең жақсы орын емес екенін мойындағаннан кейін әрекетке өтіңіз.

Үш әріп ережесін қолданыңыз: егер мәселе үш электрондық хатта шешілмесе, жеке кездесу қажет.

Ол әкімшілік тапсырмаларға (мәселен, жиналысты жоспарлау) және жеке тапсырмаларға да қолданылады. Бұл сізге көп уақытты және көп көңілсіздікті үнемдейді. Дегенмен, бұл бәріне ұнай бермейді, кейбір жолдастардың наразылығына дайын болыңыз. Ақылға қонымды болжаммен, бірақ «барлық сұрақтарға пошта» көзқарасынан арылудың уақыты келді.

Шұғыл мәселелерді электрондық пошта арқылы шешпеңіз

Егер мәселе шынымен маңызды болса және дереу әрекет етуді қажет етсе, оны электрондық пошта арқылы жібермеңіз. Бұл үшін телефон бар. Мұны компанияңызда ережеге айналдырыңыз.

Тапсырмаларды басқару үшін электрондық поштаны пайдаланбаңыз

Электрондық пошта тапсырма менеджері емес. Бірақ көптеген адамдар электрондық поштаны осылай пайдаланады. Таңқаларлық емес, олар үнемі алаңдатады. Тапсырмаларымды тексеру үшін кіріс жәшігімді аштым, сізге жұмыс пен жеке хабарламалар ағыны түсті. Пошта клиентін не үшін ашқаныңызды ұмытып, оларға ауысу оңай.

Тапсырмаларды басқаруға арналған дербес қолданбалар бар: DropTask және т.б. Олар электрондық поштаны алмастырмайды, олар сіз қол жеткізуге тырысып жатқан мақсаттарға бағытталған.

Жоба менеджменті де солай., немесе Basecamp - сізді километрлік хабарламалар тізбегінен құтқаратын ыңғайлы және қолжетімді құралдар.

Қарым-қатынасқа шахтадағы көмірді өндіру сияқты қарамаңыз

Жұмыс қарым-қатынасында бос жүргендер аз. Көпшілігі, соның ішінде әріптестерін, клиенттерін және серіктестерін таңдай алмайтындықтан. Олардың кейбіреулері телефонмен сөйлесуге тым «бос емес» - барлығын екі минут ішінде ауызша талқылаудың орнына оншақты хабарлама жазғанды жөн көреді.

Бұл жағдайда сіз олардың сөйлесу мәнеріне (сөздер, сөз тіркестері және т.б.) назар аударуыңыз керек. Телефоннан қашып, сөйлесетін адамдармен шынымен араласқыңыз келе ме деп өзіңізден сұраңыз. Сіздің компанияңыздағы бос орынға жұмыс іздеушілерді, әлеуетті клиенттерді немесе әлеуетті болашақ жеткізушілерді мұқият қараңыз. Егер олар бастапқыда шахтада кен қазып жатқандай араласатын болса, онда олардың өзгеру мүмкіндігі қандай?

Электрондық поштадан тыс өмірді есте сақтаңыз

Ол! Пошта жәшігіңізді жабудан қорықпаңыз. Әлем құламайды. Бұл анық, бірақ көптеген адамдар үшін бұл аян болуы мүмкін. Мысалы, Klick Health компаниясында қызметкерлер электрондық поштаны пайдаланады. Оның бас директорының айтуынша, электрондық пошта басқа адамдарға өзін басқаруға мүмкіндік беретін құрал.

Сен не ойлайсың: электрондық пошта шынымен адамдарды басқарады тапсырмаларды ж?не оларды орындау т?ртібін ж?ктеу ар?ылы?