«Әдептілік сөз емес». Неліктен іскерлік хат алмасуда екіжүзділік көп және одан қалай құтылуға болады

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Іскерлік қарым-қатынас ережелері бізге не үшін қажет және әңгімелесушіге деген шынайы қамқорлық қалай көрінеді - Максим Ильяхов пен Людмила Сарычеваның әлі сатылымға түспеген «Іскерлік хат алмасудың жаңа ережелері» кітабының тарауларында.

Жұмыс хаттары азап. Біз сауалнама жүргіздік, онда жазылушыларымыз іскерлік хат алмасуда не ренжітетінін айтты. Қаншама жауап алдық! Адамдарды бір нәрсе ашуландырды: бұл сөздердің барлығы ASAP және FYI, қасақана ресмилік пен «әріптестің» үндеуі, «СРОЧНО!» деп белгіленген нұсқаулар. және ұзын, үйлесімсіз әріптер. Тереңірек үңілсеңіз, менсінбеушіліктен халық ренжіген көрінеді.

Құрметсіздік - бұл әңгімелесушінің немқұрайлылығын немесе немқұрайлылығын көрсететін барлық нәрсе. Файлды тіркеуді ұмытып қалдыңыз - құрметсіздік. Есімде қателесу де құрметсіздік. «Шұғыл» деген тақырыптағы хаттар тағы да менсінбеушілік, не деген құрметсіздік. Осының барлығын түзетіп, содан кейін аздап қамқорлық қоссаңыз, алушы жауап бергісі келетін электрондық хат аласыз.

Сіз хаттарды құрметтеп, қамқорлық жасауды үйренуіңіз керек, өйткені іскерлік қарым-қатынаста басқа дәстүр қалыптасқан: клишелермен, сыпайы сөздермен және ресми түрде жазу. Бірақ бұл дәстүрдің адамдар арасындағы қалыпты қарым-қатынасқа еш қатысы жоқ. Сондықтан оны өзгерту уақыты келді.

Оларға бала күтудің қажеті жоқ

Курстарда құрмет пен қамқорлық туралы айтатын болсақ, әрқашан: «Шындығында, мен үшін деректерді алу олардың міндеті! Мен оларға бұл үшін ақша төлеймін және оларға әлі құрмет көрсетпеймін! »

Барлығы дұрыс. Бұл кітапта барлығы міндетті емес. Іскерлік хат алмасуда міндетті бөліктер онша көп емес. Бастықтың «қарау» сөзі бар хаты «қоса берілген құжатқа назар аударыңыз» деген ұзақ өтініш сияқты жұмыс істейді. Іскерлік корреспонденция – бұл ең алдымен мәселе, содан кейін ғана қарым-қатынас.

Адамдар күн сайын өздері жек көретін жұмыс орындарына өздері менсінбейтін бастықтардан бастап түсінбейтін тапсырмаларды орындау үшін келеді. Дүние құрметсіз жұмыс істейді.

Тағы бір жайт, біз қарапайым хаттарға қарағанда құрмет хаттарына жақсырақ жауап береміз. Біз тезірек жауап береміз, көбірек «қосамыз», стандартты емес шешімдерді табамыз, рахатпен жұмыс істейміз, аз шаршаймыз және нәтижесінде өнімдірек боламыз. Бұл нашар жазылған хаттарды елемейміз деген сөз емес. Жоқ әрине. Бұл жұмыс. Бұл қызметкерлерді қорқынышпен немесе жақсы көзқараспен ынталандырумен бірдей. Жақсы көзқарас жұмыс істейді, бірақ террор да жұмыс істейді. Бастық қарамағындағыларға айқайлағанда, ал тапсырыс беруші орындаушыны қорлағанда, көбінесе екеуі де тапсырмаларды орындайды.

Тағы бір қызық тіркес – «құрмет көрсету». Сыйластықты бейнелеу мүмкін емес, өйткені ол адамның сыртқы көрінісі емес, ішкі күйі. Адам өзін сыйласа, басқаларға да солай қарайды – ол өзінен-өзі болады. Біз сенімдіміз: сіз бұл кітапты қолыңызда ұстағандықтан, сізде ешқандай проблема жоқ.

өзіңізге және басқаларға құрметпен.

Іскерлік хат алмасуда стандарттар бар

Компанияларда шынымен де іскерлік қарым-қатынас стандарттары бар: есеп беру формалары, белгіленген айналымдар және кәсіби тіл. Ережені қайта жазамыз деп жалтақтамаймыз. Керісінше: тезірек жазуға көмектесетін стандарттар болса, бұл өте жақсы. Бірақ ережелер туралы білу керек бірнеше нәрсе бар.

Компанияда қабылданған ережелердің барлығы оның сыртында жұмыс істемейді. Ішкі сленг, жарты компанияны көшірмеге қою әдеті және мәңгілік FIY - бұл корпорациялармен жұмыс істейтін адамдар арасындағы анекдоттардың тақырыптары. Олар бұларды «офистік миркаттар» деп атайды. Неге екенін болжаңыз.

Бір адамға ыңғайлы нәрсе алушы үшін әрқашан қолайлы бола бермейді. Мысалы, клиентпен ұзақ хат алмасу бар. Менеджер техникті тартуды шешеді. Ол «Алға» түймесін басып, «Қараңыз. хат алмасу », «Жіберу» түймесін басыңыз. Бұл менеджерге өте ыңғайлы.

Ал маман енді барлық хаттарды оқып, «құрметті әріптестердің» бітпейтін тізбегін сұрыптап, «оларды назарларыңызға ұсынуы» керек болады. Менеджер ыңғайлы, бірақ техник емес. Менеджер корреспонденциядан үзінді дайындай алады немесе сұрақпен тек қажетті фрагментті ғана жібере алады, содан кейін маман ыңғайлы болар еді. Бұл жұмыстың орындалуына әсер ете ме? Ал шайтан ғана біледі. Мүмкін емес: техник мұндай хаттарға жауап беруге міндетті. Ант беріп, жауап беріңіз.

Стандарттар туралы айту олар сізді және алушыны ортақ мақсатқа бағыттаған кезде ғана пайдалы болады. Мысалы, сіздің компанияңызда тұтынушыларыңыздың қуаныштан көз жасын төгетін тамаша сату үлгісі болса, оны пайдаланыңыз.

Әдептілік сөз емес

Кімнен: Владимир Ионов

Тақырыбы: Жаңа жыл және Рождество құтты болсын! (Бүгінгі оныншы құттықтаулар қазірдің өзінде !!!)

Қайырлы күн!

Осы жылы жемісті ынтымақтастық үшін алғыс білдіргім келеді және Жаңа жыл мен Рождество мерекесімен құттықтаймын!

Сізге жақсы демалыс тілеймін, сонда жұмысқа қайта оралу рахат болады. Сізге және сіздің отбасыңызға денсаулық және бақыт және қиын ісімізде табыс тілеймін. (Неге менің отбасыма араласып жатырсың, иә?)

Келесі жылы бұдан да жоғары нәтижелерге сенемін. Мен биылғы жылдың нәтижелерінің маңыздылығын төмендеткім келмейді, бірақ әрқашан көп нәрсеге ұмтылу маңызды! Бұл шын мәнінде маңызды биіктерге жетудің жалғыз жолы. Сізге де, маған да соны тілеймін. Ура! (Өмірлік сабақ үшін рахмет, о сенси!)

Өз ісіңмен айналысып, сапаны бақылау тобының жетекшісі

Владимир Ионов (Мен өз ісіммен айналысамын, рахмет.)

Әдепті болу әдепті сөздер жазумен бірдей емес. Керісінше: сөздер неғұрлым көп болса, хат соғұрлым тітіркендіргіш болуы мүмкін, әсіресе сыпайылық картон болса. Нағыз сыпайылық әңгімелесушіге қамқорлық жасауда көрінеді.

Жоғарыдағы хат Жаңа жыл құтты болсын. Бұл өте сыпайы көрінеді: серіктес құттықтады, отбасына денсаулық тіледі және ынтымақтастық үшін алғыс айтты. Бірақ бұл тітіркендіргіш, өйткені ол қамқорлықсыз және екіжүзділікке қаныққан сияқты.

Қамқорлық сөзбен емес, хабарламада көрсетіледі: мүмкіндігінше қысқа және қажетсіз сөздерсіз жазу; оқырманның уақытын босқа өткізбеу; бейтарап, тыныш тонды ұстаныңыз; Жалпы, басқаларға пайдалы болыңыз, тек сіздің көз алдыңызда емес.

Одан да маңызды мәселе - қажетсіз хат жазбау. Жаңа жылды құттықтаудың қажеті жоқ. Әңгімелесуші біздің уақытымызды мүлдем босқа өткізбесе жақсы болар еді.

Әдептілік пен гигиенаның жалпы қабылданған түрлері бар. Сіз оларды білетін шығарсыз, сондықтан негізгі мәліметтерге тоқталайық. Сыпайылық сөзде емес - ол әрқашан қарым-қатынаста екенін есте ұстаған жөн.

Сәлеметсіз бе!

Мен сіздің веб-сайтыңыздан Dubary кремді сорпа мәзірінен не шығаратыныңызды оқыдым. Бұл өте өкінішті жаңалық, себебі мен күнде сіздің үйіңізге түскі асқа барамын және аптасына екі-үш рет тапсырыс беремін. Ал енді оны немен алмастырарымды да білмеймін. Маған қалғандары онша ұнамайды. Басқа нәрсені алып тастаған дұрыс.

Валерия Н.

Сәлем Валерия!

Біз бәріміз осындамыз, әрине, сорпаға қатты ренжігеніңізге қатты өкінеміз. Dubary кремі - танымал емес тағам. Өкінішке орай, біздің мекеменің саясаты жеке көзқарасты - жалғыз клиент ұнататын тағамды дайындауды қарастырмайды. Сондықтан біз Dubaris кремін мәзірден алып тастап, жаңа сорпалардың пайдасына шығардық. Кешіріңіз!

Ең жақсы тілектермен, Ольга, мейрамхана әкімшісі

Клиент мейрамхана мәзірінде жоқ сорпаны ұнатпады. Ол хат жазды, олар оған жауап берді: сыпайылықтың барлық түрі бар, бірақ бұл сыпайылық шынайы емес. Бұл хаттың мағынасы «біз сені ойламаймыз». Бұл ресми жауап.

Хатты сыпайы ету үшін сізге алаңдаушылық таныту керек: мұндай шешімнің себептері туралы сөйлесіңіз, нұсқаларды ұсыныңыз, оның пікірінің маңыздылығын көрсетіңіз. Себептердің шынайы болуы маңызды: «бұл бізге тиімді емес» - бұл мейрамхананың қалыпты ұстанымы.

Валерия, жазғаныңызға рахмет! Біз өте өкінеміз. Dubary кремі тұтынушыларға ұнамады, сондықтан оны мәзірден алып тастауға тура келді. Аптасына алты-сегіз рет тапсырыс берді (шамасы, бұл сіз болдыңыз), біз өнімнің көп бөлігін тастауға тура келді, біз үшін бұл лауазым тиімсіз болды.

Сіздің сүйікті тағамыңыз мәзірден жоғалып кетсе, қайғылы екенін түсінемін. Dubaris кремінің орнына жаңасын дайындай бастадық. Қазір бізде не бар екенін қараңыз:

• шампиньондардың, гүлді қырыққабаттың және порчини саңырауқұлақтарының кремді сорпасы - бұл дәмі мен консистенциясы бойынша Дубари креміне жақын;
• Магриб томат сорпасы мүлдем басқа, бірақ өте дәмді;

• брокколи және кілегейлі асқабақ пюресі сорпасы - бұл кремді,

  Dubary кремі сияқты, бірақ сіз брокколиді жақсы көруіңіз керек:-)

Ольга, мейрамхана әкімшісі.

P. S. Бізге түскі асқа үнемі келіп тұрғаныңыз үшін көп рахмет. Келесі жолы бізбен бірге болған кезде даяшыға «Мен Цезарьды жек көремін» деп үнсіз айтыңыз, сіз аспазшыдан мақтау аласыз:-)

Ассортимент немесе мәзір бойынша ұсыныстарыңыз болса, маған жазыңыз - біздің тұрақты қонақтарымыздың пікірі біздің команда үшін өте маңызды.

Бөлек хатта рахмет

Кімге: Алексей Новик

Тақырып: Тұтынушыға қоңырау шалу

Лёша, сәлем!

Кеше сіздің Saturn клиентіңіз жүйеге кіру мүмкіндігін ажыратты. Біз оның алдында байқап, бәрін жөндедік, сізді мазалаған жоқпыз. Бірақ синхрондау мәселесі болуы мүмкін және оны тек клиенттің өзі көре алады.

Оған қоңырау шалыңыз, бәрі жақсы екенін біліңіз.

Ксюша Р.

Кімге: Ксения Рыбалченко

Тақырып: Re: Тұтынушыға қоңырау шалу

Қабылданды! (Бұл қалыпты жағдай, алушы тыныш.)

Лёша

Кімге: Алексей

Тақырып: Re: Тұтынушыға қоңырау шалу

Рахмет! (Және бұл қажетсіз алаңдаушылық.)

Ксюша Р.

Әріптестеріңізге алғыс айту жақсы. Бірақ егер сіз хатта бір сөзді «рахмет» деп жазсаңыз, онда біз әріптеске қажетсіз жұмысты жүктейміз: пошта жәшігіндегі хатты көруге, ашуға, жабуға, жоюға тура келеді. Алғыс айтудың орнына қосымша жұмыс аласыз.

Әріптесіңізге шынымен алғыс айтқыңыз келсе, оны жеке, күлімсіреу арқылы жасаған дұрыс. Егер сіз жеке табысқа жете алмасаңыз, бірақ шынымен алғыс айтқыңыз келсе, хатқа қосымша материалдарды немесе сыйлықты қосу мағынасы бар.

Жоғарыдағы мысалда ең жақсы нұсқа - соңғы алғыс хатты жазбау. Бірақ басқа жағдайды алайық: біз мейрамхана менеджеріміз, ал досыңыз сізге жұмыс мәселесі бойынша тегін кеңес берді. Жақсы рахмет келесідей болуы мүмкін:

Әрине, бұл қажет емес: олар бізге ықылассыз көмектесуге дайын болғанда, ешкім сыйлық күтпейді. Бірақ, егер сіз мұны жасасаңыз, адам риза болады.

Назар аударатын жалғыз нәрсе - оқырманның сыйлықты пайдалануына ыңғайлы ету. Егер сізге ыңғайсыз уақытта курьерді ұстау керек болса, бұл солай. Немесе 10 мың немесе одан да көп сатып алу үшін 500 ₽ жеңілдікке арналған промо-коды да әлсіз сыйлық болып табылады.

Ең сорақысы - парашютпен секіруге арналған жарнамалық код, ол үшін жексенбі күні таңғы бесте пойызбен бару керек, сонымен қатар парашют үшін қосымша ақы төлеу керек.