Бұрынғы Google қызметкерінен Gmail туралы 7 кеңес

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Егер жүздеген кіріс хаттар және поштаңызды тексеруге арналған тұрақты алаңдаушылықтар сіздің негізгі әрекетіңізге назар аударуға мүмкіндік бермесе, онда бұл мақала сізге арналған. Google-дың бұрынғы қызметкері Рудольф Дутель Gmail-мен бас ауыртпай қалай дұрыс жұмыс істеу керектігін түсіндірді.

2011 жылы Рудольф Дутель Google-ға жұмысқа орналасты. «Менің Google кеңсесіндегі бірінші күнім Гарри Поттердің Хогвартсқа келуі сияқты болды: сіз бірінші кездесудегі мектеп оқушысы сияқты қатты уайымдадыңыз және не істеу керектігін білмейсіз», - деп есіне алады Рудольф. «Сондықтан, маған сеніп тапсырылған кез келген жұмысқа және процесте жаңа нәрсені үйрену мүмкіндігіне қуаныштымын».

Келесі екі жылда ол компания қызметкерлерін Gmail пошталық қызметімен, сондай-ақ оның корпоративтік сатылымдарымен жұмыс істеуге үйретумен тығыз айналысады.

Дютел енді Google мүшесі емес; ол қазір Buffer қызметкері және қашықтағы жұмысшыларға арналған апта сайынғы электрондық журнал Remotive жобасының негізін қалаушы. Дегенмен, ол бұрынғы әріптестеріне үйреткен кейбір айла-амалдарды әлі де қолданады.

Электрондық поштаңызды қалай үйретуге болады: Gmail-мен жұмыс істеуге арналған 7 өлтіруші кеңес

Кейде дүйсенбі күні таңертең кіріс жәшігін ашу - бұл аян. Хаттардың шексіз ағынын сұрыптау физикалық тұрғыдан мүмкін емес сияқты.

Электронды пошта бүгінде электр жарығы мен ұялы байланыс мұнарасы жоқ шалғай ауылдарда ғана қолданылмайды. McKinsey жаһандық институтының зерттеулеріне сәйкес, біз жұмыс күніміздің орта есеппен үштен бірін электрондық хаттарға жауап беруге жұмсаймыз.

Орташа білікті жұмысшы өзінің пайдалы уақытының 28% дейін электрондық поштаны талдауға жұмсайды. Бұл аптасына шамамен 13 сағат.

Әрине, мұндай қайғылы статистикамен келіскім келмейді. Оның үстіне әркім өз уақытын пайдалырақ нәрсеге жұмсағысы келеді. Осы мақсатта Dutel Gmail мүмкіндіктерін, утилиталар мен қызметтерді сынауға көп уақыт жұмсады, оның пікірінше, күнделікті қолдану үшін ең пайдалы жетіні атап өтті. Мүмкін, жұмыс хаттары соншалықты ұзақ бизнес емес.

1. «Жіберуден бас тарту» түймесін пайдаланыңыз

Сіз «Жіберу» түймесін басқаннан кейін хатыңызда бірнеше тітіркендіргіш қателерді байқадыңыз ба? Мен сенімдімін иә.

Бұдан былай қорқатын ештеңе жоқ: сізде жіберуден бас тарту функциясы бар, оны пайдалану құнды жұмыс уақытын басқаруды шындап шешкендер үшін қатаң шарт болып табылады.

Мәзірге өтіп, сәйкес функцияның алдына белгі қою арқылы функцияны қосуға болады: «Параметрлер» → «Жалпы» → «Жіберуді тоқтату». Қажет болса, бас тарту кезеңін 10, 20 немесе 30 секундқа орнатуға болады.

Өзіңіз көріңіз, жеке өзіме ұнады!

2. Уақытты үнемдеу үшін үлгілерді қолданыңыз

Біз екі тамшы су сияқты бір-біріне ұқсас бір типті әріптердің көп санын жазамыз. Кейде біз жаңа хаттар үшін басқа адамдарға жазған хаттарды негізге аламыз. Мысалы, сатушылар үшін бұл ыңғайлы және уақытты айтарлықтай үнемдей алады.

Ендеше, бір нәрсені қайта-қайта жазудың орнына, осындай хабарламаға бірнеше үлгіні неге дайындамасқа? Өйткені, бір-екі сөз бен сөз тіркесін ауыстыру жаңадан жазғаннан әлдеқайда оңай. Ең бастысы, оны кейінірек қайта оқуды ұмытпау керек.

Қажет болса, кейінірек пайдалануға болатын кейбір үлгі жауаптарын дайындаңыз және сақтаңыз.

«Жауап үлгілері» функциясын қосу үшін параметрлер мәзіріндегі «Зертхана» қойындысына өтіңіз.

Осы керемет пайдалы мүмкіндіктің арқасында Рудольф пен оның ағасы өздерінің байланыс мәліметтерін стандартты пошталық хатта алғашқы 1500 Remotive жазылушысына қолмен жібере алды.

3. Желіден тыс кіру функциясын пайдаланыңыз

Dutel-тен үйренген тағы бір трюк - Gmail-мен Интернетке қосылмай жұмыс істеуді жалғастыру.

Мүмкін сіздердің кейбіреулеріңіз өзіңізді шығармашылық тапсырмаларға толығымен арнау үшін біраз уақытқа басқалармен байланысын үзуді ұнататын шығарсыз. Дегенмен, көп жағдайда сіз, мысалы, техникалық тапсырманы тастаған «Кіріс жәшігі» қалтасынсыз жасай алмайсыз. Қалай болу керек?

Пойызбен барлық саяхаттар, Wi-Fi желісіне ақылы немесе шектеулі қолжетімділік жағдайлары және басқа да күтпеген жағдайлар үшін сіз «Офлайн» функциясын пайдалана аласыз. Ол Интернетке қосылмай электрондық поштаны оқуға, жауап беруге, іздеуге және мұрағаттауға мүмкіндік береді.

Бұл өте ыңғайлы, өйткені бұл режим тек поштамен ғана емес, сонымен қатар Google Drive және Google Docs файлдарымен де жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

4. Уақытыңыз жоқ па? Кідірту

Кейде кіріс хабарламалар жәшікке бірінен соң бірі түсіп, тітіркендіргіш және біз назар аударатын жұмыстан алшақтатады. Бір, екі, төрт, он жаңа әріп… Маңызды нәрсе болса ше?

Бұл мәселенің ең жақсы шешімі, Дутелдің пікірінше, кіріс жәшігін кідірту функциясы болды. Бұл функцияның мағынасы өте қарапайым: сіз маңызды нәрсемен айналыссаңыз, сіз кіріс хат-хабарлар ағынын тоқтатасыз, ал сіз алаңдаушылық пен оқиғаларға толы күнтізбе ауыртпалығынан құтылған кезде, сіз оларды қабылдағандай қайта аласыз. сол секундта пошта қойындысы бар бетке өту арқылы.

5. Қажетсіз жіберу тізімдерінен бас тартыңыз

Жұмыстың электрондық поштасының кіріс жәшігіне түсетін әр түрлі хабарламалардан толығымен құтылу қиынға соғады. Сізге мүлдем қызық емес нәрселерден қалай құтылуға болады?

Электрондық хаттарды бірнеше минут ішінде ең жақсы жолмен ұйымдастыруға көмектесетін Unroll.me утилитасын қараңыз. Қызметке тіркелгеннен кейін сіз жазылған пошта тізімін ашыңыз. Содан кейін қажетсіз жазылымдардан бас тартыңыз.

6. 2 сатылы растауды қосыңыз

Gmail біз туралы барлығын дерлік білетін сияқты: біз кіммен сөйлесеміз, іздеуде қандай суреттерді іздейміз, «Құжаттар» ішінде не сақтаймыз. Бұл ұшуды басқару орталығы және негізгі командалық штаб деп айта аламыз - Римге баратын жолдар сияқты барлық сілтемелер осында апарады. Бұл бірінші кезекте қауіпсіздікті қамтамасыз ету керек дегенді білдіреді.

Екі сатылы растау - бұл тапсырма үшін ең жақсы шешім. «Екі-», өйткені ақпаратты қорғау үшін сізге пошта жәшігінің құпия сөзі ғана емес, сонымен қатар ұялы қосымшадан немесе SMS-хабарламадан пошта жәшігіне кіруге әрекеттенген сайын алатын бірегей код қажет болады.

Рудольф сонымен қатар 1Password қызметіне назар аударуға кеңес береді.

Dropbox, Facebook және Twitter сияқты көптеген басқа танымал қызметтер де кіру үшін 2 сатылы растауды пайдаланады.

Айтпақшы, деректеріңіздің қауіпсіздігі үшін Gmail тіркелгіңіз бірден бірнеше құрылғыда, мысалы, бір уақытта екі компьютерде пайдаланылмауын қамтамасыз ету маңызды.

7. Қосымша ақпаратты хабарландыруларды пайдаланыңыз

Көптеген мессенджерлер хабарламалар үшін бірден бірнеше мәртебелерді пайдаланады: «Жіберілді», «Жеткізілді», «Оқылды». Кейбір жерлерде, мысалы, Facebook, белгішелер бұл хабарландыруларды көрсету үшін пайдаланылады.

Gmail қызметі үшін ұқсас шешім бар - Sidekick. Бұл жұмыс іздеп жүргендер немесе қызметі сатумен байланысты адамдар үшін жақсы қосымша: жіберілген электрондық хаттардың күйлерін алу өте ыңғайлы.

Енді сіз Gmail-мен жұмыс істеу кезінде қауіпсіздік пен уақытты үнемдеу туралы көбірек білесіз. Тәжірибелі маманның кеңесі өнімділікті арттыруға көмектеседі деп үміттенеміз.