Excel бағдарламасында 10 қадамда жобалар бойынша жұмыс диаграммасын қалай жасауға болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Ең танымал MS Excel электрондық кесте редакторының әдеттегі құралдарын пайдалана отырып, сіз жобалар бойынша жұмыстың визуалды диаграммасын жасай аласыз, ол әрбір тапсырманың қалай орындалып жатқанын және қанша орындалатынын бақылауға көмектеседі.

Егер сіз жобаларды басқаратын болсаңыз, сізде қанша тапсырма бар екенін және олардың қашан орындалуы керектігін білу маңызды. Ал егер сіз көрнекі диаграмманы құрастырсаңыз, жоба өміріндегі негізгі сәттерді жұмысқа тартылған топқа, сондай-ақ басқа мүдделі тараптарға түсіндіру оңайырақ болады.

Арнайы бағдарламалар жобаларды басқару үшін жиі пайдаланылады, бірақ сонымен қатар таныс MS Excel бағдарламасында анық және қолжетімді кестені жасауға болады.

Жобаның жұмыс диаграммасы оқиғалар мен тапсырмалардың уақыт өте келе бір-бірімен байланысын көрсетеді. Жақсы жобаланған диаграмма нақты тапсырманың орындалуы және жалпы жобаның дамуы туралы маңызды ақпаратты көрсетеді, үлкен суретті көруге көмектеседі.

MS Excel бағдарламасында мұндай диаграмманы құру үшін (2007 және одан кейінгі нұсқалар) бар болғаны 10 қадамды орындау керек.

Бұл диаграммада не көрсетілген? Негізгі мәліметтер түрлі-түсті сызықтармен және тақталармен көрсетілген:

• ағымдағы күн сызығы – бүгін қай жерде екеніңізді көрсететін қызыл тік сызық;
• тапсырмаларды орындау мерзімдері – әрбір тапсырманы орындауға қанша уақыт кететінін көрсететін сұр көлденең жолақтар;
• тапсырмалардың дайындығы – тапсырманың қай кезеңде орындалып жатқанын және қанша орындалатынын көрсететін жасыл көлденең сызықтар.

MS Excel бағдарламасының әртүрлі нұсқаларында әрекеттер сәл өзгеше болуы мүмкін, бірақ қандай да бір жолмен процесс әмбебап болады және кез келген пайдаланушы жоспарлауды жеңе алады.

Сіз егжей-тегжейлі бейне нұсқаулықты (ағылшын тілінде) көре аласыз, бұл сіздің уақытыңыздың жарты сағатын алады.

1-қадам. Бастау, нәтиже туралы ойланыңыз

Тапсырманы еш қиындықсыз орындау үшін кестені қағаз бетіне басып шығарыңыз немесе сызыңыз, ол соңында көрінуі керек. Әр қадамды үлгімен салыстыру үшін қағаз парағын алдыңызда ұстаңыз. Диаграмманы мұқият салудың қажеті жоқ, тек диаграмманың пішінін бекітіп, оны ыңғайлы ұстаңыз, бұл жақсы еске салады.

2-қадам. Деректермен кесте құру

График құру үшін алдымен кестені құрастыру керек. Мысалда жоба төрт кезеңге бөлінген, олардың әрқайсысында тапсырмалар бар.

Графиктің астына кесте құрыңыз. 30-жолда баған тақырыптары бар.

Кестедегі деректер нені білдіретінін анықтайық:

• Фаза: «1-кезең», «2-кезең», «3-кезең», «4-кезең» немесе «Бүгін». Оқиға жобаның қай кезеңіне сәйкес келетінін көрсетеді.
• түрі: «Кезең», «Тапсырма», «Бүгін». Тапсырмалар мен жобаны орындау кезеңдерін шектейтін оқиға түрін көрсетеді.
• Басталатын күн: оқиғаның басталу күні.
• Оқиға: диаграммада оқиғаның атын көрсетеді.
• Уақыты: тапсырманы орындау үшін қанша күн қажет екенін көрсетеді.
• Дайындық пайызы: әрбір тапсырма мен кезең бойынша орындалу дәрежесін көрсетеді, 0% - тапсырма басталмаған, 100% - орындалды. «Кезең» санаты бойынша бұл көрсеткіш тапсырмаларды орындауға байланысты емес және бағалау ретінде белгіленеді. Кезең қанша пайызға аяқталғанын шешу үшін өз ережелеріңізді қолдануыңыз керек.
• Күнде дайын: оқиғаға дайындық көрсеткішіне пайызбен жеткен кезең. 10 күнге созылатын және 50% орындалған тапсырма үшін бұл көрсеткіш бес күн болады (10 күн × 50%).
• Биіктігі: биіктік мәні безендіру үшін маңызды, себебі ол оқиғаның кесте картасында қаншалықты жоғары немесе төмен болатынын анықтайды. Кез келген мәндерді көрсетуге болады, бірақ нөлге жақын шағын сандарды қабылдаған дұрыс. Мысал +25 пен -25 аралығын пайдаланады. Егер биіктік оң болса, оқиға диаграммада көлденең осьтің үстінде, теріс болса - осьтің астында көрсетіледі.

3-қадам. X және Y осьтері бар диаграмма жасаңыз, оған «Уақыт шкаласы» бағанынан бірінші деректерді қосыңыз

Алдыңғы қадамда жасалған кестеден оқиға деректерін визуализациялау үшін диаграмма құру уақыты келді. X және Y осьтері бар шашырау сызбасын пайдаланыңыз, себебі ол негізгі координаталарды екі осьте де еркін орналастыруға мүмкіндік береді.

Нұсқауларды орындаңыз:

• Негізгі мәзірде «Кірістіру» қойындысын таңдаңыз.
• Содан кейін «Диаграммалар» → «Шашырау» → «Маркерлермен шашырау» тармағын таңдаңыз, сіздің алдыңызда бос диаграмма пайда болады.
• Диаграмманың жиектерін бекітіңіз және диаграмма өрісі B4 ұяшығы мен K26 ұяшығы арасындағы ауқымды қамтитындай етіп диаграмманың өлшемін өзгертіңіз және өлшемін өзгертіңіз (диаграмма аймағын ұяшық жиектеріне тура туралау үшін Alt пернесін басып тұрыңыз).
• Диаграмманы тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, «Деректерді таңдау» мәзір элементін таңдаңыз.

Ашылған диалогтық терезеде «Қосу» түймесін басу арқылы диапазонға деректер қатарын қосыңыз.

1. «Серияның аты» атауын өзгерту үшін сәйкес өріске E30 ұяшығының мәнін «Күндер» қойыңыз.
2. X осінің мәні үшін сәйкес өрісті таңдап, C33: C46 басталу күні ұяшықтарын таңдаңыз.
3. Y осі мәні үшін сәйкес өрісті таңдап, H33: H46 Height ұяшықтарын таңдаңыз.
4. Деректерді қосу терезесін жабу үшін OK түймесін басыңыз.
5. Деректерді таңдау терезесін жабу үшін OK түймесін басыңыз.

Бұл қадамдар бізге автоматты пішімдеу бар қарапайым шашырау диаграммасын береді.

Оқиға маркерлерін жасыл етейік:

• Кез келген таңдалған деректер маркерін тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, «Деректер сериясының пішімін» өзгертуді таңдаңыз.
• Сол жақта ашылатын тізімде «Маркер параметрлері» қойындысын таңдаңыз, содан кейін «Кристалл» кірістірілген маркер түрін таңдаңыз. Өлшемді 10 pt дейін үлкейтіңіз.
• «Маркерді толтыру» қойындысында тұтас толтыруды таңдаңыз. Толтыру түсін жасылға өзгертіңіз.

Қазір бізде уақыт шкаласын білдіретін шашырау сызбасы бар. Әзірге жасыл маркерлер тапсырмалардың басталуын ғана көрсетеді.

Диаграмманың атын өзгерту: аты бар мәтін жолағын екі рет басып, атыңызды енгізіңіз.

Біз 5-қадамдағы уақыт параметрлеріне ораламыз, X осі бойымен көлденең жолақтарды қосамыз, бірақ қазір диаграмманы пішімдеуді жалғастырамыз.

Қадам 4. Диаграмманың сыртқы түрін ретке келтіру және оқиғалардың атауларын қосу

Біз диаграммада қажет емес нәрселерден құтыламыз.

Y осі … Тік осьті жасырыңыз, себебі ол ақпараттық жүктемені көтермейді. Диаграмманы таңдаңыз, негізгі мәзірде «Диаграммалармен жұмыс істеу» қойындысында «Макетинг» тармағын таңдаңыз. Содан кейін Осьтер → Негізгі тік ось → Көрсетпеу опциясын таңдаңыз.

Көлденең бағыттағыштар … Олар да пайдасыз. Диаграмманы таңдаңыз, негізгі мәзірде Орналасу қойындысына өтіңіз, содан кейін Тор → Негізгі ось бойындағы көлденең тор сызықтары → Көрсетпеу тармағын таңдаңыз.

Диаграмманың аңыз … Содан кейін біз оны әдемірекімен ауыстырамыз, бірақ әзірге оны өшіріңіз: «Орналасу» → «Аңыз» → «Жоқ».

Соңында біз әрбір маркер үшін деректер белгілерін көрсетеміз. «Орналасу» қойындысындағы негізгі мәзірде «Деректердің қолтаңбалары» → «Сол жақ» тармағын таңдаңыз.

Токен қолтаңбасындағы деректерді қалай өзгертуге болады

Диаграммадағы әрбір оқиға туралы деректерді енгізу ұзақ және қиын, өйткені әрбір маркерді бөлек таңдап, оның атын өзгерту керек.

Бірақ бұл процесті төрт есе жылдамдатуға болады:

• Барлық мәндерді бірден таңдау үшін бірінші маркердің (диаграмманың сол жақ жоғарғы бұрышы) тақырыбын басыңыз. Жасыл маркерді баспаңыз, бұл басқа нысандарды таңдайды!
• Жалғыз атауды өңдеу үшін маркер тақырыбын қайта басыңыз.
• Формула енгізу өрісіне = белгісін теріңіз.
• D33 ұяшығын басыңыз, онда «1-кезең» оқиғасы бар, Enter пернесін басыңыз.
• Әрбір маркер үшін қалған белгілер үшін алғашқы төрт қадамды қайталаңыз.

Аймақтарды қалай бекіту керек

Құжатпен жұмыс істеу кезінде диаграмманы әрқашан көре алатындай етіп 28-жолға аймақтарды белгілеу пайдалы. Қалған жолдарды айналдырсаңыз да, алғашқы 27 жол көз алдыңызда қалады.

Аймақтарды мұздату үшін:

• A28 ұяшығын таңдаңыз.
• Негізгі мәзірден «Көру» қойындысын таңдаңыз.
• Терезе → Аймақтарды мұздату таңдаңыз.
• Ашылмалы мәзірден «Аймақтарды мұздату» тармағын таңдаңыз.

28-ші жолдың үстінде қара көлденең сызық пайда болады. Жоғарыда барлығы енді қондырылған және айналдыру кезінде тек төменгі жолдар қозғалады.

5-қадам. Диаграмманы көрнекі кестеге айналдыру үшін уақыт шкаласын көрсету үшін қате жолақтарын қосыңыз

Диаграммадағы көлденең қате жолақтары әрбір тапсырманы орындауға қанша уақыт кететінін көрсетеді. Оларды орындау үшін:

• Графикті бөлектеңіз.
• Диаграмма құралдарының негізгі мәзірінен Орналасу қойындысын таңдаңыз.
• Жоғарғы сол жақ бұрыштағы ашылмалы тізімнен (сюжет аймағы) «Уақыт шкаласы» деректер қатарын таңдаңыз.
• Орналасу қойындысында Қате жолақтары → Қате жолақтарының қосымша параметрлері тармағын таңдаңыз. Диалогтық терезе ашылады.
• Диаграмманы пішімдеу үшін жоғарғы сол жақ бұрыштағы ашылмалы тізімнен X осінің қате жолақтарын таңдаңыз.
• Көлденең жолақтарды өзгерту үшін тілқатысу терезесінде Plus түйреуіш үшін құсбелгіні қойыңыз. Аяқтау стилі → Нүкте жоқ.
• «Қате мәні» тізімінде «Таңдамалы» элементін таңдап, «Мәнді көрсету» түймесін басыңыз. Ашылған «Қате жолағын конфигурациялау» жаңа терезесінде «Оң қате мәнін» көрсетіңіз. Ол үшін курсорды тиісті өріске қойып, E33-тен E74-ке дейінгі ұяшықтар ауқымын таңдаңыз. OK түймесін басыңыз.

Енді сұр сызықтар жасыл маркерлерден оңға қарай созылады, олар осы немесе басқа тапсырмаға қанша уақыт жұмсау керектігін көрсетеді. Түсінікті болу үшін оларды пішімдеу керек:

• Қате жолақтарын пішімдеу терезесінде Сызық түсі қойындысына өтіңіз. Толық сызық таңдаңыз. Толтырғышты сұр етіп жасаңыз.
• Linetype қойындысында сызық енін 4 pt дейін арттырыңыз.

Диаграммада жақсырақ жылжу үшін маркерлерден төменге жіңішке тік сызықтар сызыңыз. Мұны істеу үшін жоғарғы сол жақ бұрыштағы ашылмалы тізімнен «Y осі бойындағы қате жолақтарын» таңдаңыз. Диалогтық терезе тік қате жолақтарын көрсетеді. Минус бағытын таңдаңыз, Аяқтау стилі → Нүкте жоқ, Қате сомасы → Салыстырмалы мән, осы өріске 100% енгізіңіз. Сызықтардың түсі мен қалыңдығын өзіңіз таңдаңыз.

Қадам 6. Дайындық мәнін диаграммаға қосыңыз

Орындалған тапсырманың пайызын көрсететін диаграммаға деректер қатарын қосу уақыты келді.

Егер тапсырма 10 күнге созылса және 50% орындалса, орындалу жолағы жартыға толы болады. Бұл жұмысты қадағалауға арналған шара және демалыс және мереке күндерін қамтымайды. Диаграммаға жаңа ақпаратты қосу үшін төмендегі нұсқауларды орындаңыз.

• Диаграмма аймағында тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқыңыз, контекстік мәзірден «Деректерді таңдау» таңдаңыз.
• «Қосу» түймесін басыңыз, пайда болған терезеде G30 ұяшығын таңдау арқылы «Жол атауын» анықтаңыз. X және Y осьтері үшін деректер ауқымы №3 қадамдағыдай.
• Диаграммада жасыл белгілерді жасыратын қызыл маркерлер пайда болады.

7-қадам. Жаңа деректер көрсеткіштерін пішімдеу

Диаграмманы бір стильде көрсету және деректер бір-біріне сәйкес келмеуі үшін маркерлерді пішімдейміз:

• Жоғарғы сол жақ бұрыштағы ашылмалы тізімнен «Дайын жолды» таңдаңыз. Ашылмалы тізімнің астында бірден «Таңдалған фрагменттің пішімі» түймесі бар. Оны басыңыз, диалогтық терезе ашылады.
• Маркер параметрлерін өзгертіңіз. «Хрусталь» пішін түрін таңдап, өлшемді 10 пт етіп орнатыңыз және маркер үшін тұтас жасыл түсті толтыруды таңдаңыз. Диалогты жабыңыз.
• Маркерлерді таңдауды жоймай, «Орналасу» қойындысындағы негізгі мәзірде «Деректердің белгілері» түймесін басыңыз, пайда болған мәзірде «Көрсетпеу» тармағын таңдаңыз.

Қадам 8. Тапсырмалардың орындалу пайызын бақылау үшін қате жолақтарын қосыңыз

Енді тапсырмалардың қай кезеңде екенін бір қарағанда көру үшін жаңа тақталарды қосу керек.

• Сол жақтағы ашылмалы тізімнен Жолға дайын опциясын қайтадан таңдаңыз. Негізгі мәзірдегі «Қате жолақтары» түймесін басыңыз. Ашылмалы мәзірден «Қосымша опциялар» тармағын таңдаңыз. Диалогтық терезе ашылады. Сәйкес өріске нөлді енгізу арқылы тік тақталарды бекітілген мәнге орнатыңыз.
• X осіне параллель тақталардың параметрлеріне ауысыңыз Бағытты «Плюс» күйіне қойыңыз. Аяқтау мәнері → Нүкте жоқ, Қате сомасы → Пайдаланушы. Оң қате мәні тілқатысу терезесінде G33-G47 ұяшықтарының ауқымын көрсетіңіз.
• Толық толтыруды таңдау арқылы сызықтардың түсін жасылға өзгертіңіз. Жолдың енін 7 пт етіп орнатыңыз.

Көлденең жасыл сызықтар тапсырмалардың ішінара немесе толық орындалғанын көрсетеді.

9-қадам. Ағымдағы күнді көрсететін тік сызықты қосыңыз

Қызыл сызық бұл күннің қай күні екенін көрсетеді және тұтастай алғанда жобаның белгіленген мерзімге қаншалықты сәйкес келетінін көрсетеді.

• Оң жақ батырмамен диаграмманың контекстік мәзіріне қоңырау шалыңыз. «Деректерді таңдау» таңдаңыз.
• «Қосу» түймесін басыңыз, «Серия атауы» өрісіне «Бүгін» сөзін енгізіңіз. X осінің мәні үшін C31-C32 және Y осінің мәні үшін H31-H32 ұяшықтарының ауқымын енгізіңіз.

Диаграммада екі жаңа маркер пайда болды. Оларды белгілеңіз: деректер белгілерін таңдап, формула жолына «Бүгін» сөзін жазыңыз. Қолтаңбаны тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, контекстік мәзірден «Деректердің пішімі» тармағын таңдаңыз. «Жоғарыда» деген жазудың орнын қойыңыз.

• «Орналасу» қойындысындағы негізгі мәзірге өтіңіз.
• Жоғарғы сол жақ бұрыштағы ашылмалы тізімнен «Бүгінгі жолды» таңдаңыз.
• Бесінші қадамдағы нұсқауларды орындай отырып, қосымша параметрлері бар қате жолақтарын қосыңыз. Сізге тік ось бойымен минус бағыты бар, «Нүкте жоқ» соңғы стилі, салыстырмалы мәні 100% болатын тақта қажет болады.

Енді сізде ағымдағы күнді көрсететін тік сызық бар. Сызықтың түсін қызыл түске өзгертіңіз, өлшемін 3 пт дейін көбейтіңіз.

Үлгіде ағымдағы күн бекітілген, сондықтан ол өзгермейді. Бірақ белсенді түрде әзірленген жобалар үшін деректерді жазудың басқа әдісі ұсынылады. Ол үшін = БҮГІН () формуласын енгізу арқылы B2 ұяшығына күнді енгізіңіз және деректерді таңдау диалогтық терезесінде бұрын көрсеткен ауқымның орнына X осінің B2 ұяшығының мәнін көрсетіңіз.

10-қадам. Мәтін блоктарын қосыңыз

Енді диаграммада аңыздың аңызы ғана жетіспейді, сондықтан оны бүкіл команда түсінуі мүмкін.

• Диаграмманы таңдаңыз, «Кірістіру» қойындысындағы негізгі мәзірге өтіңіз. «Әріпті жазуды» таңдаңыз.
• Белгі аймағын диаграмманың жоғарғы оң жақ бұрышына орналастырыңыз. Тінтуірдің оң жақ түймешігімен мәтін ұясының шекарасын таңдаңыз, контекстік мәзірден «Пішім пішімі» пунктін таңдаңыз. Ашылған терезеде «Қатты» толтыру түрін таңдаңыз, түсі сұр. Белгіні пішімдеу. Сіз блоктардың кез келген санын кірістіре аласыз.

Енді тек таңдаулы MS Excel редакторын пайдаланып 20-30 минутта диаграмма жасауға болады.