Excel бағдарламасында істерді тезірек орындауға арналған 12 қарапайым трюк

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2024-01-13 02:10

Деректерді жылдам қосу, смарт кестені құру немесе сақталмаған файлды сақтау.

1. Диаграммаға жаңа деректерді жылдам қосыңыз

Егер сызылған диаграмма үшін парақта қосу қажет жаңа деректер пайда болса, сіз жай ғана жаңа ақпараты бар ауқымды таңдап, оны көшіріп (Ctrl + C), содан кейін оны тікелей диаграммаға қоюға болады (Ctrl + V).

2. Жарқыл толтыру

Сізде қысқартылған атауларға (Иванов И. И.) айналдыру қажет толық есімдердің тізімі бар делік (Иванов Иван Иванович). Ол үшін көрші бағанға қажетті мәтінді қолмен жазуды бастау жеткілікті. Екінші немесе үшінші жолда Excel біздің әрекеттерімізді болжап, әрі қарай өңдеуді автоматты түрде орындауға тырысады. Растау үшін Enter пернесін басу жеткілікті, сонда барлық атаулар бірден түрленеді. Сол сияқты, электрондық поштадан атауларды, фрагменттерден атауларды және т.б. шығаруға болады.

3. Пішімдерді бұзбай көшіріңіз

Сіз сиқырлы автотолтыру маркерін білетін шығарсыз. Бұл ұяшықтың төменгі оң жақ бұрышындағы жұқа қара крест, оның көмегімен ұяшықтың немесе формуланың мазмұнын бірден бірнеше ұяшыққа көшіруге болады. Дегенмен, бір жағымсыз нюанс бар: мұндай көшіру көбінесе кестенің дизайнын бұзады, өйткені формула ғана емес, ұяшық пішімін де көшіреді. Бұған жол бермеуге болады. Қара крестті тартқаннан кейін бірден смарт тегті - көшірілген аймақтың төменгі оң жақ бұрышында пайда болатын арнайы белгішені басыңыз.

Пішімдеусіз толтыру опциясын таңдасаңыз, Excel формулаңызды пішімдеусіз көшіреді және орналасуды бұзбайды.

4. Excel электрондық кестесіндегі деректерді картада көрсету

Excel бағдарламасында геодеректеріңізді қала бойынша сатылымдар сияқты интерактивті картада жылдам көрсете аласыз. Мұны істеу үшін «Кірістіру» қойындысындағы Office дүкеніне өтіп, сол жерден Bing Maps плагинін орнатыңыз. Мұны қазір алу түймесін басу арқылы сайттан жасауға болады.

Модульді қосқаннан кейін оны Кірістіру қойындысындағы Менің қолданбаларым ашылмалы тізімінен таңдап, оны жұмыс парағына орналастыруға болады. Деректері бар ұяшықтарды таңдап, ондағы деректерімізді көру үшін карта модуліндегі «Орындарды көрсету» түймесін басыңыз. Қажет болса, плагин параметрлерінде көрсетілетін диаграмма түрі мен түстерді таңдауға болады.

5. Қажетті параққа жылдам өту

Егер файлдағы жұмыс парақтарының саны 10-нан асса, оларды шарлау қиынға соғады. Экранның төменгі сол жақ бұрышындағы парақ қойындыларының кез келген айналдыру түймелерін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басыңыз. Мазмұны пайда болады және сіз кез келген қажетті параққа бірден өтуіңізге болады.

6. Жолдарды бағандарға және керісінше түрлендіру

Ұяшықтарды жолдардан бағандарға қолмен жылжыту қажет болса, сіз келесі трюкті бағалайсыз:

1. Ауқымды белгілеңіз.
2. Оны көшіріңіз (Ctrl + C) немесе тінтуірдің оң жақ түймешігін басу арқылы «Көшіру» (Көшіру) пәрменін таңдаңыз.
3. Деректерді қойғыңыз келетін ұяшықты тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз және контекстік мәзірден Қою Арнайы опцияларының бірін таңдаңыз - Transpose белгішесі. Excel бағдарламасының ескі нұсқаларында бұл белгіше жоқ, бірақ мәселені Арнайы қою (Ctrl + Alt + V) арқылы және Transpose опциясын таңдау арқылы түзете аласыз.

7. Ұяшықтағы ашылмалы тізім

Егер қандай да бір ұяшықта рұқсат етілген жиынтықтан (мысалы, тек «иә» және «жоқ» немесе тек компания бөлімдерінің тізімінен және т.б.) қатаң анықталған мәндерді енгізу қажет болса, онда оны пайдалану арқылы оңай ұйымдастыруға болады. ашылмалы тізім.

1. Осындай шектеуі бар ұяшықты (немесе ұяшықтар ауқымын) таңдаңыз.
2. «Деректер» қойындысындағы «Тексеру» түймесін басыңыз (Деректер → Тексеру).
3. «Түр» (Рұқсат ету) ашылмалы тізімінде «Тізім» (Тізім) опциясын таңдаңыз.
4. «Көз» өрісінде кейіннен теру кезінде жойылатын элементтердің анықтамалық нұсқалары бар ауқымды көрсетіңіз.

8. Ақылды үстел

Егер сіз деректері бар ауқымды таңдасаңыз және «Басты» қойындысында «Кесте ретінде пішімдеу» түймесін басыңыз (Басты бет → Кесте ретінде пішімдеу), онда біздің тізім көптеген пайдалы нәрселерді жасай алатын смарт кестеге түрлендіріледі:

1. Оған жаңа жолдар немесе бағандар қосылғанда автоматты түрде созылады.
2. Енгізілген формулалар бүкіл бағанға автоматты түрде көшіріледі.
3. Мұндай кестенің тақырыбы айналдыру кезінде автоматты түрде бекітіледі және оған сүзгілеу және сұрыптау үшін сүзгі түймелері кіреді.
4. Осындай кестеде пайда болған «Дизайн» қойындысында автоматты есептеу арқылы қорытындылар қатарын қосуға болады.

9. Жарқын сызықтар

Жарқын сызықтар - бұл деректеріміздің динамикасын бейнелейтін ұяшықтарға тікелей салынған шағын диаграммалар. Оларды жасау үшін Кірістіру қойындысындағы Ұшқын сызықтар тобындағы Сызық немесе Бағандар түймешігін басыңыз. Ашылған терезеде бастапқы сандық деректермен диапазонды және жарқыраған сызықтарды көрсеткіңіз келетін ұяшықтарды көрсетіңіз.

«ОК» түймесін басқаннан кейін Microsoft Excel оларды көрсетілген ұяшықтарда жасайды. Пайда болған «Дизайн» қойындысында олардың түсін, түрін одан әрі теңшеуге, ең төменгі және максималды мәндерді көрсетуді қосуға және т.б.

10. Сақталмаған файлдарды қалпына келтіріңіз

Елестетіп көріңізші: сіз күннің соңғы жартысында жұмыс істеген есепті жабасыз және пайда болған диалогтық терезеде «Файлға өзгертулерді сақтау керек пе?» кенеттен қандай да бір себептермен сіз «Жоқ» түймесін басыңыз. Кеңсе сіздің жүрегіңізді ауыртатын айқайыңызды хабарлайды, бірақ тым кеш: жұмыстың соңғы бірнеше сағаты ысырап болды.

Іс жүзінде жағдайды түзетуге мүмкіндік бар. Егер сізде Excel 2010 болса, онда «Файл» → «Соңғы» (Файл → Соңғы) түймесін басып, экранның төменгі оң жақ бұрышындағы «Сақталмаған жұмыс кітаптарын қалпына келтіру» түймесін табыңыз.

Excel 2013 нұсқасында жол сәл өзгеше: Файл → Мәліметтер → Нұсқаны басқару → Файл - Сипаттар - Сақталмаған жұмыс кітаптарын қалпына келтіру.

Excel бағдарламасының келесі нұсқаларында Файл → Ақпарат → Жұмыс кітабын басқару тармағын ашыңыз.

Microsoft Office ішінен арнайы қалта ашылады, онда мұндай жағдайда барлық жасалған немесе өзгертілген, бірақ сақталмаған кітаптардың уақытша көшірмелері сақталады.

11. Айырмашылықтар мен сәйкестіктер үшін екі диапазонды салыстыру

Кейде Excel бағдарламасында жұмыс істегенде екі тізімді салыстырып, олардағы бірдей немесе әртүрлі элементтерді жылдам табу керек. Міне, мұны істеудің ең жылдам, ең интуитивті жолы:

1. Салыстырылған екі бағанды да таңдаңыз (Ctrl пернесін басып тұрыңыз).
2. Басты қойындысы → Шартты пішімдеу → Ұяшық ережелерін бөлектеу → Мәндерді қайталау тармағын таңдаңыз.
3. Ашылмалы тізімнен Бірегей опциясын таңдаңыз.

12. Қажетті мәндер үшін есептеу нәтижелерін таңдау (түзету)

Қалаған нәтижені алу үшін Excel есептеуіндегі кіріс мәндерін өзгертіп көрдіңіз бе? Мұндай сәттерде сіз өзіңізді тәжірибелі артиллерист сияқты сезінесіз: бар болғаны бірнеше ондаған қайталанатын «төмендету - асып кету» - міне, көптен күткен хит!

Microsoft Excel мұны сіз үшін жылдамырақ және дәлірек жасай алады. Ол үшін «Деректер» қойындысындағы «Егер не болады» түймесін басып, «Параметрлерді таңдау» пәрменін таңдаңыз (Кірістіру → Егер талдау → Мақсатты іздеу). Пайда болған терезеде қажетті мәнді таңдағыңыз келетін ұяшықты, қажетті нәтижені және өзгерту қажет енгізу ұяшығын көрсетіңіз. «OK» түймесін басқаннан кейін Excel 0, 001 дәлдікпен қажетті жиынтықты табу үшін 100 «суретті» орындайды.