Кездесулерді уақытында аяқтау үшін 3 кеңес

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Кездесулерді небәрі 5-10 минутқа қысқарту арқылы көбірек нәтиже алуды үйреніңіз.

Күнде бірнеше кездесулер болса, бір ұзақ кездесу барлық жоспарларды бұзуы мүмкін. Кәсіпкер Патрик Эверс мұны болдырмаудың үш стратегиясын ұсынады.

1. Жиналыс алдында: жиналыстың ұзақтығын қысқарту

Көбінесе кездесулер жарты сағат немесе бір сағатқа созылады. Мұндай уақыт интервалдарын күнтізбеге енгізу ең қолайлы. Бірақ осыған байланысты бір кездесуден кейін бірден басталады. Соның салдарынан қолайсыздықтар көп.

Жарты сағаттық кездесулерді 25 минуттық кездесулермен және сағаттық кездесулерді 50 минуттық кездесулермен ауыстырыңыз. Бұрынғыдай бәрін жасауға уақыт болады. Бірақ бірінен соң бірі өтетін екі кездесу арасында дайындыққа немесе өзекті мәселелерді шешуге аз ғана уақыт қалады.

Қатысушылардың ешқайсысын ренжітпеу үшін өзгерістер туралы алдын ала ескертіңіз. Кездесуді тағайындаған кезде, сіздің кездесулеріңіз қазір 25 немесе 50 минутқа созылатынын ескертіңіз.

2. Жиналыс барысында: тыңдаушыларға жиналыстың мақсатын еске түсіріп, бірге қорытындылаңыз

Кездесудің алғашқы минуттары өте маңызды. Оларды барлығына не үшін келгеніңізді және кездесу қанша уақытқа созылатынын еске салу үшін пайдаланыңыз. Барлық мәселелерді талқылауға шамамен 50 минут уақытыңыз бар екенін және соңғы бесеуі қорытындылауға кететінін ескеріңіз. Сонда 45 минуттан кейін жиналысты жабуға кіріскеніңізге ешкім таң қалмайды. Мүмкін, басқа қатысушылар тіпті риза болады, өйткені осылайша сіз өз уақытыңызды ғана емес, сонымен бірге олардың уақытын да үнемдейсіз.

45 минуттан кейін шырылдайтын еске салғышты орнатыңыз да, барлығы уақытты есте сақтап, алаңдамауы үшін телефонды үстелге қойыңыз. Дабыл соғылғанда, қай жерде болсаңыз да, жиналысты аяқтаңыз.

Барлық мәселелерді шешуге уақытыңыз болмаса, қалған бес минутта келесі күні жаңа кездесуді жоспарлаңыз. Және де:

• міндеттемені кім қабылдағанын қайталаңыз;
• негізгі қорытындыларды қысқаша тізімдеу;
• келесі қадамдарды келісу;
• Осы кездесуде сізге ұнаған нәрсе сияқты жағымды нәрселермен бөлісіңіз.

3. Жиналыстан кейін: өткен жиналысқа қысқаша шолу жасап, келесі кездесуге дайындалыңыз

50 минуттық кездесуден кейін сізде 10 минут бос болуы керек. Ештеңені ұмытпау үшін алғашқы бесті алдыңғы кездесудің негізгі сәттерін талдауға жұмсаңыз. Сондай-ақ, барлық қатысушыларға және міндеттемелерді еске түсіру үшін хат жобасын жазып алыңыз. Бұл жұмсалған уақыттың құндылығын арттырады, сонымен қатар ол одан да құнды нәрсені - аяқтау сезімін береді.

Екінші бес минутты алдағы кездесуге дайындалуға арнаңыз. Егер сіз мүшелерді бұрыннан білетін болсаңыз, өзіңізге еске түсіріңіз:

• қандай мәселелерді талқылау қажет;
• алдыңғы қандай тапсырмаларды орындау қажет болды;
• қатысушылар туралы не білесіз: олардың кәсіби және жеке мүдделері.

Егер сіз кездесуге баратын адаммен таныс болмасаңыз, ол туралы ақпаратты іздеңіз: аты мен лауазымын көрсетіңіз, әлеуметтік желілердегі профильдерді қараңыз. Ал әңгімені қай сөз тіркесінен бастайтыныңызды ойланыңыз.