Танымал Todoist тапсырмаларды басқару қызметін жасаушыдан өнімділік құпиялары

2024 Автор: Malcolm Clapton | [email protected]. Соңғы өзгертілген: 2023-12-17 04:02

Тодоист авторы Амир Салихефендич 9 жыл бойы стресссіз мақсаттарына жетуге көмектесетін өзінің өнімділік жүйесін әзірледі. Бүгін Амир өзінің жүйесі және оның Todoist-пен интеграциясы туралы әңгімелейді.

Көптеген адамдар өздерінің жұмыс процесін ретке келтіруге ұмтылмайды, істер өздігінен жүріп, жақсылыққа үміттенеді. Бірақ егер сізде жүйе болса, сіз көптеген тапсырмалар арасында маневр жасай аласыз, басымдықтарды белгілей аласыз және өзіңізді шамадан тыс сезінесіз.

Мен өнімділік жүйемді Systemist деп атадым. Мен оны ойлап таптым - және Todoist соған негізделген - 2007 жылы. Ол кезде мен Орхуста (Дания) жатақханада тұрып, информатиканы оқып жүрген едім. Менің екі толық емес жұмыс уақытым және көптеген жеке жобаларым болды. Мен өзімді қатты және тәртіпсіз сезіндім. Жүйелі идея ойға келгенде бәрі өзгерді.

Бұл жүйе маған не нәрсеге қол жеткізуге көмектесті?

1. Doist Ltd. және адамдарға таңғажайып нәтижелерге қол жеткізуге мүмкіндік беретін өнімді әзірлеу.
2. Құрылтайшы мен бас директордың міндеттерін сәтті біріктіру. Менің бәріне уақытым бар және өзімді артық сезінбеймін. Компанияда 50 адам жұмыс істейді, олардың ешқайсысы менің шаршағанымды көрген жоқ.
3. Күн сайын жұмыс процесінің басым аспектілерін анықтаңыз және әрқашан маңызды электрондық пошталарды, кездесулерді және жобаларды есте сақтаңыз.
4. Жұмыстан тыс өмірден ләззат алыңыз: әйеліңізбен уақыт өткізу, саяхаттау, өзін-өзі тәрбиелеу және спорт, денсаулықты сақтау.

Жұмыс пен жеке өмір арасындағы тепе-теңдік жеке тиімділіктің кілті болып табылады.

Systemist Todoist-пен бірге жақсы жұмыс істейді. Бірақ сіз кез келген басқа тапсырмаларды басқару бағдарламалары мен қызметтерін пайдалана аласыз. Жүйенің негізгі принциптері нақты құралдарға қарағанда әлдеқайда маңызды.

6 Жүйелі принциптер

1. Барлық жерде қолданыңыз

Жүйе - бұл жүйе, оны барлық жерде және барлық жерде қолдану. Жоспарлағышқа кез келген құрылғыдан, кез келген жерден қол жеткізуіңіз керек.

Біз Todoist-ті бүкіл әлемде қолжетімді ету үшін көп жұмыс жасадық. Мен оны (немесе басқа ұқсас қолданбаны) сізде бар барлық құрылғылар мен платформаларға дереу орнатуды ұсынамын: телефон, планшет, ноутбук, браузерлер және т.б.

2. Барлығында қолданыңыз

Жүйе жеке және кәсіби өмірдің барлық аспектілерін қамтыса жұмыс істейді. Бұл сізге еркіндік береді. Сіз барлық маңызды нәрсені бақылайсыз және клиентпен кездесу немесе жақыныңызға сыйлық сатып алу сияқты нәрселерді енді ұмытпайсыз.

Менің іс-әрекеттерімнің барлығы дерлік реттелген. Атап айтқанда, мен жүйелендірдім:

1. Алдағы оқиғалар (компания ішінде және одан тыс кездесулер).
2. Көптеген шағын кезеңдерге бөлінген күрделі жобалар.
3. Ұзақ мерзімді жобаларды бақылау үшін қайталанатын тапсырмалар.
4. Электрондық пошта (егер хатқа бірден жауап бере алмасам, оны көмек арқылы тапсырмаға аударамын).
5. Қате туралы есептер, егер оларды түзету маған байланысты болса.
6. Шығарылым тізімі (әріптестермен бөліседі).
7. Сатып алу тізімі (әйеліммен бөлісті).
8. Мен бірден әрекет ете алмайтын веб-беттер. Мысалы, Amazon.com сайтындағы өнім беті (сатып алу немесе алмау әлі шешілмеген), мен көргім келетін IMDb-дегі фильм беті немесе кейін оқығым келетін мақала. Мұның бәрі үшін мен қолданамын.
9. Денсаулыққа арналған тапсырмалар (апта сайынғы жаттығу залы және жүгіру жаттығулары).

3. Үлкен тапсырмаларды орындауға болатын кішігірім тапсырмаларға бөліңіз

Шағын тапсырманы орындау оңайырақ. Сондықтан үлкен жобаларды әрқашан бір сағатта (немесе одан аз) аяқтауға болатын шағын қосалқы тапсырмаларға бөліңіз. Біріншіден, бұл сізге осы немесе басқа әрекетті орындау үшін қанша уақыт қажет екенін түсінуге көмектеседі. Екіншіден, сіз ілгерілеуді көресіз.

Тапсырманың орындалатыны маңызды. Сіз өзіңіздің тізіміңізге енгізген нәрсені жүзеге асыра білуіңіз керек.

4. Басымдылық

Күн сайын 15-25 тапсырма орындаймын. Олар қазіргі уақытта ең маңызды болып табылады.

Todoist-те басымдық беру оңай. Мен осылай істеймін:

1. Істің аяқталу мерзімін белгілеуді ұмытпаңыз. Мен бүгінге немесе ертеңге маңызды міндеттер қоямын, болашаққа маңызды еместерін жазамын.
2. Мен басымдық деңгейлерін көрсетемін. Todoist-те олардың төртеуі бар. Қызмет маңыздылығына қарай тапсырмаларды автоматты түрде сұрыптайды.
3. Тапсырманың маңыздылығын одан әрі көрсету үшін мен @high_impact сияқты тегтерді қолданамын. Олардың көмегімен бір күнде қанша маңызды тапсырма орындалғанын бақылау ыңғайлы.

5. Күнделікті істер тізімін босатыңыз

0 кіріс жәшігі ережесін қолдана бастағанға дейін менің электрондық поштам ретсіз болды. Үйінділерді тазалауға тура келген сайын өзімді қорқынышты сезіндім.

Тапсырмаларды басқару үшін мен ұқсас ережені қолданамын - «іс тізіміндегі 0 тапсырма».

Егер сіз күні бойы жоспарлағанның бәрін орындауға уақытыңыз болмаса, қалған тапсырмаларды келесі күнге қалдырмаңыз. Оның орнына, істер тізімін қалпына келтіріп, жаңа жоспар жасаңыз. Бұл сізге түгендеуге, қай жерде екеніңізді түсінуге және қайта басымдық беруге мүмкіндік береді.

6. Әрқашан кері байланыс алыңыз

Уақытты басқару жүйелерінің көпшілігі қазірдің өзінде жасалған нәрсеге емес, не істеу керектігіне назар аударады. Бірақ сіз өзіңіздің жетістіктеріңізді көрмесеңіз және қаншалықты өнімді екеніңізді түсінбесеңіз, оның мәні неде?

Сондықтан біз құрдық. Ол жеке өнімділікті бақылауға, визуализациялауға және жақсартуға мүмкіндік береді.

Todoist Карма шағын ойынға ұқсайды: сіз тапсырмаларды орындайсыз, ұпай жинайсыз және түсті диаграммалардың өсіп жатқанын көресіз. Бұл өте қызықты, әсіресе уақытты басқаруды жаңадан бастаушылар үшін. Оны одан да қызықты ету үшін күнделікті ғана емес, апта сайынғы мақсаттарды қоюға, сондай-ақ нәтижелерді әлеуметтік желілерде бөлісуге, сол арқылы жауапкершілік деңгейін арттыруға болады.

Қосымша кеңестер

Электрондық поштамен жұмыс

1. Электрондық поштаңызды күніне екі рет тексеріңіз. Мысалы, таңертең және түстен кейін.
2. Бос кіріс жәшігін мақсат етіңіз.
3. Мүмкін болса, хатқа дереу жауап беріңіз. Олай болмаса, оны тапсырмаға аударыңыз, орындалу мерзімі мен басымдылығын көрсетіңіз.
4. Барлық құрылғыларда хабарландыруларды өшіріңіз. Бұл сізге алаңдаушылықты болдырмауға көмектеседі.

Мессенджерлермен жұмыс

Хабарламалар өнімділікті өлтіреді, олар дірілдейді және алаңдатады. Зерттеулер көрсеткендей, орташа кеңсе қызметкері күніне орта есеппен екі сағаттан астам уақытты алаңдатуға және үзілістерге жұмсайды. Бұл жұмыс аптасының 10 сағаттан астам артатынын білдіреді, өйткені жұмыс көлемі азаймайды.

1. Мессенджерлердегі хат алмасуды интернет-серфингпен біріктіріңіз. Сізге жай ғана жұмыс істеу қажет болғанда (есеп жазу, макет салу және т.б.) чат қолданбаларын жабыңыз.
2. Пакеттік хабарламаларды өңдеу: хабаршыны ашыңыз, бәрін оқыңыз, барлығына жауап берді және оны қайтадан жауып тастаңыз.
3. Ұялы телефоныңыздағы мессенджер хабарландыруларын өшіріңіз.

Салихефендиктің айтуынша, бұл жүйе оның зейінді, есі дұрыс және сау болуына көмектеседі.

Түсініктемелерде Systemist туралы не ойлайтыныңызды жазыңыз, сонымен қатар өнімділік құпияларымен бөлісіңіз.