Қызметкерлерді іссапарға құжатсыз қалай жіберуге болады: жеке тәжірибе

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Біз сізге іскерлік саяхаттың негізгі проблемалары туралы айтып береміз және оларды қалай шешуге болатынын түсіндіреміз.

Мәселе № 1. Бекіту жүйесі баяу

Әрбір сапар – бұл мен делдал болатын хат алмасу. Хабарламаларды жіберу көп уақытты алады, оның үстіне абдырап қалу және қателесу мүмкіндігі бар, әсіресе бірнеше адам ұшып бара жатқанда.

Бірде мен қызметкерді дұрыс түсінбей қалып, қате рейске билетті келісіп алдым. Бұл қайтарымсыз болды, сондықтан компания дұрыс күні көрсетілген екінші билетке ақша жұмсап, шамамен 10 мың рубль жоғалтты.

Мәселені қалай шешуге болады

Қысқа: процесін автоматтандыру.

Сапарларды онлайн брондау қызметтері бұл тапсырманы жеңеді - мен оны сынап көрдім. Оны іссапарларды жоспарлау, әуе және пойыз билеттерін сатып алу, қонақүйлерді брондау үшін пайдалануға болады. Қосылу және қызметті пайдалану үшін ақы төлеудің қажеті жоқ.

Қызметті тек бас және кеңсе менеджері ғана емес, компанияның барлық қызметкерлері де пайдалана алады. Пайдаланушылар санына шектеу жоқ, сондықтан мен бизнеске арналған OneTwoTrip сайтындағы Lifehacker профиліне іссапарға баратын барлық жігіттердің деректерін бірден жүктеп салдым. Оны қолмен немесе XLS және CSV файлдарынан қосуға болады. Ол үшін «Қызметкерлер» бөлімінде «Импорттау» батырмасы бар.

Пайдаланушыны қосқанда, оларды қайта толтырмау үшін ресейлік және шетелдік төлқұжаттардың деректерін дереу енгізуге болады.

Әрбір қызметкер үшін сапар шегін орнатуға және кіру құқықтарын шектеуге болады. Мысалы, бір тапсырысқа шектеу қойып, үш жұлдызға дейін қонақүйді таңдаңыз. Қызметкер кеткен кезде оның профилі блокталады. Ол өзінің жеке кабинетіне кіре алмайды, бірақ ол туралы бүкіл тарих пен есеп қалады.

Бұл менің жұмысымды айтарлықтай жеңілдетті: қызметкер өзінің жеке кабинетіне өзінің құпия сөзі арқылы кіріп, қалаған рейс пен қонақүйді таңдап, төлемсіз тапсырыс бере алады. Билеттерді келісу үшін Telegram-ға скриншоттарды жіберудің қажеті жоқ: директор әкімші ретінде «Тапсырыстар» бөлімінде барлық қызметкерлердің тапсырыстары мен тапсырыстарын көреді.

Мәселе № 2. Жоғары шығындар

Билеттерді арзанырақ сатып алу үшін сапарларды алдын ала жоспарлауға тырысамыз. Рас, бұл әрқашан нәтиже бермейді.

Мәселені қалай шешуге болады

Қысқа: билеттерді және қонақүйлерді онлайн туристік қызмет арқылы сатып алу арқылы үнемдеңіз.

Бизнеске арналған OneTwoTrip әуе билеттерінің жеке тұлғаларға қарағанда бірдей немесе арзан екеніне кепілдік береді.

Үнемдеу жоғары айналым және әуе компанияларымен және қонақүйлермен тікелей келісім-шарттар жасау арқылы қол жеткізіледі.

Сайт әртүрлі бюджеттерге арналған 2 миллионға жуық орналастыру нұсқаларын ұсынады: қонақ үйлер, пәтерлер, хостелдер. Ең танымалдардың 1000-нан астамының Бизнеске арналған OneTwoTrip бағдарламасымен жеке қарым-қатынастары бар. Клиентке қажетті нысан жүйеде болмаса, сервис сұраныс бойынша онымен шарт жасай алады.

Егер жоспарлар расталса және сапар мақұлданса, билеттерді екі рет басу арқылы сатып алуға болады. Олай болмаса, брондаудан бас тартыңыз. Барлық авиакомпаниялардың адалдық карталары жарамды, сондықтан сіз миль жинауды жалғастыра аласыз. Қызмет банктермен акцияларды ұйымдастырады: мысалы, корпоративтік картамен сатып алу үшін бонустармен кэшбэкті қайтара алады.

Мәселе № 3. Ұзақ билет және есепшот

Билеттер мен қонақүй менеджермен келісілгеннен кейін төлемге шот-фактура алу үшін әуе компаниясы мен қонақүйге хабарласамын. Әрбір ұйымның заңды тұлғалар үшін төлем жасаудың өзіндік ережелері бар: бір жерде электрондық поштаға жазу керек, бір жерде компанияның деректемелері бар Excel файлын толтыру керек, бір жерде - веб-сайттағы пішін. Құжаттарды алу үшін сенім телефонына қайта-қайта хабарласуға тура келді. Бұл көп уақытты алады, ал билетті беру кейде бірнеше күнді алады. Кейбір кәсіпорындар заңды тұлғаларға шот-фактураларды мүлдем бермейді. Мұндай жағдайларда сатып алудан бас тартып, басқа рейс немесе қонақүй іздеуге тура келеді.

Мәселені қалай шешуге болады

Қысқа: іссапарларды ұйымдастыру қызметінің веб-сайтында бір шот-фактура арқылы билеттер мен қонақүйге төлеу.

Бизнеске арналған OneTwoTrip қолданбасында мен және тиісті рұқсаты бар басқа қызметкерлер билеттер мен қонақүйлерді жеке адамдар сияқты оңай брондап, төлей аламыз. Бүкіл процесс 2-3 минутты алады: сіз өзіңіздің жеке кабинетіңізді енгізесіз, күн мен баратын жерді толтырып, қажетті рейсті таңдайсыз. Паспорт деректерін және бонустық карта нөмірін енгізудің қажеті жоқ, олар тізімнен қызметкерді таңдаған кезде автоматты түрде жүктеледі.

Бұған қоса, сіз күрделі маршрут жасай аласыз немесе сапарыңызды икемді түрде ұйымдастыра аласыз. Мысалы, бір күні әртүрлі авиакомпаниялармен ұшыңыз: таңертең Ульяновскіден Мәскеуге Аэрофлотпен, ал кешке кері қарай Победамен. Бұл рұқсат етілген, себебі онлайн-сервис әртүрлі авиакомпаниялардың билеттерін бір ретпен «жабыстыруы» мүмкін. Егер сіз сапарыңызды өзіңіз ұйымдастырсаңыз, бұл жағдайда көп уақыт қажет болады: екі авиакомпаниямен хат алмасу, төлемге екі шот, екі есе көп жабу құжаттары.

Билеттерді және қонақүйді екі жолмен төлеуге болады: депозитпен және корпоративтік банк картасын пайдалану арқылы. Мен депозитті қолданамын - оны «Шот» бөлімінен шот-фактура арқылы кез келген сомаға алдын ала толтыру керек. Сатып алу банктің жұмыс уақытында ғана емес, бірден жүзеге асырылады.

Кез келген мәселе бойынша қызмет көрсету тобына хабарласуға болады. Ол тәулік бойы жұмыс істейді және кешкі уақытта немесе демалыс күндері форс-мажорлық жағдай орын алса да, көмек көрсетеді.

Есеп No 4. Құжаттарды жабу

Іссапар билеттерді сатып алумен және қонақүйді брондаумен аяқталмайды. Қорытынды құжаттарын дайындау үшін көп күш жұмсау керек. Оларды тек қағаз түрінде жіберетін авиакомпания мен қонақүйден бөлек сұрау керек. Көбінесе жөнелтілімдер пошта арқылы келмейді және жоғалады. Бұл есепті кезеңде анықталады, сондықтан сіз жабу құжаттарын қайталай алатын адамның байланысын жедел іздеуге тура келеді.

Мәселені қалай шешуге болады

Қысқа:OneTwoTrip for Business қорытынды құжаттарын қалыптастыруды тапсырыңыз.

Шот-фактуралары мен есептері бар Бизнеске арналған OneTwoTrip бағдарламасында бәрі әлдеқайда қарапайым. Ай сайын біз барлық қызметтерге акт және ҚҚС қосылған қонақүйлерге шот-фактура, тоқсан сайын – салыстыру актісін аламыз. Барлық шот-фактуралар мен есептер «Құжаттар» бөлімінде сақталады. Сіз қызметкерлердің қайсысына қол жеткізе алатынын конфигурациялай аласыз - хатшы, есепші, менеджер. Құжаттар сіздің жеке кабинетіңізде сақтау мерзімінде шектеулер жоқ және кез келген уақытта қолжетімді.

Түбі қандай

Іссапарларды ұйымдастыру арқылы ақша мен уақыт үнемделеді. Қызмет сізге мүмкіндік береді:

• авиакомпаниялармен және қонақүйлермен ұзақ хат алмасудан бас тарту;
• сапарларды тікелей басшымен үйлестіру;
• ең тиімді рейс және тұру нұсқаларын брондау;
• билеттерді және қонақүйді бір жерде 2-3 минут ішінде беру;
• шот-фактураны күтпей-ақ билеттерді төлеу;
• жабу құжаттарын дайындау мен сақтауды жеңілдету.