Уақытты басқарудың 20 тиімді әдісі

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Бір минутты босқа өткізбеу үшін өміріңізді реттеңіз.

1. 1-3-5-ереже

Күндізгі жұмыс уақытыңыз шектеулі, ал 1-3-5 ережесі оны барынша ұтымды жұмсауға мүмкіндік береді. Оның мәні мынадай: бір күнде бір ғана үлкен тапсырманы орындауға болады, үш орташа және бес кіші. Барлығы тоғыз жағдай бар, артық емес және кем емес. Ереже үйінділерді бірте-бірте тазартуға көмектеседі, уақытында және шамадан тыс жұмыс істемейді.

2. Үш ережесі

Сандарға сәйкес келмейтін немесе күніне тоғыз нәрсені жасай алмайтындар үшін Крис Бэйли, «Менің өнімді жылым» кітабының авторы үш ережесін ойлап тапты. Онда күнделікті ең маңызды үш нәрсені жасау өнімді болу үшін жеткілікті екендігі айтылған.

Бақылау парағындағы бірнеше ондаған элементтерге күш пен назарыңызды шашыратпай, жай ғана күніне ең маңызды үш тапсырманы таңдап, оларға назар аударыңыз. Келесі күні тағы үшеуін таңдаңыз және т.б. Бұл сіздің назарыңызды сақтайды. Дәл осы ережені аптаға, айға немесе жылға мақсаттар қоюға қолдануға болады.

3. Әдіс 10 минут

Сізде бастағыңыз келмейтін тапсырма бар ма? Өзіңізге: «Мен мұны бар болғаны 10 минут жасаймын, содан кейін барып демаламын» деп айтыңыз. Сірә, осы уақыт ішінде сіз жұмысқа тартылып, енді тоқтай алмайсыз.

4. Помодоро

Бұл жүйені Франческо Сирильо өзі емтиханға дайындалуды жеңілдету үшін ойлап тапқан. Бұл назарын оңай аударатын адамдарға назар аударуға көмектеседі. Бұл сонымен қатар белгілі бір жұмысқа қанша уақыт жұмсайтыныңызды бақылаудың жақсы тәсілі.

Pomodoro осылай жұмыс істейді: сіз таймерді алып, оны 25 минутқа орнатыңыз. Осыдан кейін жұмысыңызға назар аударыңыз. 25 минут біткенде, сіз 5 минут демаласыз, содан кейін бәрін қайталаңыз. Төрт циклден кейін сізде жарты сағатқа үлкен үзіліс болады.

5. 90/30 әдісі

90/30 әдісін жазушы және блогер Тони Шварц, Buffer негізін қалаушы Лео Видрих, әдебиет сыншысы Бенджамин Че Кай Вай және кәсіпкер Томас Оппонг қолданады.

Оның мәні келесідей: сіз 90 минут бойы қатты жұмыс жасайсыз, содан кейін жарты сағат демалыңыз, содан кейін циклды қайталаңыз. Бұл жағдайда сіз алғашқы 90 минутты бір күнде орындауыңыз керек ең маңызды тапсырмаға арнайсыз, ал келесі сегменттерді маңыздылығы азырақ нәрселерге арнайсыз.

Йельдік университетінің маманы Перец Лафидің The Enchanted World of Sleep зерттеуіне сәйкес, 90 минут - адамның бір тапсырмаға тиімді назар аударуы үшін оңтайлы уақыт. Ал толық демалу үшін жарты сағат жеткілікті, бұл нейрофизиолог Натан Клейтманның Ұйқы және Ояулық зерттеулерімен расталады.

6. 52/17 әдісі

Бұл алдыңғы әдістің жеке нұсқасы. Сандардан басқа айырмашылығы жоқ: сіз 52 минут жұмыс істейсіз, содан кейін 17 минут демаласыз. Muse жұмыспен қамту қызметі DeskTime қолданбасы арқылы жүргізген «52 және 17 ережесі: бұл кездейсоқ, бірақ өнімділікті арттырады» экспериментіне сәйкес, бұл уақыт кезеңдері өнімді болуға және шамадан тыс жұмыстан аулақ болуға көмектеседі. Сондықтан, 90 минут қатарынан жұмыс істеуге күшіңіз жетпейтінін сезсеңіз, 52/17 әдісін қолданыңыз.

7. Бақаларды жеу

Бұл әдісті Eat That Frog ойлап тапты: Брайан Трейси бақалар туралы шындықты түсіндіреді мотивациялық спикер және өзіне-өзі көмек көрсету авторы Брайан Трейси. Ол «бақаларды» сіздің қалаусыздығыңызға қарамастан орындауға тиіс жағымсыз және қиын тапсырмалар деп атайды. Күннің басынан бастап бір нәрсені жасаңыз - бақаны жеңіз. Сонда бұл сізге оңайырақ болады: сіз бұл тасты жаныңыздан лақтырып, күні бойына жақсы көңіл-күй сыйлайсыз.

8. Уақыт блоктары

Істер тізімінің бір жағымсыз жағы - олар сізге тапсырманың қанша уақытқа созылатыны туралы түсінік бермейді. «Нан сатып алу» және «Аяқтау есебі» тізімде бір жолды алады, бірақ бұл тапсырмалар күрделілігі мен маңыздылығы жағынан салыстыруға келмейді.

Күнтізбе істер тізімінен әлдеқайда жақсы: ол уақытты көзбен басқаруға мүмкіндік береді. Сіз үлкен блокты көріп, тапсырманың оңай емес екенін түсінесіз. Сондықтан, «уақыт блоктары» техникасын қолданып көріңіз: оларды күнтізбеге қойыңыз және тапсырманың күрделілігіне сәйкес әрқайсысына уақыт бөліңіз. Ал анау немесе басқа тапсырманы орындау кезінде басқаларға алаңдамаңыз.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) - бұл бизнес-жаттықтырушы Дэвид Аллен ойлап тапқан өнімділік жүйесі. Оның негізгі принциптері мыналар:

1. Кіріс жәшігі деп аталатын бір жерге барлық істеріңіз бен идеяларыңызды жазыңыз.
2. Кіріс жәшігінің мазмұнын тапсырмаларды басымдылық пен уақыт бойынша кезеңді түрде сұрыптаңыз. Жазбаларды мазмұнына қарай қалталарға орналастырыңыз - «Жұмыс», «Үй», «Сауда» және т.б.
3. Түзетулер жүргізу - қажет емес жазбаларды тастау, аяқталған істерді сызып тастау, мұрағатқа қатыстылығын жоғалтқан материалдарды жылжыту.
4. Барлығы жоспарланған кезде, орындауды жалғастырыңыз. Бір-екі минутта орындауға болатын тапсырмаларды бірден шешіңіз. Басқалары өкілетті болуы немесе күнтізбеге орналастырылуы мүмкін.

Сіз GTD-нің барлық қыр-сырын біздің нұсқаулықтан біле аласыз.

10. ZTD

Zenhabits өнімділік блогының авторы Лео Бабаута Дэвид Алленнің GTD жүйесі өте күрделі және тым көп күш-жігерді қажет етеді деп санайды. Ол өзінің Zen to Done жүйесін ұсынады. Оны ұстану үшін 10 қарапайым әдетті дамыту керек.

1. Кіріс жәшігіндегі барлық ақпаратты жинаңыз.
2. Барлық жазбаларды артқы жағында қалдырмай өңдеңіз.
3. Әр күн үшін негізгі мақсаттарыңызды және аптадағы ең үлкен мақсаттарыңызды жоспарлаңыз.
4. Бір уақытта назарыңызды шашыратпай, тек бір нәрсеге аударыңыз.
5. Қарапайым, қысқа істер тізімдерін жасаңыз.
6. Түпнұсқа GTD сияқты жазбаларды мазмұнына қарай санаттарға реттеңіз.
7. Жазбаларыңызды жүйелі түрде қарап шығыңыз және қажет емес нәрселерден арылыңыз.
8. Жеңілдету. Тапсырмаларыңыз бен мақсаттарыңыздың тізімін қысқартып, қысқа және анық жазыңыз.
9. Жұмысқа бейімделу үшін әрқашан белгілі бір күнделікті режимді сақтаңыз.
10. Шынымен істегіңіз келетін нәрсені жасаңыз.

11. Канбан

Жапондық өнімділік әдісі, ол не істеп жатқаныңызды, не істегеніңізді және болашақта не істеу керектігін бақылауға көмектеседі. Канбан жұмыс процесін көрнекі түрде көрсетеді.

Сіз стикерлер тақтасын алып (немесе Trello сияқты істер менеджеріне тіркеліңіз) және оған үш бағанды сызыңыз: Орындау, Орындалу, Дайын. Содан кейін істеріңізді жабысқақ қағаздарға жазып, не істеп жатқаныңызға және не істегеніңізге байланысты оларды тиісті бағанға орналастырыңыз.

12. Екі минут ережесі

Бұл ереже GTD ажырамас бөлігі болып табылады, бірақ сіз Аллен техникасының жанкүйері болмасаңыз да, оны қолдануға болады. Егер тапсырма екі минуттан аз уақыт алса, оны дереу орындаңыз. Сондықтан сіз миыңызды босатасыз, өйткені бұл жағдайды енді есте сақтаудың қажеті жоқ.

13. Нөлдік кіріс жәшігі

Zero Inbox-ты жазушы және орындаушылық сарапшы Мерлин Манн ойлап тапты және ол GTD-мен жақсы жұмыс істейді. Манн оны электрондық пошталарға қолданған, бірақ сіз істерді, құжаттарды, жазбаларды және басқа ақпаратты дәл осылай өңдей аласыз. Аты айтып тұрғандай, бұл әдістің мақсаты кіріс жәшігін бос ұстау болып табылады.

Түпнұсқа GTD жүйесінде Кіріс жәшігі көптеген жазбаларды жинай берді. Оларды сұрыптау үшін сізге уақыт бөлу керек және оралған кіріс жәшігінде маңызды нәрсені елемеу оңай. Манн мазмұнды келген бойда бөлшектеуді ұсынады. Кіріс қалтасын ашып, әрбір элементпен не істеу керектігін шешесіз: жою, өкілеттік беру, жауап беру, кейінге қалдыру немесе аяқтау. Барлық элементтермен көрсетілген әрекеттердің бірін орындамайынша, оны жаппаңыз.

Сонымен қатар, поштадағы автоматты сүзгілер, смарт қалталар және құжаттарды сұрыптауға арналған бағдарламалар уақытты үнемдеуге көмектеседі.

14. Жаңа піскен немесе қуырылған

Жаңа піскен немесе қуырылған дегенді «Жаңа піскен немесе қуырылған» деп аударады. Бұл философияны блогер Стефани Ли жасаған «Жаңа немесе қуырылған» басымдық беру жүйесімен күніңізге үстемдік етіңіз. Оның айтуынша, таңертең оянғанда миыңыз «свежий» болса да, күн өткен сайын «қуырылады». Бұл дегеніміз, сіз өнімділіктің шыңына жету уақытын анықтауыңыз керек және осы кезеңде бір күнде барлық маңызды нәрселерді орындауға уақытыңыз болуы керек. Бұл осылай жұмыс істейді.

1. Күннің соңында, сіз шаршаған кезде, ертеңгі істер тізімін жасауға 15 минут бөліңіз.
2. Ең маңызды тапсырмаларды күннің басына, «Жаңа» бөліміне жылжытыңыз. Онда сізге ұнамайтын нәрселер жіберіледі - «бақалар». Оларды әлі күшіңіз бар кезде жасау керек.
3. Қуырылған бөлімге аз шұғыл, аз қиын және жағымды нәрселер барады - яғни күндізгі уақытта сіздің кестеңізге байланысты. Олар сіздің миыңызды аз жүктейді.
4. Келесі күні таңертең тізіміңізді орындаңыз. Содан кейін кешке жаңасын жазыңыз.

Стефани күнде түнде әбден шаршағанын білетін, бірақ күні бойы жұмыс істесе де үлгермейтін адамдарға FoF ұсынады.

15. Айсберг әдісі

«Мен саған бай болуды үйретемін» кітабының авторы Рамита Сети ақпаратты кейінге сақтау үшін осы әдісті пайдаланады. Ол келесідей жұмыс істейді: сіз барлық электрондық хаттарды, жазбаларды, мақалаларды, тізімдерді бір жерде сақтайсыз - мысалы, Evernote немесе Notion сияқты жазбаларды алу қызметінде немесе құжаттар ретінде. Содан кейін бұл материалдарды тегтерді, қалталарды және санаттарды пайдаланып таратыңыз - қалауыңызша.

Бұл ақпаратты әр 4-6 апта сайын қарап шығыңыз және оны іс жүзінде қолдануға болатынын қарастырыңыз. Егер бірдеңе пайдасыз болса, оны тастаңыз немесе мұрағаттаңыз. Бұл өзіңіздің білім қорыңызды жасауға мүмкіндік береді.

16. Автофокус

Автофокусты өнімділік сарапшысы Марк Форстер автофокус уақытын басқару жүйесі ойлап тапты. Бұл жоспарлау жүйесі GTD-ден кейін қиынға соғатын шығармашылық адамдар үшін қолайлы.

Барлық әрекеттеріңізді дәптерге тапсырыссыз жазыңыз. Содан кейін тізімді қарап шығыңыз, мүмкіндігінше тезірек орындалуы керек нәрселерді таңдап, оларды сұрыптаңыз. Шұғыл тапсырмалар шешілгенде, қазір өзіңізге ұнайтын нәрселермен айналысыңыз. Егер сіз бірдеңені аяқтамаған болсаңыз - оны тізімнің соңына жылжытыңыз, оған кейінірек ораласыз. Және бұл қадамдарды күн сайын қайталаңыз.

17. Эйзенхауэр матрицасы

Бұл схеманы Америка президенті Дуайт Эйзенхауэр жасаған. Матрицада тапсырмаларға арналған төрт бөлім бар: Шұғыл емес және маңызды емес, Шұғыл, бірақ маңызды емес, Маңызды және Шұғыл емес, Шұғыл және Маңызды. Тапсырмаларыңызды бөлімдерге бөліңіз, сонда сіз неге көп уақыт жұмсайтыныңызды және қандай тапсырмаларға көбірек көңіл бөлу керектігін біле аласыз.

18. 4D әдісі

4D-ді мотивациялық жазушы және кеңесші Эдвард Рэй ойлап тапты. Әдіс өз істерінің тізімін көргенде үрейленетін және барлық жинақталған заттарға қалай жақындау керектігін білмейтін адамдарға көмектесуге арналған.

Рэй Д әрпі үшін төрт сөзді ғана жаттау керек, сонда таудай жұмыстың алдында көңілің кетпейді дейді. Әні олар:

• Орындау - Егер сізге тапсырма берілген болса, оны қазір орындап, тізімнен сызып тастаған дұрыс.
• Делегат - бірдеңені орындай алмасаңыз немесе уақытыңыз болмаса, бірақ сізде салыстырмалы түрде бос көмекші болса, тапсырманы оған беріңіз.
• Жою - Кейбір нәрселер соншалықты маңызды емес. Оларды істер тізімінен біржола жою арқылы алып тастаңыз. Егер олар сізге қажетсіз жауапкершіліктерді жүктеуге тырысса, сыпайы түрде «жоқ» деп айтуды үйреніңіз.
• Кешіктіру - Тапсырма тым үлкен болғанда немесе дереу орындауды қажет етпесе, оны кейінге қалдыруға болады. Бірақ сіз оған нақты мерзімдерді белгілеуіңіз керек, әйтпесе ол өлі салмақта қалады.

Тапсырманы таңдап, онымен бір 4D әрекетін орындаңыз, содан кейін келесісіне өтіңіз.

19. Уақыт

Әдетте, өнімді болуға тырысатын адамдар маңызды нәрселерге жұмсайтын уақытын қадағалап отырады және олар бос сөзбен айналысатын кезеңдерді ескеруді мүлдем ұмытады. Бұл мәселені уақытты басқару саласындағы сарапшы Глеб Архангельский ойлап тапқан «Тиминг» техникасы шешеді. Бұл сіздің уақытыңыздың қайда жұмсалғанын түсінуге мүмкіндік береді, істеп жатқан ісіңізге мұқият болуға және аз алаңдатуға үйретеді.

Дәптерді алып, 5-10 минуттық дәлдікпен барлық әрекеттеріңізді және қанша орындағаныңызды жазыңыз. Жұмыс сәттерін, келіссөздерді, кездесулерді, тіпті YouTube сайтында және ойындарда өткізген уақытты жазып алыңыз. Бұл үшін бірнеше апта қажет. Содан кейін дәптерді парақтаңыз, «хронофагтарыңызды» көзбен танып, қорытынды жасаңыз. Мүмкін сізге күлкілі бейнелерді аз көру немесе кофе ішуге аз уақыт жұмсау керек немесе сіздің жауыңыз телефон қоңыраулары болуы мүмкін.

20. Тим Феррис әдісі

Тимоти Феррис - жұмысты ұйымдастырудың өзінің екі ережелік әдісін ойлап тапқан өнімділік гурусы. Біріншісі - 80/20 ережесі немесе Парето принципі, бұл біздің жұмысымыздың 80% -ын уақыттың 20% орындауға болатынын айтады. Қалған 20% уақыттың 80% алады. Екіншісі - Паркинсон заңы: жұмыс оған бөлінген барлық уақытты толтырады.

Мұның салдары, Ферристің айтуынша, бәрін істеу үшін көп жұмыс істеудің қажеті жоқ - сіз жақсырақ назар аударуыңыз керек. Сізге жұмыс уақытының 20% ғана толық берілгендікпен жұмыс істеуге мүмкіндік беріңіз, бірақ сіз барлық маңызды нәрселерді қайта жасай аласыз. Ал қалған 80% қарапайым жұмыс істеуге арналады, осылайша сіз басым тапсырмаларға назар аудара аласыз және артық жұмыстан аулақ бола аласыз.