Күнді қалай ұйымдастыруға болады: өнімділік данышпандарының техникасы

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Уақыт тапшы және таптырмайтын ресурс. Оны ақылмен пайдалануды үйреніңіз.

Бенджамин Франклин әдісі

Бенджамин Франклин сабын жасаушының ұлы болды, бірақ өзін-өзі ұйымдастыру мен тәртіптің арқасында ол көптеген салаларда табысқа жетті: саясатта, дипломатияда, ғылымда, журналистикада. Ол Америка Құрама Штаттарының негізін қалаушылардың бірі - ол Тәуелсіздік Декларациясын және елдің Конституциясын жасауға қатысты.

Франклиннің портреті 100 долларлық купюрада бейнеленген, бірақ ол ешқашан Америка Құрама Штаттарының президенті болмаған. «Уақыт – ақша» және «Бүгін істей алатынды ертеңге қалдырма» сияқты ұшқыр сөз тіркестерінің авторы ретінде оның еңбегі зор.

Франклин үшін уақыт өте маңызды болды.

Сіз өмірді жақсы көресіз бе? Содан кейін уақытты босқа өткізбеңіз, өйткені уақыт өмірді құрайтын мата. Бенджамин Франклин

20 жасында Франклин өзі үшін уақытты басқару жүйесін жасап шығарды, оны өмір бойы қолданды. Замандастары оны «Франклин пирамидасы» деп атаған (кейде «өнімділік пирамидасы» - өнімділік пирамидасы деп те аталады).

Пирамида өмірлік құндылықтарға негізделген. Бұл кез келген мәселені шешудегі моральдық нұсқаулар. Франклин оларды ізгілік деп атады.

Ол өзі үшін 13 ізгілікті анықтады: тыйылу, үндемеу, тәртіпті сүю, шешімділік, үнемділік, еңбекқорлық, шынайылық, әділдік, ұстамдылық, тазалық, байсалдылық, пәктік, момындық.

Күнделікті өз бетімен жұмыс істеу үшін Франклин арнайы дәптер бастады, онда ол әрбір өмірлік ұстаным үшін бір парақ алды. Ол әр бетті жеті бағанға (апта күндеріне) бөлді. Сосын қасиет санына қарай 13 көлденең сызық сызды.

Сөйтіп, күнде бір қасиетке тоқталып, кешкісін алаңдарда «адамгершілік кемелдену» жолында жіберілген қателіктерді атап өтті.

Франклин пирамидасының келесі сатысы – жаһандық мақсат. Ол өмірлік ұстанымдарға негізделген және «N жасына дейін мен неге қол жеткізгім келеді?» деген сұраққа жауап береді. Дәрігердің жаһандық мақсаты, мысалы, 35 жасқа дейін бөлім меңгерушісі болу, ал менеджер үшін - өз стартапын іске қосу болуы мүмкін.

Бенджамин Франклин шынымен де істерді жоспарлаудың атасы. Ол үнемі тәртіпті ұстанып, әр басқан қадамын сөзбе-сөз жазып отырды. Сондықтан оның пирамидасында келесілер бар:

• бас жоспар – жаһандық мақсатқа жетудің қадамдық нұсқаулары;
• ұзақ мерзімді жоспар – алдағы 3-5 жылға арналған мақсаттар;
• қысқа мерзімді жоспар – келесі жылға және айға арналған тапсырмалар;
• аптаға және күнге жоспарлау.

Пирамиданың барлық қадамдары дәйекті түрде орналасқан - әрбір келесі алдыңғыға негізделген.

Шығару

Франклин әдісі бойынша күнді ұйымдастыру үшін сіз іргелі өмірлік ұстанымдарды анықтап, жаһандық мақсат қойып, оған жету жоспарын жасауыңыз керек.

Ұзақ мерзімді және қысқа мерзімді жоспарлау үшін электронды құралдардың бірін пайдалануға немесе қағаздан блокнот жасап, «Жылдам жазбалар» жүйесін енгізуге болады.

Стивен Кови әдісі

Стивен Кови Франклин жүйесінің ізбасарларының бірі болып саналады. Ол менеджмент саласындағы халықаралық танымал сарапшы және жаттықтырушы. Кови - кәсіби спикер және көптеген кітаптардың авторы. Олардың бірі Time журналының ең ықпалды іскерлік әдебиеттер тізіміне енді.

Бұл өз уақытынан озып шыққан «Өте тиімді адамдардың жеті әдеті» кітабы. Кови оны 1989 жылы жазды, бірақ ол 2004 жылы қайта шығарылғанға дейін бестселлерге айналған жоқ.

Ковидің тұжырымдамасы жеті дағдының тізбегіне негізделген.

1. Араны қайрау, яғни өзіңізді үнемі жетілдіріңіз.
2. Синергияға жету, яғни өзара тиімді әрекеттестікке ұмтылу.
3. Белсенді болыңыз.
4. Алдымен естуге тырысыңыз, содан кейін ғана - естіледі.
5. Соңғы мақсатты елестетуден бастаңыз.
6. Жеңіс-жеңіс деп ойлаңыз.
7. Алдымен не істеу керек, соны жасаңыз.

Тапсырмаларды бөлу және басымдық беру матрицасы соңғы дағдыны жүзеге асыруға көмектеседі. Кови оны Америка Құрама Штаттарының 34-ші президенті Дуайт Дэвид Эйзенхауэрден алған.

Барлық тапсырмалар төрт топқа бөлінеді:

1. Шұғыл және маңызды (мүмкіндігінше тезірек орындалуы керек);
2. Шұғыл емес маңызды (мерзімі алыс стратегиялық міндеттер);
3. Шұғыл маңызды емес (оны тез орындау керек, бірақ кейінге қалдыруға немесе өзіңіз жасамауға болады);
4. Шұғыл емес және маңызды емес (әдетте, мұндай істер жойылуы немесе үшінші тұлғаларға сеніп тапсырылуы мүмкін).

Ковидің айтуынша, табысты адамдар уақыттың қиыншылықтарына сирек ұшырайды, өйткені олар 1 және 3 санаттағы тапсырмаларды тез шешеді және 4-квадраттағы нәрселерді аямай құрбан етеді. Сонымен бірге олар уақыт пен күш-қуатының 60-80%-ын осы мақсатқа арнайды. 2 шаршыдан есептер шығару, өйткені олар прогресс локомотиві.

Шығару

Тиімдірек болу үшін күннің соңында немесе басында Эйзенхауэр матрицасын (немесе Кови матрицасын, қайсысын қаласаңыз) пайдаланып, тапсырмаларыңызды жазып, басымдық беріңіз. Мұны істеу үшін сіз Eisenhower (iOS) немесе MyEffectivenessHabits (Android) қолданбасын пайдалана аласыз. Пропорцияны сақтауға тырысыңыз: 40% - маңызды шұғыл мәселелер, 60% - маңызды шұғыл емес.

Тим Феррис әдісі

Тимоти Феррис - танымал өнімділік гуру. Оның көпшілік алдында шыққан жазбалары миллиондаған қаралым жинайды, ал кітаптар сол үлкен тиражбен сатылады.

Таңқаларлық емес – кімнің «аптасына 4 сағат жұмыс істеп, кеңседе отырмай», қоңыраудан қоңырауға дейін «жұмыс істеп, сонымен бірге кез келген жерде тұрып, байығысы» келмейді? Ферристің аттас кітабы The New York Times және The Wall Street Journal бестселлерлерінің тізімінде бірінші орынға шықты.

Оның әдісі екі тірекке негізделген:

1. Парето заңы: күш-жігердің 20% -ы нәтиженің 80%, ал қалған 80% күш - нәтиженің 20% ғана береді. Бұл шын мәнінде маңызды әрекеттерге назар аударуды білдіреді.
2. Паркинсон заңы: Жұмыс оған бөлінген барлық уақытты толтырады. Бұл тапсырманы орындау үшін дәл сонша бөлу керек дегенді білдіреді.

Көбірек жұмыс істеу үшін жұмыс күнін ұзартудың қажеті жоқ. Керісінше, оны қысқартыңыз, тек шын мәнінде маңызды нәрсеге назар аударыңыз. Қалғанның бәрін тастаңыз, аутсорсинг немесе делегат.

Ферристің әдісі 1-3-5 жоспарлау техникасына сәйкес келеді. Оның мәні қарапайым: істер тізіміне бір маңызды нәрсе қосылады, үш орташа және бес кішкентай. Барлығы тоғыз. Олар шұғыл түрде бөлінген априори болып табылады, бұл төтенше жағдай сезімінен арылуға көмектеседі.

Феррис - көп тапсырмаларды орындауға және ақпаратты шамадан тыс жүктеуге қарсы. Бір уақытта бірнеше нәрсе орындалса, назар аударылады. Нәтижесінде өнімділік өспейді, керісінше төмендейді. Ақпараттың үздіксіз қабылдануы да солай. Поштаны, мессенджерлерді және әлеуметтік желілерді үнемі тексеру тек жалған сезім тудырады, бірақ оны мақсатқа жақындатпайды.

Бірақ стресс, керісінше, Феррис біздің көмекшілерімізді қарастырады.

Қорқыныш - бұл көрсеткіш. Қорқыныш біздің досымыз. Кейде ол не істемеу керектігін көрсетеді, бірақ көбінесе не істеу керек екенін көрсетеді. Тим Феррис

Айта кету керек, Тим Феррис аз жұмыс істеу арқылы өнімділікке ұмтылуда жалғыз емес. Стивер Роббинс, «Аз жұмыс істеуге және көп жұмыс істеуге арналған 9 қадам» кітабының авторы «белсенді күндер» әдісін ұсынады, онда сіз өзіңіздің жетістіктеріңізді бақылау үшін белгілі бір күні өзіңізге «бақылаушы» тағайындайсыз.

Шығару

Бұл әдіс сіз үшін, егер сіз қатаң кестені орындай алмасаңыз және істер тізімі сізге сәйкес келмесе. Күніңізді уақыттың 20% ең қиын және маңызды нәрселермен алатындай етіп ұйымдастырыңыз. Қалғандары өз жолымен жүрсін. Басқаша айтқанда, іскерлік кездесу өткізу қажет болса, онда күнді, уақытты, ұзақтығын таңдап, кестені қатаң сақтау керек. Қалған күнді кез келген аяқталмаған жұмысқа арнауға болады.

Глеб Архангельский әдісі

Глеб Архангельский - тайм-менеджмент саласындағы сарапшы, осы аттас компанияның негізін қалаушы және басшысы. Оның ерекшелігі түпнұсқа әзірлемелерді жасауында емес, тайм-менеджмент әдістерін отандық шындыққа бейімдей отырып, қарапайым және қолжетімді етіп көрсетуінде.

Архангельский бірнеше танымал іскерлік кітаптардың авторы: Job 2.0: Breakthrough to Free time, Formula of Time, Time Drive және т.б.

Соңғысы ең танымал. Time Drive жоспарлаудың, мақсат қоюдың және мотивацияның маңыздылығын, сонымен қатар қуатты уақытты басқару және кешіктіруге қарсы әдістерді зерттейді.

• «Бақалар». Әр адамның үнемі кейінге қалдырылатын қызықсыз тапсырмалары болады. Бұл жағымсыз қылықтар жиналып, психологиялық тұрғыдан жаншылады. Бірақ әр таңды «бақа жеуден» бастасаңыз, яғни ең алдымен қызықсыз тапсырманы орындап, содан кейін қалғанына көшсеңіз, бірте-бірте жағдай реттеледі.
• «Зәкірлер». Бұл белгілі бір эмоционалдық күйге байланысты материалдық қосымшалар (музыка, түс, қозғалыс). Белгілі бір мәселені шешуге бейімделу үшін «зәкірлер» қажет. Мысалы, сіз классикалық музыкаға поштамен жұмыс істеуге дағдылана аласыз және кіріс жәшігін босатуға тым жалқау болған кезде, қажетті психологиялық толқынды ұстау үшін Моцарт немесе Бетховенді қосу керек.
• Піл стейк. Тапсырма неғұрлым үлкен (диссертация жазу, шет тілін үйрену және т.б.) және орындау мерзімі неғұрлым тығыз болса, соғұрлым оны бастау қиын болады. Сізді қорқытатын бұл таразы: неден бастау керек, күшіңіз жетеді ме, белгісіз. Мұндай тапсырмалар «пілдер» деп аталады. «Пілді жеудің» жалғыз жолы – одан «стейктер» пісіру, яғни үлкен бизнесті бірнеше ұсақ-түйекке бөлу.

Бір қызығы, Глеб Архангельский тек жұмыс процестерін рационализациялауға ғана емес, сонымен қатар демалуға да көп көңіл бөледі (оның бестселлерінің толық атауы - «Уақыттың қозғалысы: өмір сүру мен жұмыс істеуді қалай басқару керек»). Салауатты ұйқы мен физикалық белсенділікті қамтитын жақсы демалыссыз өнімді болу мүмкін емес екеніне сенімді.

Шығару

Әр күніңізді жоспарлаңыз. Бұл сізге Todoist, Wunderlist, TickTick және басқа ұқсас бағдарламалар мен қызметтерге көмектеседі. Күрделі ауқымды тапсырмаларды қарапайым шағын тапсырмаларға бөлу. Таңертең ең жағымсыз жұмысты жасаңыз, сонда қалған уақытта өзіңізге ұнайтын нәрсені ғана жасай аласыз. Жалқаулықпен күресуге көмектесетін триггерлерді әзірлеңіз және демалуды кестеңізге қосуды ұмытпаңыз.

Франческо Сирильо әдісі

Сіз Франческо Сирильо есімімен таныс емес шығарсыз, бірақ сіз Помодоро туралы естіген шығарсыз. Сирильо осы әйгілі уақытты басқару техникасының авторы. Бір кездері Франческо оқуда қиындықтарға тап болды: жас жігіт қандай да бір түрде зейінін жинақтай алмады, ол үнемі алаңдап отырды. Көмекке қызанақ түріндегі қарапайым асүй таймері келді.

Помодоро әдісінің мәні мынада: жұмысқа бөлінген уақыт ұзақтығы «помодоро». Бір қызанақ = 30 минут (25 минут жұмыс үшін және 5 минут демалыс үшін). Біз таймерді іске қосамыз және 25 минут бойы максималды тиімділікпен және ең аз алаңдаушылықпен жұмыс істейміз. Сигнал естіледі - бес минуттық үзіліс уақыты келді. Содан кейін біз таймерді қайтадан бастаймыз.

Осылайша, өнімділік күніне орындалатын «қызанақ» санымен өлшенеді. Көбірек болса жақсы.

Өзіңіз үшін 25 минут ойланбау үшін алдын ала тапсырмалар тізімін жасау керек. Онда сіз сондай-ақ тұтас «қызанақтардың» санын (тапсырманың алдына крест қойылады) және алаңдататын нәрселерді (апостроф қойылады) белгілей аласыз. Бұл тапсырманы орындауға қанша уақыт кеткенін және оның қаншалықты қиын болғанын анықтауға мүмкіндік береді.

Помодоро әдісі қолжетімді және икемді. Қаласаңыз - істер тізімін қағазда сақтаңыз және асүй таймерімен 25 минуттық сегменттерді өлшеңіз немесе қаласаңыз - арнайы қызметтер мен қолданбаларды пайдаланыңыз.

Windows	OS X және iOS	Android

Cirillo айтуынша, «қызанақ» оңтайлы ұзақтығы 20-35 минут. Бірақ техниканы игеріп, сіз интервалдарды өзіңіз үшін тәжірибе жасап, өзгерте аласыз.

Франческо Сирильо әдісімен егжей-тегжейлі танысуға болады.

Шығару

Күннің басында істер тізімін жасап, помодоролармен жалғастырыңыз. Егер 25 минут ішінде сіз алаңдататын болсаңыз, тапсырманың жанына «таңбасын қойыңыз. Егер уақыт бітсе, бірақ тапсырма әлі орындалмаса, + қойып, келесі «қызанақты» оған арнаңыз. Бес минуттық үзіліс кезінде жұмыстан демалуға толығымен ауысыңыз: серуендеу, музыка тыңдау, кофе ішу.

Сонымен, міне, күнді ұйымдастыруға болатын бес негізгі уақытты басқару жүйесі. Сіз оларды егжей-тегжейлі зерттеп, әдістердің біріне аполог бола аласыз немесе әртүрлі әдістер мен әдістерді біріктіру арқылы өзіңізді дамыта аласыз.

GTD - уақытты басқаруға балама

Дэвид Аллен, GTD әдістемесін жасаушы, жеке тиімділіктің ең танымал теоретиктерінің бірі. Оның «Орындалған істер: Стресссіз өнімділік өнері» кітабы Time журналының нұсқасы бойынша «Онжылдықтың үздік бизнес кітабы» деп танылды.

Жұмысты аяқтау термині өте танымал және көптеген адамдар оны уақытты басқаруға қателеседі. Бірақ тіпті Алленнің өзі GTD-ны «жеке тиімділікті арттыру әдісі» деп атайды.

Міне, осы мәселенің сарапшысы Вячеслав Сухомлинов уақытты басқару мен GTD арасындағы айырмашылықты қалай түсіндірді.

Вячеслав Сухомлинов мейрамхана холдингінің атқарушы директоры. GTD Practical Application Expert уақытты басқару емес. Уақытты басқару мүмкін емес. Әр адамның бір күнде сағат саны бірдей. Уақыттың мөлшері емес, оны немен толтырғаныңыз маңызды. Кіріс ақпараттың үлкен ағындарын өңдей білу, мақсаттарға жету үшін қандай әрекеттер қажет екенін анықтау және, әрине, әрекет ету керек. GTD дәл осы туралы. Бұл белгілі бір ойлау және өмір сүру тәсілі. Және GTD сонымен қатар ағынның күйі және психологиялық стресстің төмендеуі туралы.

Сіз айтысқа дайынсыз ба? Пікірлерге қош келдіңіз. Сіздің ойыңызша, GTD туралы не көбірек - уақытты басқару немесе жеке тиімділік? Сондай-ақ, қандай әдістер сіздің күніңізді ұйымдастыруға көмектесетінін айтыңыз.