Жоспарлау қатесі дегеніміз не және мерзімдерді қалай дұрыс бағалау керек

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Жұмыста және күнделікті өмірде мұны істеудің алты жолы.

Жоспарлау қатесі дегеніміз не

Соңғы үш жылда үйімнің бес бөлмесін сырладым. Мен жатын бөлмеден бастадым және оны бір аптадан кейін өңдеуді жоспарладым. Алайда, соңғы жанасу бір айдан кейін ғана жасалды.

Қалай ойлайсыз, екінші бөлмені бастағаннан кейін мен оны бояуға бір ай болды деп ойладым ба? Бірақ жоқ. Мен сенімді болдым: қолымды толтырып қойғанмын, мен міндетті түрде демалыс күндеріне дейін, максимум - келесіге дейін бітіремін. Бірақ маған тағы бір ай кетті. Басқа бөлмелердің әрқайсысы сияқты. Ас үйден басқа, бұл одан да көп уақытты алды.

Әр жолы, басқа бөлмені бояуға дайындалып, бір-екі аптадан кейін бәрі дайын болады деп күтетінмін. Тәжірибе маған мұны бір айдан аз уақыт ішінде ешқашан жасамайтынымды айтты. Дегенмен, бұл жолы істің тезірек жүретініне сенімділіктен бас тарту қиын болды.

Мәселелерді шешу үшін қажет уақытты жете бағаламауға мәжбүр ететін бұл сенімділіктің атауы бар: жоспарлау қатесі. Бұл тұжырымдаманы 70-жылдардың соңында психологтар Даниэль Каннеман мен Амос Тверский енгізді.

Ғалымдар жоспарлау кезінде адамдар өздерінің өткен тәжірибесін елемейді деп түсіндірді. Менің жағдайда бөлмені бояуға бір ай қажет болды. Әдетте біз тек алдағы тапсырмаға назар аударамыз: бұл бөлме кішкентай, яғни оны бояуға көп уақыт кетпейді.

Дэниел Каннеман бұл туралы егжей-тегжейлі «Баяу ойла … Жылдам шешім қабылда» кітабында айтады. Ол жоспарлау қателері әдетте екі нәрсеге байланысты екенін айтады:

1. Бұрынғы ұқсас тапсырмаларды орындауға қанша уақыт кеткенін ескермейміз.
2. Біз кешігуді тудыратын асқынуларға тап болмаймыз деп ойлаймыз.

Уақытты дұрыс бағаламау неге әкеледі?

Жобаларды басқару институтының мәліметі бойынша, барлық жобалардың жартысынан сәл астамы белгіленген мерзімде аяқталады.

Бірақ бөлмені бояуға кететін уақытты елеусіз қалдыру бір нәрсе (бұл сізге аздап қолайсыздық әкеледі). Жұмыс тапсырмалары мен жобаларды бағалауда дәл осындай қателік жасау мүлдем басқа. Мұнда салдары әлдеқайда ауыр болуы мүмкін.

Ең дұрысы, бұл сізге немесе сіздің командаңызға қосымша жұмыс істеуге мәжбүр болады. Ең нашар жағдайда - бюджеттің жетіспеушілігі, аз пайда, бастықтар мен тұтынушылардың қанағаттанбауы.

Тапсырмаларды қалай дұрыс бағалауға болады

Бір интуицияға сеніп, жоспарлауды тоқтату керек. Арнайы әдістерді қолданған дұрыс.

1. Бұрынғы тәжірибеге сүйеніңіз

Психолог Каннеман мен Тверский ұсынады: жұмысты бастамас бұрын не істеу керек екенін бағалап қана қоймай, әдетте мұндай тапсырмаларға қанша уақыт кететінін де бағалау керек.

Мысалы, мобильді қосымша үшін жаңа мүмкіндік жасау керек - топтың ұқсас тапсырмаға қанша уақыт жұмсағанын біліңіз. 4000 сөзден тұратын блог жазбасын жазғыңыз келсе, соңғы рет қанша сағат немесе күн жұмсағаныңыз туралы деректерді табыңыз.

Егер сіз жалғыз жұмыс істеп жатсаңыз, бұл ақпаратты жинаудың ең оңай жолы - уақытты бақылау қолданбасын пайдалану. Оны әртүрлі тапсырмалар түрлерімен қолданыңыз, кейінірек дайын есептерді пайдаланыңыз.

Топтық іс-әрекеттер үшін жобаны басқару бағдарламалық құралы ыңғайлы болады. Олардың көпшілігі деректерді жинаудың бірнеше әдістерін пайдаланады, мысалы, нақты жұмыс уақытын есепке алу және Гант диаграммасын құру.

2. Тапсырмаңызды бағалауды басқа біреуден сұраңыз

1994 жылы американдық психологиялық қауымдастығының «Тұлға және әлеуметтік психология» журналы Роджер Бюлер, Дейл Гриффин және Майкл Росс жүргізген бес зерттеудің нәтижелерін жариялады.

Олар адамдар Каннеман мен Тверский сипаттаған жоспарлау қатесін жиі жасайтынын растады. Бірақ тағы бір нәрсе анықталды: біз өз міндеттеріміздің құнын жиі қате бағалаймыз, бірақ басқа біреуге қанша уақыт кететінін жақсы болжай аламыз.

Зерттеушілер зерттеуге қатысушылардан басқа адамға белгілі бір тапсырманы орындау үшін қанша уақыт қажет болатынын болжауды сұрады. Жауап беру кезінде олар бар тәжірибеге көбірек сілтеме жасады. Ал ол жоқ кезде де олардың берген бағалары тапсырманы орындауы тиіс адамдардың тұжырымдарынан әлдеқайда ұтымды болды.

Себебі, біз әдетте өз қабілеттерімізге оптимистік көзқараспен қараймыз. Ал басқа біреуге келгенде әлдеқайда объективті. Сондықтан тапсырмаларды өзіңіз бағалауға тырысудың орнына, досыңыздан немесе әріптесіңізден мұны сіз үшін орындауын сұраңыз.

3. Уақыт диапазонын жасаңыз және кешігу мүмкіндігін ескеріңіз

Атақты белгілі - біз білетін нәрселер бар, біз оларды білеміз. Сондай-ақ белгілі белгісіздер бар - біз білетін, біз білмейтін нәрселер. Бірақ әлі белгісіз беймәлім дүниелер бар – бұл біз білмейтін, біз білмейтін дүниелер.

Дональд Рамсфельд американдық саясаткер

Бұл дәйексөзге жобаны басқаруда жиі сілтеме жасалады. Рамсфельд айтатын белгісіз белгісіздерді есепке алу үшін басшылар белгісіздік конусы деп атайтын нәрсені пайдаланады. Ол тапсырма талап етуі мүмкін уақыт ауқымын көрсетуге арналған.

Сіз жобамен алғаш жұмыс істей бастағанда, сіз ол туралы әлі де аз білесіз. Сондықтан оны аяқтауға кететін нақты уақыт болжамнан айтарлықтай өзгеруі мүмкін. Жұмыс екі күнге созылады деп ойлайсыз, бірақ іс жүзінде сегіз күн кетуі мүмкін. Немесе бірнеше сағат.

Бірақ процесс дамыған сайын бұл ауқым қысқарады. Дегенмен, сіз нақты қанша уақыт қажет екенін тек соңында айта аласыз - жоба аяқталған кезде.

Дегенмен, белгісіздік конусы дәлірек бағалауға мүмкіндік береді. Алдағы жоба туралы көп білмесеңіз, ауқымның төменгі ұшын табу үшін болжалды орындалу уақытын төртке бөліңіз және жоғарғы шекті анықтау үшін бірдей көбейтіңіз. Нәтиже, мысалы, 1 күннен 16 күнге дейін болады.

Егер мұндай үлкен диапазон сізге сәйкес келмесе, есепке алу үшін тек жоғарғы шекті пайдаланыңыз - содан кейін, болжам бойынша, жұмыс 16 күнді алады. Бұл ең дәл сан емес, бірақ ол сіздің бастапқы болжамыңызға қарағанда шындыққа жақынырақ болуы мүмкін.

4. Есепті үш ұпай бойынша бағалаңыз

Бұл әдіс сізге объективті болуға көмектеседі. Әрбір тапсырмаға баға беру керек:

• ең жақсы сценарий;
• ең нашар жағдай сценарийі;
• ең ықтимал сценарий.

Бірінші сан сіздің бастапқы болжамыңызға сәйкес келуі мүмкін. Ең ықтимал сценарийді бағалау сізде бар эмпирикалық деректерге негізделуі мүмкін. Ал ең нашарсын бағалағанда, егер бәрі дұрыс емес болса, қанша уақытқа созылатынын ескеру керек.

Үш санмен орташа мәнді есептеңіз. Мысалы, ең жақсы сценарий үш күн болса, ықтималы бес күн, ал ең нашары тоғыз болса, жай ғана қосыңыз: 3 + 5 + 9 = 17. Содан кейін бұл санды үшке бөліңіз. Орташа алғанда 5, 67 күн болып шығады - бұл сіздің қажетті уақыт туралы болжамыңыз.

5. Қателік жылдамдығын есептеңіз

Стив Павлина, ақылды адамдарға арналған жеке даму курсының авторы жоспарлауда қаншалықты қателескеніңіздің коэффициентін есептеуді ұсынады. Болашақта бұл нөмірді барлық тапсырмаларыңыз үшін пайдалануға болады.

Жақын арада орындау қажет бірнеше тапсырманың уақытын бағалаңыз. Өз болжамдарыңызды жазыңыз. Жұмысты аяқтағаннан кейін, соңында қанша жұмсағаныңызды ескеріңіз.

Барлық жоспарланған уақыттарды бірге қосыңыз. Нақтысымен де солай істеңіз. Енді барлық нақты уақытты бастапқы бағалауға бөліңіз - сіз қалаған қатынасты аласыз.

Мысалы, бірнеше тапсырманы орындау үшін 12 сағат қажет деп есептейсіз. Соңында біз 15 жұмсадық. Қате деңгейі: 15/12 = 1,25. Бұл тапсырмалар сізге жоспарланғаннан 25% ұзағырақ уақыт алды дегенді білдіреді.

Енді бастапқы бағалауларыңызды әрқашан нәтиже қателік коэффициентіне көбейтіңіз - және олар дәлірек болады.

6. Бағалауды күннің ең өнімді емес уақытында жүргізіңіз

Америкалық талдаушы және бизнес әдебиетінің авторы Дэниел Пинк өзінің Timehacking кітабында. Ғылым бізге бәрін уақытында орындауға қалай көмектеседі » деп біздің хронотиптерге - ішкі сағаттарға қатысты зерттеулерге кірісті.

Ол олардың біздің күні бойына қалай әсер ететінін зерттеді. Ал хронотиптер біздің физикалық және ақыл-ой белсенділігімізді бақылап қана қоймайды, сонымен қатар біздің тәуліктің қай мезгілінде ең шығармашылықпен айналысатынымызды және оң және теріс ойларға бейімділігін анықтайтынын білдім.

Пинк Twitter-дегі адамдардың көңіл-күйін талдаған Скотт Голдер мен Майкл Мэйсидің зерттеулеріне сілтеме жасайды. Олар өнімділігі төмен кезеңдерінде пайдаланушы жазбалары әдетте онша жағымды емес екенін анықтады.

Көптеген адамдар үшін бұл құлдырау күннің ортасында, түскі астан кейін ғана болады. Гольдер мен Мэйсидің айтуынша, бұл уақытта сіздің көңіл-күйіңіз жақсы болуы екіталай. Бұл сізге тым сенімділік пен оптимизмнен аулақ болуға және нәтижесінде тиімдірек жоспарлауға көмектеседі.

Осылайша, соңғы әдістің мәні өнімділіктің төмендеуі кезінде тапсырмаларды бағалау болып табылады. Бұл оянғаннан кейін шамамен алты сағаттан кейін. Бірақ дисперсия мен шаршау сезімі пайда болғанша күте аласыз.

Жұмыстың нәтижесі бойынша уақытты осылай жоспарлау арқылы шындыққа жақындағаныңызды тексеріңіз.

Жоспарлау қатесін түсінудің өзі тапсырмаларды дұрыс бағалауға көмектеседі. Сіз өзіңіздің қабілеттеріңізді асыра бағалауға бейімділігін басқара алмауыңыз мүмкін. Бірақ егер сіз шамадан тыс оптимизмнің қалай әсер ететінін түсінсеңіз және бұл әсерді азайтуға тырыссаңыз, уақытты басқаруда әлдеқайда жақсы боласыз.