Жұмыс кеңістігін және кеңсе уақытын қалай ұйымдастыруға болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Кеңседегі барлық жұмыс олардың жеке жұмыс кеңістігінен басталады, бірақ көбінесе адамдар осы сәтке жеткілікті назар аудармайды. Жұмыс кеңістігі жиһаз және компьютер ғана емес, сонымен қатар жоспарлау, жұмыс процесі, қосымша құралдар. Бұл мақалада жұмыс орнын қалай дұрыс ұйымдастыру керектігі туралы қарапайым кеңестер бар.

Барлығы жұмыс орнынан басталады.

D. Карнеги

Жұмыс жұмыс орны мен оны ұйымдастырудан басталады. Әрине, бұл мәселе соншалықты маңызды емес шығармашылық және бірегей тұлғалар түріндегі ерекшеліктер бар. Бірақ олардың өзінде мойындамаса да, шығармашылық тәртіпсіздіктің өзіндік жүйесі бар. Көптеген адамдар кәдімгі кеңсе кеңістігіндегі қарапайым үстелдерде жұмыс істейді және келесі кеңестер оларға арналған.

Жұмыс үстелі

Дұрыс жұмыс ортасы ақыл-ойды дұрыс ырғаққа реттейді. Сіз үйіңізді тәртіпсіз ұстамайсыз және сіз қайда және не екенін нақты білесіз. Жұмыс орнында да солай: бәрі өз орнында болуы керек және негізгі міндеттерден алаңдататын артық ештеңе болмауы керек.

Жұмысқа жаңадан келгенде бәрі қалай басталады? Жұмыс үстелінен. Ал компьютерде әдетте үйілген қағаздар, шашылған кеңсе тауарлары, саптыаяқтар, кейбір пайдасыз кәдесыйлар мен шаң болады. Ал мұндай жұмыс орнының ішкі жағдайы қандай болмақ? Құралмаған. Сіз, әрине, олай ойламайсыз, бірақ подсознание бәрін шешіп қойған. Айналада қандай шындық болса, сіз де солайсыз. Ал сана бұл ойды көтеріп, көңіл-күйің кетті.

Үстеліңізді үнемі ұқыпты ұстаңыз. Күніңізді шаңды сүртуден бастаңыз, жарықтандыруды реттеңіз, стикерлерге пайдалы ақпаратты жазыңыз, кофе шыныаяқыңызды жуыңыз, күнтізбеңізді толтырыңыз - өзіңізді іске қосыңыз. Бұл қарапайым әрекеттер келесі жұмысқа қуат береді.

Идеал жұмыс орны - бұл жұмыс құралы, ыңғайлы жарықтандыру, қажетті кеңсе тауарлары және жұмысшы үшін қарапайым жиһаз.

Қалай жұмыс істеу керек: тұру немесе отыру? Өзің шеш. Менің ойымша, отыру жақсырақ, бірақ міндетті түрде үзіліс жасау керек: серуендеу, аздап қыздыру, таза ауа алу, баспалдақпен 2-3 қабатқа көтерілу. Менің жұмыс кестесі: 45 минут – үзіліссіз тапсырма, 15 минут үзіліс, одан кейін 1 сағат үздіксіз жұмыс және 15 минут демалыс. Жұмыс күні осылай құрылымдалған.

Жеке шкаф немесе мұрағат туралы ұмытпаңыз, өйткені әр қызметкердің әрқашан жеке файлы немесе қағаз мұрағаты болады. Сондай-ақ, сіз өзіңізді көрсеткіңіз келмейтін жеке заттарды шкафта сақтай аласыз. Әрбір сөре мен шкаф өз функциясын орындауы керек және басқа элементтермен қиылыспауы керек. Бұл құжаттармен және әртүрлі керек-жарақтармен жұмыс істеуді ыңғайлы етеді.

Электрондық құжат айналымы

Жұмыс компьютерінде сақталған жұмыстың, құжаттардың, жобалардың, қызмет ақпаратының сақтық көшірмелерін жасаңыз және оларды компанияның серверіне немесе бұлттық қоймаға жіберіңіз.

Адамдар жоғалған ақпараттың кесірінен қанша энергия мен жүйке жұмсайды! Компьютер апатқа ұшырады, ілулі қалды, біреу кездейсоқ маңызды деректерді жойды. Олардың қателігін қайталамаңыз және сақтық көшірме жасаңыз. Жағдайлардың сізді және жұмысыңызды басқаруына жол бермеңіз.

Қажетсіз қолданбаларды орнатпаңыз, қажетті операциялардың көпшілігі стандартты бағдарламалық пакеттерде орындалады. Егер сіз белгілі бір жұмыс құралын жетік меңгерсеңіз, ондағы тиімді жұмысыңызды негіздей отырып, басшылықтан немесе АТ бөлімінен оны орнатуды сұраңыз.

Тағы бір қарапайым кеңес: электронды кеңістікте бір нәрсені ұстануға тырысыңыз. Егер сізге Яндекс қызметтері ұнаса, оларды таңдаңыз, егер Google қызметтері болса - олармен жұмыс істеңіз. Сіз құралдардың барлық күшті және әлсіз жақтарын білесіз, сонымен қатар жүйеңізді жаңа жерде жылдам орнатуға мүмкіндік аласыз. Жаңа бағдарламалар үшін жарыс әрқашан ақтала бермейді.

Жұмыс станциясында жеке қарапайым электрондық иерархияны жасаңыз. Сіз өзіңіздің ескі құжаттарыңыздың кез келгенін тез арада тауып алуыңыз керек. Бұл сізден бірдеңені шұғыл шешуді талап еткенде және бұл ақпараттың қайда сақталғанын ұмытып кеткенде өте маңызды.

Барлық маңызды құжаттарды сканерлеңіз. Кейбір жоғалған маңызды қағаздарға байланысты бөлімшелер арасындағы көптеген жұмыс қақтығыстары туындады.

Жоспарлау

Байқадыңыз ба, жұмыс кейде тәртіпсіздікке айналады: көптеген тапсырмалар, әңгімелер, кездесулер, құжаттарды тексеру. Ал сіз бұл жерде шексіз айналасыз. Сіз жұмыс істеп жатқан сияқтысыз, бірақ оны жұмыс деп айту қиын. Осының барлығының астарында болып жатқан жайттың жалпы көрінісі көрінбейді және бұл қазіргі өнімділіктің мәселелерінің бірі: іс-әрекеттер бар, нәтижелер де бар, бірақ олар күнделікті тәртіпте айтарлықтай байқалмайды.

Бұған жол бермеу үшін күн, апта, тіпті бір айға арналған тапсырмалар мен іс-шаралар жоспарын жасау керек.

Көбісі дәптер немесе күнделіктерді пайдаланады. Иә, бұл жақсы, бірақ қағаз «кездейсоқ қол жеткізу жады», ол барлық өтімділікті сақтайды, ал негізгі ақпарат беттердің көптігінде жоғалады. Дәптер немесе күнделік - бұл жоспарлаудың архаикалық тәсілі. Күнделікте сіз оқиғалардың толық бейнесін көрмейсіз, бір нәрсені қашан және қашан басқасын жасаған дұрыс екенін түсінбейсіз, сонымен қатар кейбір маңызды оқиғаны жіберіп алуыңыз мүмкін. Қажетті деректерді алып, жан-жақты талдау жүргізуге мүмкіндік жоқ. Қажетті ақпаратты жинақтау үшін қанша бетті аудару керек екенін елестетіп көріңіз.

Қазір жұмыс уақытын ұйымдастыруға арналған көптеген қосымшалар мен онлайн қызметтер бар. Маған сеніңіз, егер сіз жағдай мен көңіл-күйге қарамастан өнімді жұмыс жасағыңыз келсе, мұны істеу керек. Бүгінгі істер тізімі тиімді тапсырмалар мен уақытты басқаруға арналған.

Мен Глеб Архангельскийдің Outlook ортасында контекстік жоспарлау жүйесін қолданамын. Маған ұнағаны: құралдың қарапайымдылығы мен тиімділігі, танымал қолданба, күнтізбенің, тапсырмалардың және поштаның бір ақпараттық кеңістікте үйлесуі, кеңсе қосымшаларымен интеграциясы. Бұл жоспарлау жүйесінде кез келген қызметкер қысқа мерзімде оқыта алады.

Міне, жұмыс уақытын ұйымдастыруға арналған бірнеше кеңестер:

• Уақыт бойынша қатаң емес, контекст бойынша икемді түрде жоспарлаңыз.
• Ненің маңызды және ненің маңызды емес екенін түсінуді үйреніңіз.
• Маңызды емес мәселелермен оңай бөлісіңіз.
• Уақыттың өзін емес, оның сапасын бағалаңыз.
• Қажет болған жағдайда өзіңізге және басқа адамдарға «жоқ» деңіз.
• Күніңізді қиын және жағымсыз тапсырмалардан бастаңыз.
• Жұмыста тапсырмалар мен жобаларды жоспарлағанда, олардың орындау мерзімін белгілеңіз.

Күшті психологиялық айла - бұл орындалған тапсырманы сызып тастау немесе оның алдына белгі қою. Бұл керемет нәтижелерге жету үшін сізге қосымша ішкі қуат береді. Бәрі бекер емес екенін көресіз.

Поштамен жұмыс

Поштамен жұмысты қалай ұйымдастыруға болады?

Біріншіден, үзілістердің санын азайту үшін онымен жұмыс уақытын орнату керек. Мұны таңертең, тапсырмалар қалыптаса бастағанда және түстен кейін, жағдайды тексеру қажет болғанда жасаған дұрыс.

Екіншіден, түсініксіз әріптерге бірден жауап бермеу керек. Сіз бәрін ойлануыңыз керек: үндеу, жауап құру, қосымша ақпарат. Субъективтілікті мүмкіндігінше төмен ұстауға тырысыңыз. Барлығы әлеуметтік желілерде жасайтындай жылдам жауаптарды ұмытыңыз.

Үшіншіден, хат мәтінін жіберушінің өзіне ғана түсінікті ақпаратпен шамадан тыс жүктемеңіз. Әрбір сөзді таразылай отырып, қысқаша және қысқаша жауап беруге тырысыңыз. Біздің цифрлық дәуірде бұл өте маңызды: ешкім бірегей тұжырымдар арқылы өтуге мүдделі емес.

Соңында, нетикет туралы ұмытпаңыз: алушыға жүгіну, жазу стилі, іс туралы ақпарат, байланыс ақпараты. Хат жазуды, жазғандарыңызды талдауды және өтініш беруді үйреніңіз.

Қосымша құрал

Жұмысыңызды тиімді етуге көмектесетін тағы бір нәрсе - бұл тақта. Әсіресе бөлім миға шабуыл жасағанда немесе аралық кезеңдері бар маңызды мәселені шешіп жатқанда таптырмас құрал.

Менің кәсіби мансабымда басқарма жұмыс ортасының таптырмас атрибуты болды. Бұл қағазды үнемдеу тұрғысынан да пайдалы. Сіздің идеяларыңыз бен шешімдеріңізді түсіндіруге қанша парақ жұмсалатынына сенбейсіз.

Көрнекі ойлаудың арқасында (бұл әркімде бар) адамдар тақтада бірге сурет сала алады, өз ойларын түсіндіре алады және мәселені шешудің оңтайлы жолдарын ұсына алады. Әркім бәрін көріп, түсіне алады.

Менің жұмысыма музыка көмектесетінін қосқым келеді. Бұл менің өнімділігіме жақсы әсер етеді, әсіресе компьютерде қайталанатын тапсырмалармен жұмыс істеу немесе құжаттардың үлкен пакетін құрастыру керек болғанда. Жалпы, таңды позитивті әуенмен бастаған дұрыс. Бірақ сіз оны барлығына қосуға болмайды, есіңізде болсын: сіз жалғыз жұмыс істеп жатқан жоқсыз, біреу үшін музыка тек кедергі жасайды.