Электрондық поштаны тиімді басқаруға арналған 6 кеңес

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Электрондық пошта - ең жақсы байланыс құралдарының бірі және, мүмкін, барлық пайдаланушылар қолданатын жалғыз құрал. Сізге жедел хабар алмасу бағдарламаларын ұнатпауыңыз мүмкін, Skype немесе Facebook чатын пайдалануыңыз мүмкін, бірақ сізде электрондық пошта мекенжайы болуы мүмкін.

Күн сайын біздің кіріс жәшігімізге достарымыз бен әріптестерімізден хабарламалар ғана емес, сонымен қатар ондаған жарнамалық хаттар, хабарламалар, жай спам келеді. Кіріс хабарламаларының үлкен көлеміне батып кетпеу үшін электрондық поштаның тиімді дағдыларын дамыту және қолдану өте маңызды.

Авторлық құқық

Электрондық поштаны тексеру уақытын жоспарлаңыз

Егер сіз поштаны өңдеуге тым көп уақыт жұмсап жатқаныңызды сезсеңіз және кіріс жәшігіңіздегі хаттар саны әлі де азаймай тұрса, пошта жәшігіңізді тексеру уақытын қатаңырақ жоспарлауға тырысыңыз. Әдетте біз поштаны тексере бастаймыз, хатта қызықты сілтеме табамыз, сайтқа барамыз, сол жерден басқасына … және жарты сағаттан кейін біз есте сақтаймыз және хаттарды талдауға ораламыз. Нәтижесінде уақыт өтті, бірақ іс қозғалмады.

Сондықтан поштамен жұмыс істеу үшін өзіңізге белгілі бір шектеулі уақыт бөлуге тырысыңыз. Бұл интервалдардың жиілігі мен ұзақтығын әркім хат алмасу көлеміне қарай дербес белгілей алады. Мүмкін бұл таңертең бір сағат және жұмыс күнінің соңында бір сағат болады немесе бес минут сайын пошта тіркелгіңізге әр сағат сайын кіру ыңғайлырақ болуы мүмкін. Ең бастысы, өзіңіз үшін белгіленген кестені қатаң сақтауға тырысыңыз және бөгде ештеңеге алаңдамау керек. Соны сана уақытыңыз шектеулі, міндетті түрде пошталық түбіртектерді өңдеу тиімділігінің артуына әкеледі.

Әрбір әріп әрекетті білдіреді

Поштаны талдау кезінде қолдану керек негізгі ереже - әрбір ашық хат сізден бірдеңе істеуді талап етеді. Егер сіз хатты ашқан болсаңыз, оны ешқашан кіріс жәшігінде қалдырмаңыз. Сіз хатқа дереу жауап беруіңіз керек немесе оны осы мәселемен жақсырақ айналысатын адамға жіберуіңіз керек немесе Google Task немесе күнтізбеде өзіңізге тапсырма жоспарлауыңыз керек - кез келген жағдайда, сіздің әрекетіңіздің нәтижесінде хат жойылады немесе мұрағатқа ауыстырылады, яғни кіріс жәшігін қалдырыңыз … Осы қарапайым ережені орындасаңыз, кіріс жәшігіңіз ерте ме, кеш пе тазаланады.

Авторлық құқық

Сүзгілер мен таңбашалар

Егер сіз күн сайын көптеген электрондық хаттарды алсаңыз, оларды талдау сіздің тарапыңыздан көп уақыт пен күш жұмсайды. Неліктен бұл үшін пошта қызметінің ресурстарын пайдаланбайсыз, әсіресе қызметтердің көпшілігінде бұл мүмкіндік бар және тамаша енгізілгендіктен?

Бұл поштаны автоматты өңдеуге арналған сүзгілерді орнату туралы. Әрбір жазбаны қолмен басудың орнына және сіздің әрбір басуыңыз бірдей уақыт пен күш жұмсайды, қажет сүзгілерді бір рет орнатыңыз. Мысалы, сіздің туыстарыңыздың мекен-жайларынан келетін барлық хабарламалар автоматты түрде Отбасы қалтасына өтеді және маңызды деп маркермен белгіленеді. Барлық пресс-релиздер «Кіріс» қалтасын айналып өтіп, бөлек қалтаға өтеді, ал әлеуметтік желілерден хабарландырулар бірден Себетке жіберіледі.

Осылайша сіз хабарламаларды негізгі тақырыптарға қарай жіктеп, соған сәйкес өңдеуге дайындала аласыз. Сіз бұдан былай сіздің миыңыз поштаны талдау кезінде үй шаруасынан іскерлік мәселелерге, содан кейін бірден ойын-сауық поштасына, содан кейін кері қарай ауысатын жағдай болмайды.

Түрлі сүзгілерді жасаудың көптеген нұсқалары бар және мен автоматты түрде сүзгілеу жүйесін жасағаннан кейін уақытыңызды үнемдейтініңізге сенімдімін. Сонымен қатар, тағайындалған белгілерді немесе қалталар бойынша таратуды пайдалана отырып, сіз мұрағаттан өзіңізге қажетті әріптерді оңай таба аласыз (біздің «Кіріс» қалтасының толығымен бос екені есіңізде ме?).

Іздеуді пайдаланыңыз

Көптеген пайдаланушылар, әсіресе жаңадан бастағандар, барлық электрондық пошталарын өздерінің кіріс жәшігінде сақтайды, өйткені олар мұрағаттау кезінде оларды енді ешқашан таба алмайтындай сезінеді. Алдыңғы абзацта сипатталғандай сүзгілер мен төте жолдар жүйесін орнатсаңыз, мұрағатыңыз әлдеқашан реттелген және оны шарлау әлдеқайда оңай. Бірақ іздеу жолағы туралы да ұмытпаңыз. Мысалы, Gmail-де әріптерді іздеу жүйесі соншалықты тамаша (кім күмәнданады!) Кез келген әріпті табу қиын болмайды.

Белгілерді пайдаланыңыз

Көптеген электрондық пошта қызметтерінде хабарларды арнайы маркерлермен белгілеу мүмкіндігі бар (Gmail-де бұл жұлдыздар). Олардың көмегімен назар аударуды қажет ететін қажетті хабарламаларды бөлектеп, оларды бөлек қалтаға орналастыру оңай. Gmail-де сіз өзіңіздің жалаулар жинағын таңдай аласыз және оларды өте икемді пайдалана аласыз. Осылайша, электрондық поштаны маңыздылығына қарай ажырату үшін кіріс жәшігінің мазмұнына бір шолу жеткілікті болады.

Пернелер тіркесімін пайдаланыңыз

Жылдам пернелерді пайдалану хат-хабарларды өңдеуді тездетуі мүмкін, сондықтан оларды зерттеуге бірнеше сағат жұмсауға тұрарлық. Бірақ бұған дейін параметрлерді қарап шығыңыз (Gmail-де бұл Параметрлер - Жалпы - Төте жолдар) және олардың қосулы екеніне көз жеткізіңіз. Осыдан кейін пернетақтадағы сұрақ белгісін басыңыз, сонда сіз барлық Gmail жылдам пернелері бар сұрауды көресіз.

Электрондық пошта - тамаша байланыс құралы, бірақ бұл сіздің өміріңіздің жартысын осы процеске арнау керек дегенді білдірмейді. Барлық процестерді максималды автоматтандыру, жылдам жауаптар немесе хабарламаларды қайта жіберу, уақытты жоспарлау, сонымен қатар осы мақаладағы басқа кеңестер кез келген әріптермен тез жұмыс істеуге және қызықты әрекеттерге көбірек уақытты үнемдеуге мүмкіндік береді.