GTD көмегімен Notion бағдарламасында уақытты қалай жоспарлауға болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Оңай басқару үшін барлық істеріңізді бір ыңғайлы кестеге жинаңыз.

GTD дегеніміз не

Лайф-хакер GTD - Getting Things Done техникасы туралы бірнеше рет мақалалар жариялады. Оны бизнес-жаттықтырушы Дэвид Аллен ойлап тапқан және оның кітабында егжей-тегжейлі сипаттаған. Бұл жүйенің негізгі ережелерін қысқаша сипаттауға болады:

1. Барлық ақпаратты түсіріңіз … Барлық идеяларды, тапсырмаларды және әрекеттерді жазыңыз. Дәл қазір жасай алмайтын нәрсе болса, жадқа сенбей белгі қойыңыз. Жазғаныңыздың бәрі Кіріс қалтасында сақталады.
2. Тәртіпті сақтау. «Кіріс тапсырмалары» бар қалта толтырылған кезде ештеңені ұмытпау үшін оның мазмұнын реттеу, тапсырмаларды санаттарға сұрыптау, түсініктемелер мен ескертулер жасау қажет.
3. Артықшылық беру … Әрбір тапсырманың орындалу мерзімі мен маңыздылық дәрежесі болуы керек, осылайша сіз алдымен не істеу керектігін және не күтуге болатынын білесіз.
4. Барлығын қолыңызда ұстаңыз … GTD-де «кейінірек жазу» принципіне орын жоқ. Істер тізімдері мен жазбалар әрқашан сіздің назарыңызда болуы керек: компьютерде, смартфонда, планшетте және басқа құрылғыларда. Осылайша, егер сіздің ойыңызға қызықты ой келсе немесе жазылмаған оқиға туралы ойласаңыз, оны бірден жазып алуға болады. Тапсырманы орындау мерзімі жақындаған кезде, сіз барлық жерде бар хабарландырулардың даңқы туралы еске салғыш аласыз.

GDT туралы толығырақ нұсқаулықтан оқи аласыз.

Техника әмбебаптығы үшін жақсы. Оны жасаушы Дэвид Аллен біршама ескірген: «Кіріс жәшігі» арқылы ол нағыз қағаз қалтаны білдіреді. Ол тіпті электрондық поштаны басып шығарып, оларды файлдар жинағына қойды.

Бірақ сол сәтті GTD осы жүйені кейбір қызметпен бірге пайдалана отырып, компьютерлік файлдар мен қалталарға қолдануға болады. Мысалы, Gmail электрондық пошталарын сұрыптау, «» дегенге тапсырмалар жазу немесе өміріңізді толық бақылау үшін осы әдісті пайдалануға болады. Ақырында, бірдей Wunderlist сияқты көптеген тапсырмалар менеджерлері GTD философиясы бойынша нақтыланған.

Әрине, сіз техниканы Notion сияқты тамаша және жан-жақты бағдарламада пайдалана аласыз.

Бұл Google Docs, Evernote, Trello және басқа да ондаған қолданбалардың гибриді. Notion жұмыс істеу үшін қажет нәрсенің барлығын дерлік жасай алады. Жазбалар, электрондық кестелер, білім базалары, істер тізімдері, канбан тақталары, құжаттар - бағдарламада бәрі бар. Оны өз істеріңізді GTD стилінде ұйымдастыру үшін қолданбау күнә.

Бизнес көшбасшыларына жұмысын ұйымдастыруға көмектесетін бизнес-кеңесші Мария Олдри Notion үшін өзінің GTD негізіндегі жүйесін жасады. Ол осы оқиғалармен өз блогында бөлісті.

Notion бағдарламасында GTD қалай пайдалануға болады

Мен өте жақсы ұйымдастырылған емеспін. Мен Дэвид Алленнің GTD туралы білгенде, менің өмірім түбегейлі өзгерді. Енді бұл мен үшін діннің бір түрі. Бірте-бірте мен өзімнің жүйемді құрастырдым, бұл маған әдеттегі қарқынмен жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

Мен «Апталық жоспарлау» деп аталатын тәжірибені қолданамын. Мен алдағы аптаны жоспарлау үшін әр жексенбіде (немесе дүйсенбіде) бір сағат бөлемін. Бұл әдет маған күрделі мәселелерді кішірек және басқарылатындарға бөлу арқылы шешуге көмектеседі. Сондықтан мен көбірек жұмыс істеймін, аз шаршаймын және жұмысқа оңайырақ назар аударамын.

Мен үшін Notion ойын сияқты. Жүйені орнату үшін уақыт қажет. Бірақ ол дайын болғанда, тапсырмаларды орындау қызықты, қарапайым және жылдам болады.

Апта сайын мен Notion бағдарламасындағы түймені бассам, алдымнан бос электрондық кесте шығады. Мұнда бос бар, оны алып, пайдалануға болады.

Міне, мен Notion бағдарламасымен тапсырмаларды жоспарлау үшін қолданатын қадамдық процесс.

1. Өз идеяларыңызды жинақтаңыз

Осы бағанға барлық идеяларыңызды тізімдеуге және жазуға 10 минут уақытыңызды бөліңіз. Олар алдағы аптада орындауға тиіс тапсырмаларға айналады.

1. Әлі аяқталмаған барлық жобаларыңызды тізімдеңіз.
2. Кез келген тамаша тапсырмаларды табу үшін алдыңғы үш айдағы тапсырмаларыңызды тексеріңіз.
3. Күнтізбеңізге қараңыз: мүмкін онда да бірдеңе жоспарланып жатқан шығар.
4. Бар болса, қағаз дәптеріңізді тексеріңіз. Мүмкін, Notion-ға көшіруді қажет ететін кейбір идеялар да бар.
5. Сізге орындау керек басқа тапсырмалар немесе жұмыс істейтін адамдар бар-жоғын ойланыңыз.

Осы идеялардың барлығын бірге жинап, оларды бірінші бағанға тізіңіз. Бұл сіздің алдағы жеті күнге жоспарыңыз.

2. Тиісті әрекеттерді тағайындаңыз

Идея жаман емес, бірақ белсенді әрекетсіз ол идея болып қала береді. Өзіңізге сұрақ қойыңыз: «Бұл тапсырманы соңына дейін жылжыту үшін не істеу керек?».

Мысалға:

• Сайтты мазмұнмен толтыруды жалғастырыңыз → «Мен туралы» бөлімінің жобасын жазыңыз.
• Мазмұнды жариялау күнтізбесін жасау → Жазбалар үшін жад картасын сызыңыз және күндерді тағайындаңыз.
• Блог үшін бейне жасаңыз → Бейне сценарийін жазыңыз.
• Криспен танысу → Оған кездесу күні мен орны көрсетілген электрондық хат жіберіңіз.

Есіңізде болсын, егер тапсырманы орындау үшін бірнеше әрекет қажет болса, алдымен не істеу керектігін шешу керек.

3. Шұғылдықты орнатыңыз

Әрі қарай, әрбір тапсырманың өзектілігін анықтау керек. Бұл бір топ жұмысты ғана емес, шын мәнінде маңызды нәрселерге назар аудару үшін қажет.

Алдымен не істеу керектігін түсіну үшін мен өз идеяларымды төрт санатқа бөлемін:

• Маңызды міндеттер - бізді мақсатқа жетуге жақындататын нәрселер.
• Шұғыл тапсырмалар - дереу назар аударуды қажет ететін әрекеттер.
• Бұл ауырмас еді - бұл санатқа шұғыл емес және маңызды емес мәселелер кіреді, бірақ олардың орындалуы алдағы жеті күнде сіздің өміріңізді жеңілдетеді.
• Күте алады - бұл тағы бір аптаға ауыстыруға болатын тапсырмалар.

4. Шоғырлану деңгейін анықтаңыз

Өкінішке орай, бәрімізде зейін, уақыт пен күш шектеулі. Әрбір тапсырма осы маңызды ресурстардың белгілі бір пайызын тұтынады. Сондықтан жоспарланған тапсырманы бағалаңыз және оған төртінші бағандағы сәйкес нөмірді беріңіз.

Мысалы, блог жазбасына нобай жазу менің назарымның шамамен 20%-ын алды. Ал Криске арналған хат үш жолды құрайды - небәрі 2%.

5. Басымдылықты тағайындаңыз

Бұл құсбелгі «Маңызды» және «Шұғыл» тегтері бар тапсырмаларды белгілейді. Яғни, олар қандай болса да жасалуы керек. Бұл сіздің басымдық тізіміңіз.

Осы тапсырмаларды таңдауды аяқтаған кезде, оларға қанша ресурстар жұмсайтыныңызды көру үшін алдыңғы бағандағы пайыздарды қосыңыз. Егер ол 90% -дан жоғары болса, онда сіз өз күшіңізді асыра бағалап, шайнайтыннан көп тістеп алдыңыз. Оның бір бөлігін келесі аптаға ауыстырыңыз, әйтпесе көп жұмыс істеп, ештеңеге үлгермейсіз.

Айтпақшы, пайдалы кеңес: Notion кесте жолдарының мазмұнын сүзуге мүмкіндік береді - осылайша басым тапсырмаларды таңдауға болады.

6. Тапсырманы жоспарлаңыз

Келесі бағандағы құсбелгі тапсырманың күнтізбеңізде жоспарланғанын көрсетеді. Оны қашан іске қосатыныңызды шешіп, сәйкес оқиғаны жасаңыз.

Айтпақшы, егер сіз Google Calendar немесе басқасын қолданбасаңыз, өзіңізге Notion алыңыз. Онда аптаға жоспарланған тапсырмаларды қосуға болады.

7. Тапсырманы тапсырыңыз

Иә, сізде Бейонсе сияқты күніне сағаттарыңыз бар, бірақ оның лас жұмыстарды жасайтын үлкен көмекшілер тобы бар, сондықтан ол көбірек істейді. Дегенмен, сізде кейбір тапсырмаларды ауыстыруға болатын біреу болса, оны орындаңыз және тиісті бағандағы берілген тапсырманы белгілеңіз.

8. Тапсырманы орындаңыз

Ал, бәрі қарапайым. Жобаңызды аяқтаған кезде немесе тапсырманы орындаған кезде соңғы бағандағы құсбелгіні қойыңыз.

Бонус

Одан да ұйымшыл болуға көмектесетін бірнеше қадамдар:

1. Өткен аптадағы шығындарыңызды қарап шығыңыз және келесіге бюджетті жоспарлаңыз.
2. Апталық мәзіріңізді ойластырыңыз, сатып алу тізіміне өнімдерді қосыңыз.
3. Соңғы жеті күндегі «Кіріс» қалтаңызды уақтылы өңдеңіз және онда жиналғандардың барлығын сұрыптаңыз.
4. Аптасына кем дегенде бір күн жаттығуды жоспарлаңыз.

GTD өте икемді және сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес бейімделуі мүмкін екенін есте сақтаңыз. Notion үлгілерін реттей аласыз. Мысалы, Марияның назары бағанасы маған артық болып көрінеді. Мен үшін тапсырма шұғыл ма, жоқ па, жазба жеткілікті. Оның бағандарын оңай жоюға және өз бағаныңызды қосуға болады. Сонымен, мен тапсырмаларды санаттарға бөлу үшін «Жұмыс», «Үй», «Шығармашылық» және басқалары бар бағанды жасадым. Сіз мұны өзіңіз жасай аласыз.