Неліктен істер тізімдері жұмыс істемейді және оны қалай түзетуге болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Өнімді болу үшін тапсырмаларға емес, уақытқа назар аударыңыз.

Уақытты дұрыс басқару аз уақытта көп нәтиже алу дегенді білдіреді. Танымал блогер және кәсіпкер Томас Оппонг мақсаттарыңызға жету үшін қалай жақсы жоспарлар жасау керектігін және қарапайым істер тізімдері өнімділікке неге кедергі болатынын түсіндіреді.

Неліктен әдеттегі істер тізімі жұмыс істемейді?

Қарапайым орындалатын істер тізімінде сіз кез келген тапсырманы орындауға қанша уақыт кететінін көрсетпейсіз. Және, ең алдымен, сіз бес минуттан аспайтын шағын және күрделі емес нәрселерден бастайсыз.

Бірте-бірте сіз қарапайым нәрселерді қайта-қайта қабылдайсыз, ал маңызды және көп уақытты қажет ететін нәрселерді кейінге қалдырасыз деген қорытындыға келесіз. Соның салдарынан ірі жобалар тайынбайды. Ал жоспардың көптеген тармақтары орындалмай қалады, өйткені сіз оларға ешқандай басқару жүйесі болмай-ақ жаңаларын қосуды жалғастырасыз.

Мұнда Zeigarnik эффектісі іске қосылады, оған сәйкес адамдар орындалғанға қарағанда аяқталмаған немесе үзілген әрекеттерді жақсы есте сақтайды. Бұл тапсырмалар тізіміндегі аяқталмаған тапсырмалар туралы ойлар сіз оларды аяқтағанша сіздің басыңызда айналады дегенді білдіреді. Сізге жұмысты орындауға назар аударуды қиындататын обсессивті сезім пайда болады. Бұл ақыр соңында стресс пен ұйқысыздыққа әкелуі мүмкін.

Қалай тиімді жоспарлау керек

Сіздің идеалды күніңізді сипаттаңыз

Джейсон Вомак, атқарушы жаттықтырушы, спикер және өнімділік бойынша автор, мақсатқа жету үшін процесті ұйымдастыруға өзінің тәсілін ұсынады. Ол назар аудару үшін тамаша күн үшін сценарий жазуды ұсынады. Идеал сіз үшін екенін түсіну сізді жұмыс істеуге ынталандырады.

Сценарий құру үшін келесі сұрақтарға жауап беріңіз.

• Күніңізді қалай өткізгіңіз келеді?
• Бүгін нақты қандай тапсырмаларды орындау қажет?
• Сіз қай уақытта ең өнімдісіз?

Жауаптарға сүйене отырып, жұмыс уақытын сегменттерге бөлуге болады, олардың әрқайсысында істер тізіміңіздегі белгілі бір тапсырмалар болады.

Бұл әдіс тапсырмалар тізімімен тиімдірек жұмыс істеуге және шұғыл және маңызды тапсырмаларды уақытында шешуге көмектеседі.

Барлығын күнтізбеде жоспарлаңыз

Тізімдеріңізді мүмкіндігінше тиімді ету үшін мерзімсіз және мерзімсіз қарапайым жоспарлар жасамаңыз, бірақ күнтізбені ақылмен пайдалануды үйреніңіз.

Алдағы күнді немесе бір аптаны егжей-тегжейлі сипаттаңыз. Күнтізбеде барлық заттарыңызды белгілеңіз және жасалған кесте бойынша өмір сүріңіз. Бұл бірінші кезекте қандай жобаны шешу керектігін және қосымша тапсырмалар қосу мүмкіндігін анықтауға көмектеседі.

Әдеттегі басымдықтың орнына, күні мен нақты уақыты бар жоспар элементтерін жасаңыз - әсіресе ең маңызды тапсырмалар бойынша. Бұл шұғылдық сезімін береді және сіз оларды белгілі бір нүктеге дейін аяқтай аласыз.

Әр тапсырманы бағалаңыз

Егер сіз әр күнді қалай өткізетініңізді талдамасаңыз, оның көп бөлігін ысырап ету мүмкіндігіңіз бар.

Өнімділіктің маңызды ережелерінің бірі - тапсырманы қажетінен ұзағырақ орындауға жол бермеу.

Уақытты тиімді басқару үшін не істеу керектігін білу жеткіліксіз. Сізге қанша уақыт кететінін ескеру керек. Белгілі бір мерзімсіз маңыздылық бойынша қарапайым ретпен істерді жоспарлаудың орнына: «Бүгін менде мұны істеуге небәрі 40 минут бар» деп айту жақсы.

Істер тізіміне әрбір элементті аяқтауға қанша уақыт кететінін болжамды қосыңыз. Әр минут сайын таңғы 8-ден кешкі 5-ке дейін жоспарлауға тырысыңыз. Үзілістердің қашан болатынын алдын ала анықтаңыз. Хабарландыруларды, электрондық поштаны және әлеуметтік медианы тексеруді жоспарлаңыз.

Бұл әрекет тек уақытты жоғалту сияқты көрінуі мүмкін. Бірақ шын мәнінде, ол сіз кездесуге тырысатын жолды белгілейді. Нәтижесінде сіз концентрацияның жақсарғанын көресіз.

Тапсырмаларға қанша уақыт жұмсайтыныңызды бақылау сіз үшін нағыз жаңалық болуы мүмкін. Бұл сіздің жұмысыңыздың стилін анықтайды және оны жақсарта алады. Ол сондай-ақ тәуліктің қай уақытында тиімдірек екенін түсінуге көмектеседі.

Өлшеу - өнімділікті бақылау және ақырында жақсарту үшін қажет бірінші қадам. Егер сіз бір нәрсені өлшей алмасаңыз, оны түсіне алмайсыз. Егер сіз бір нәрсені түсіне алмасаңыз, оны басқара алмайсыз. Ал егер сіз оны басқара алмасаңыз, оны жақсарта алмайсыз.

Джеймс Харрингтон кәсіпкер, процестерді басқару жөніндегі маман

Уақытыңызды талдаңыз, содан кейін оны дұрыс бөлуге болады.

Хронология

Күнді жоспарлаушы немесе жоспарлау қолданбасын ашыңыз және тапсырмалар тізіміне мерзімдерді қосыңыз. Әрқайсысына басымдық деңгейін тағайындаңыз.

Ал көп уақытты не нәрсеге жұмсауға тұрарлық екенін түсіну үшін өзіңізге бірнеше сұрақтарға жауап беріңіз:

• Қандай тапсырмалар 20 минуттан аз уақытты алады?
• Қандай тапсырмалар бір сағаттан артық уақытты алады?
• Таңертең ең көп энергия болған кезде не істеу керек?

Енді «Дизайн жобасын аяқтаңыз» дегеннің орнына «Дизайн жобасын екі сағатта аяқтаңыз» деп жазыңыз. Оны бітіруге уақытыңыз болмаса да, күні бойы оған жұмсамай, ең болмағанда жерден түсесіз.

Тапсырманы белгілі бір күні орындау мақсаты болмаса, оған күн сайын белгілі бір уақытты жұмсауды жоспарлаңыз. Содан кейін басқа да маңызды нәрселерге көшіңіз. Осылайша бірте-бірте үлкен міндеттерден арылуға болады.

Үлкен тапсырмаларды кішігірім тапсырмаларға бөліңіз

Кейбір тапсырмалар бірнеше сағатқа немесе тіпті күндерге созылуы мүмкін. Егер сізде үлкен жоба болса, ол туралы ойлануға бірнеше минут бөліңіз. Ол қандай бөліктерден тұрады? Бұл қанша күш жұмсайды және қанша уақытқа созылады? Жазыңыз.

Әрі қарай, жобаны нақты мерзімі бар бірнеше тапсырмаға бөліп, ол аяқталғанша оларды бір-бірден шешіңіз. Неғұрлым кішігірім әрекеттерді алсаңыз, соғұрлым олар орындалатын болып көрінеді.

Қол жетпейтін жұмыс көлемі шағын нәрсеге айналғанда, ми дәл қазір не істеу керек екеніне - нақты тапсырмаға және шағын мақсатқа назар аударады. Сондықтан қысқа үзілістермен 40-60 минуттық спринттерді ұйымдастырған дұрыс.

Бір уақытта бір тапсырмамен жұмыс жасаңыз

Оған бар назарыңызды аударыңыз, сонда сіз мүмкіндігінше тиімді бола аласыз.

Forbes журналисі Марк Мерфи былай деп түсіндіреді: «Адамдар жұмысында үзілістерден аулақ болған кезде, олардың «бүгін өте нәтижелі күн болды» деген әсерге ие болу мүмкіндігі 67%.

Бір тапсырма бойынша бір сағат бойы алаңдамай жұмыс істеудің мәні бар. Бірақ бұл қиын болуы мүмкін, әсіресе сіз үнемі хабарландырулар алып жатсаңыз немесе әріптестеріңіздің сұрақтарына жауап беруіңіз керек болса.

Мысалы, Помодоро техникасы жұмысқа назар аударуға көмектеседі. Ол қысқа 5 минуттық үзілістермен 25 минуттық жұмыс спринттерін қамтиды. Бірнеше осындай тәсілдерден кейін сіз толығымен демалуға болады.

Бұл әдіс әмбебап емес: шоғырланудың ұзақтығы мен жұмыс стилі әркім үшін әртүрлі. Сондықтан уақытты басқарудың әртүрлі әдістерін қолданып көріңіз және жеке өзіңіз үшін жұмыс істейтінін ұстаныңыз.

Мысалы, таңертең өнімдірек болсаңыз, көп уақытты қажет ететін тапсырмаларды кейінге қалдырыңыз. Бұл сізге ұйымшыл болуға және көп нәрсеге қол жеткізуге көмектеседі.